Không bỏ qua thời gian, đó là tôn chỉ mà bất kì một nhà quản lý nào luôn nhớ tới khi triển khai dự án của mình. Bên cạnh việc đảm bảo tiến độ, việc quản lý thời gian hiệu quả giúp dự án tránh được các rủi ro không đáng có nhờ một khoảng thời gian đệm luôn sẵn sàng cho phép đội của bạn chậm lại, nhìn nhận và đánh giá kỹ hơn các công việc vừa kết thúc, theo dõi chi tiết hơn những công việc đang thực hiện từ đó có cái nhìn hay nhận định chính xác về thực trạng của dự án để lường trước rủi ro, sắp xếp lại công việc, phân bổ lại nguồn lực hoặc dự phòng cho những biến chuyển xấu.

Thời gian là thứ vô hình luôn khó kiểm soát, bạn có thể quản lý thời gian cá nhân của mình tốt nhưng không có nghĩa bạn làm được điều này với đội của mình, sự tập hợp của rất nhiều người với nhiều quỹ thời gian khác nhau luôn tiềm ẩn nguy cơ vượt qua tầm kiểm soát khi giữa họ có chênh lệch về đặc điểm hoặc những dự tính ban đầu sai lệch về năng lực thành viên, kinh nghiệm, kỹ năng hoặc các yếu tố phát sinh bên ngoài.

Theo Viện quản lý dự án (Project Management Institute - PMI), hiệp hội hàng đầu thế giới cho những nhà quản lý dự án chuyên nghiệp đưa ra 7 quy trình chuẩn sẽ giúp bạn quản lý thời gian và kiểm soát lịch trình dự án tốt hơn.

Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan schedule management)

Bước này là nơi bạn thiết lập tất cả các chính sách, thủ tục và tài liệu cần thiết để quản lý kế hoạch dự án từ giai đoạn bắt đầu, liên tục phát triển, thực hiện và hoàn thiện để kiểm soát tiến độ tốt hơn.

Vạch rõ các hành động (Define activities)

Quá trình này xác định và ghi lại những gì bạn cần làm để đi đến kết thúc thành công dự án. Nếu đã xác định được các hạng mục công việc cần làm dựa theo mục đích dự án, việc lập kế hoạch triển khai cần thực hiện chia nhỏ các công việc này thành các hoạt động cụ thể hơn để kiểm soát tối đa trong quá trình triển khai.

Lập trình tự các hoạt động (Sequence activities)

Đây là bước bạn cần thực sự hiểu rõ bản chất các công việc để sắp xếp chúng theo một trình tự giúp dự án đạt hiệu suất cao nhất. Bạn có thể sử dụng công cụ cấu trúc phân chia công việc (Work breakdown structure - WBS) để thực hiện chia nhỏ thành các gói công việc và hành động chi tiết, gán nhiệm vụ cùng phạm vi để kiểm soát tối đa. Đây sẽ là đầu vào cho quá trình triển khai và có ý nghĩa với hầu hết các giai đoạn trong dự án. Tuy nhiên việc phân cấp công việc này sẽ phản tác dụng nếu nó tồn tại trong dự án giống như một mạng lưới công việc có liên kết nhưng không đồng nhất về mục tiêu. Để đảm bảo nó giúp ích cho dự án, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp phân chia công việc với từng nhiệm vụ rõ ràng, thiết lập độ phụ thuộc giữa chúng, gắn chi tiết phạm vi và nhìn lại WBS dưới một sơ đồ trực quan dễ hiểu.

Dự tính nguồn lực cho các hoạt động (Estimate activity resources)

Nắm rõ tính chất của từng công việc sẽ giúp bạn dự tính chính xác về nguồn lực cần thiết để chúng được hoàn thành đúng thời hạn. Quy trình này sẽ giúp bạn xác định loại, nguồn cung cấp, số lượng nhân lực, nguyên liệu, trang thiết bị phục vụ trong suốt quá trình triển khai dự án sắp diễn ra.

Ước lượng thời hạn cho các hoạt động (Estimate activity durations)

Là quy trình ước lượng thời gian thực hiện từng hoạt động với chi phí và nguồn lực dự tính, tổng hợp thời gian từng công việc cho phép thấy được thời gian triển khai của cả dự án sau đó tính toán để điều chỉnh theo đúng mục tiêu ban đầu.

Thực thi kế hoạch (Develop schedule)

Với tất cả những gì có được từ các quy trình trên cộng thêm các dự tính về thay đổi phạm vi, rủi ro, tài chính bạn đã đủ cơ sở để bắt tay ngay vào việc triển khai các công việc của dự án đúng như theo mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch dưới dạng Gantt sẽ giúp bạn nhìn thấy toàn cảnh dự án từ tổng quan đến chi tiết, bỏ qua các lo ngại về việc không thống nhất thông tin giữa dự án và công việc, chậm tiến độ, thay đổi kế hoạch,... Đồng thời sẽ giúp bạn nhìn nhận được vấn đề dự án nhanh hơn, tránh khỏi lãng phí nguồn lực và điều hòa dự án theo hướng tiết kiệm và hiệu quả nhất.

Kiểm soát kế hoạch dự án (Control schedule)

Bạn không thể tự tin hay chắc chắn với những gì mình lập ra mà bỏ qua bước kiểm soát kế hoạch trong suốt quá trình thực hiện. Một số phần mềm quản lý dự án cho phép bạn xem kế hoạch cơ bản của dự án (schedule baseline) thể hiện sự thay đổi hay chênh lệch đang diễn ra giữa kế hoạch và thực tế triển khai. Đây tiếp tục là cơ sở giúp bạn đánh giá trạng thái dự án và có các hành động đúng hướng tránh việc dự án trượt đi quá xa khỏi kế hoạch ban đầu theo hướng tiêu cực.

Để dự án hoàn thành đúng thời hạn bạn sẽ phải nỗ lực không ngừng nghỉ kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Tuy nhiên nếu bạn ý thức được và bắt tay vào thực hiện trước khi dự án bắt đầu sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian và tránh khỏi áp lực, căng thẳng mà sức ép về tiến độ gây ra.