Quản lý dự án chưa từng là một công việc dễ dàng, nhà quản lý cần có nhiều kỹ năng và năng lực để điều hướng dự án qua nhiều giai đoạn trước khi về đích. Việc kiểm soát dự án cần được thực hiện thường xuyên và đôi khi một hệ thống giám sát cần được thiết lập để tập trung vào nhận biết các thay đổi quan trọng, các phát sinh bất thường trong quá trình triển khai dự án. Quá trình này liên quan đến việc so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất dự kiến nhằm thực hiện hành động khắc phục trước khi có sự khác biệt đáng kể. Quá trình kiểm soát và giám sát được thực hiện liên tục trong suốt vòng đời của dự án.

Để một dự án được cho là khả thi cả về chức năng và ngân sách, dưới đây là những công cụ giúp bạn kiểm soát và giám sát dự án toàn diện.

Nhật ký dự án

Nhật ký dự án là lịch sử tổng hợp tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày trong một dự án. Nhật ký này được viết để theo dõi tình trạng của mỗi dự án theo thực tế làm việc của từng thành viên, từng công việc và đây có thể là tài sản kế thừa vô cùng quý báu với các dự án tiếp theo.

Giống như một hồ sơ về các hoạt động, sự kiện hay quy trình quan trọng xảy ra trong suốt vòng đời của một dự án, nó thể hiện sự hiểu biết, kinh nghiệm của mỗi thành viên tham gia và là nơi mà các nhà quản lý tìm ra những điều nhỏ nhặt tạo nên thành công hay thất bại của một dự án. Một số các tiểu tiết đôi khi bị bỏ sót qua những kí ức sơ sài của thành viên như vắng mặt tại 1 số cuộc họp, trì hoãn nhiều cuộc thảo luận nhóm hay chậm trễ trong phản ứng với những thay đổi….do đó nhật ký dự án giúp thu thập, đánh giá đầy đủ và chi tiết về việc thực hiện dự án của mỗi cá nhân thay vì phải phụ thuộc vào ký ức không chắc chắn hoặc qua những bằng chứng giai thoại thiếu chính xác.

Để làm việc hiệu quả hơn có một đề xuất cho rằng các cuộc họp thường xuyên nên được lưu trữ bằng nhật ký, ở đây nhóm dự án và các bên liên quan có thể phản ánh về những gì đang hoạt động tốt và cần cải thiện những gì trước khi đưa ra các hành động tiếp theo của mình.

Nhật ký được cập nhật qua mỗi ngày? Chắc chắn rằng nhóm dự án sẽ mất tương đối thời gian khi tìm lại một thông tin bất kì theo cách lưu trữ truyền thống. Hãy tiết kiệm thời gian hơn thông qua ứng dụng quản lý dự án giúp người dùng cập nhật nó thường xuyên, bất cứ khi nào, ở đâu và tìm kiếm dễ dàng qua nhiều tiêu chí như người phụ trách, ngày, giờ, qua tên dự án hoặc ngay tại các công việc lớn được thực hiện. Đồng thời nó còn hỗ trợ phân quyền vào xem nhật ký đảm bảo rằng các thông tin quan trọng này chỉ xuất hiện với những đối tượng thực sự cần đến. Tất cả các chức năng này trong một giao diện người dùng cực kỳ đơn giản, do đó thật dễ dàng để thiết lập và quản lý nhật ký dự án của bạn.

Báo cáo tuần đự án

Báo cáo tuần dự án là bản tóm tắt tất cả công việc được thực hiện trong một tuần, cách các hoạt động này đóng góp vào việc hoàn thành nhiệm vụ hay cách mỗi thành viên đưa dự án tới gần mục tiêu hơn. Báo cáo tuần dự án giúp nhà quản lý đánh giá tiến độ thực của mỗi cá nhân và hữu ích trong việc xác định những điểm mạnh và điểm yếu của họ. Thông qua báo cáo hoạt động hàng tuần, ban quản lý có thể đánh giá và đưa ra các quyết định sáng suốt về các kế hoạch đào tạo, phát triển cần thiết cho mỗi nhân viên và phân công trách nhiệm thực hiện công việc.

Với phần mềm quản lý dự án hiện nay các thông tin được nhập trên form nhập liệu. Hệ thống cho phép cập nhật, theo dõi nhật ký/báo cáo thực hiện công việc và kiểm soát tiến độ triển khai dự án theo tuần dựa trên việc đánh giá các tiêu chí (Nguồn lực, Tiến độ, Phạm vi) của dự án. Báo cáo này trình bày ngắn gọn, súc tích, đầy đủ thông tin và dễ dàng khai thác.

Health check

Các dự án luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro mỗi ngày. Có không ít các lý do xuất hiện trong quá trình triển khai khiến dự án đi vào bế tắc tuy nhiên nhiều trong số đó có thể tránh được với kiểm tra sức khỏe của dự án. Kiểm tra sức khỏe dự án cho phép nhà quản lý nhìn lại các công việc đã được thực hiện trong khoảng thời gian nhất định để đánh giá tình trạng thực tế của dự án một cách khách quan. Có thể bạn đã biết trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh, chi phí khắc phục hậu quả do sai sót luôn lớn hơn nhiều lần chi phí ngăn chặn nó. Một vấn đề xuất hiện lờ mờ có thể không bị phát hiện hoặc bị bỏ qua sau thời gian tích tụ tạo thành những cú đòn chí mạng đánh gục một dự án kể cả khi nó tưởng chừng đang đi đến thành công.

Sử dụng dấu hiệu cảnh báo để giải cứu kịp thời một dự án đang đi vào bế tắc, các tổ chức chọn sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp họ tự động lọc ra các dự án có độ rủi ro cao dựa vào báo cáo tuần dự án để tiến hành đánh giá lại sức khỏe (Health check) của dự án sau đó thay bạn tự động gửi thông báo (Email, SMS) đến người phụ trách khi dự án phát sinh rủi ro. Đồng thời những người phụ trách cũng có quyền thêm thông tin đánh giá sức khỏe dự án và kiểm tra sức khỏe dự án thông qua đánh giá phạm vi, chi phí, thời gian, chất lượng dự án….

Thiết lập kiểm soát tự động

Kiểm soát tự động trong dự án giúp các nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian cho các cảnh báo công việc được gửi đi đúng người, đúng thời điểm. Cụ thể hơn chức năng này giúp gửi đi những thông báo kịp thời về tiến độ dự án, cập nhật công việc qua Email, Sms theo cơ cấu dự án đảm bảo thành viên nhận thức kịp thời tiến trình công việc và có những hành động cải thiện hiệu quả.

SPI (Schedule Performance Index)

Là chỉ số đo lường tiến độ triển khai dự án. Hay nói cách khác, chỉ số tiến độ SPI cho phép bạn thấy được hiệu quả tiến độ thực tế triển khai dự án so với kế hoạch đã xây dựng trước đó.

Chỉ số tiến độ SPI được xác định bằng tỷ lệ giá trị thực tế thu được so với giá trị kế hoạch.

Schedule Performance Index = (Giá trị thu được) / (Giá trị đã lập kế hoạch)

SPI = EV / PV

Mốc mục tiêu

Mốc mục tiêu là một trong những điểm quan trọng đánh dấu việc hoàn thành một giai đoạn chính trong quá trình thực thi dự án. Các mốc này thường được sử dụng để đánh dấu cho những cột mốc bắt đầu hoặc kết thúc quan trọng trong tiến trình triển khai dự án. Các mốc này sẽ chia lịch trình triển khai thành nhiều giai đoạn, qua đó giúp cho việc kiểm soát và giám sát dự án được hiệu quả hơn.

Vì vậy khi bắt đầu một dự án các mốc mục tiêu giúp ích rất nhiều cho quá trình lập kế hoạch, cụ thể nó cung cấp cách ước tính chính xác hơn thời gian cần thiết để hoàn thành dự án. Thường các nhà quản lý thông thái sẽ theo dõi các mốc quan trọng nhất trên phần mềm quản lý dự án được thể hiện trực quan và nổi bật tại biểu đồ Gantt. Nó biểu diễn tiến trình triển khai của dự án theo dòng thời gian xuyên suốt từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án, lúc này các mốc mục tiêu phân chia chúng thành các giai đoạn nhất định hỗ trợ kiểm soát kế hoạch tối đa.

Bên cạnh đó thay vì các thông tin chi tiết khó tổng hợp và nắm bắt, bằng cách khoa học hơn bạn có thể cho các bên liên quan biết được dự án đang ở đâu, các mốc nào đã được hoàn thành trong tháng và những mốc đang được đi đúng kế hoạch. Điều này không những giúp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong việc quản lý dự án.