Tổ chức quản lý dự án được thể hiện thông qua số lượng thành viên, hệ thống các quy định, nhiệm vụ, quyền và mối liên hệ tác động qua lại giữa các bộ phận trong cơ cấu dự án. Nó bao gồm cơ cấu tổ chức và cách thức tổ chức.

Tổ chức quản lý dự án bắt đầu từ đâu?

Một dự án thường được tổ chức ngay từ giai đoạn thiết lập dự án, những quyết định về phạm vi dự án cho phép biết được yêu cầu về nguồn lực cũng như cách thức quản lý nhằm đảm bảo giai đoạn thực thi được diễn ra thuận lợi và đúng mục tiêu.

Để tổ chức quản lý dự án mang lại hiệu quả, đòi hỏi phải nắm chắc mục tiêu, thiết lập cơ cấu phù hợp và phối hợp chúng một cách khoa học, thiết thực với thực trạng dự án.

Cơ cấu dự án

Dựa vào mục tiêu, ngân sách, thời hạn, yêu cầu cụ thể tương ứng với từng công việc để phân chia nhiệm vụ, quyền hạn cho mỗi thành viên, từng bộ phận chức năng trong bộ máy quản lý và thực thi. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi dự án lại có những kiểu tổ chức quản lý khác nhau tuy nhiên thông thường sẽ phân chia thành 3 cấp: Cấp lãnh đạo, cấp điều hành và cấp thực hiện. Một dự án được tổ chức quản lý khoa học thể hiện một phần ở cơ cấu tổ chức phù hợp với nhu cầu và phạm vi. Ở bất kì một sơ đồ nào luôn luôn bao gồm các đối tượng và mối quan hệ ràng buộc giữa chúng, một sơ đồ cơ cấu tổ chức cũng vậy, quan hệ giữa các cấp, phòng ban, các thành viên là yếu tố cơ bản tác động đến tiến độ công việc. Khi các mục tiêu, lợi ích của cá thể tác động qua lại lẫn nhau sẽ một phần giúp mục tiêu chung của tập thể được đảm bảo.

- Cấp lãnh đạo: Thường các thành viên trong cấp này sẽ được chỉ định từ bên trực tiếp đầu tư vốn, tuy nhiên với các dự án có vốn góp từ nhiều nguồn thì quyền lãnh đạo sẽ được cấp cho hội đồng quản trị hoặc được bầu thông qua các thành viên khác và số lượng hội đồng quản trị phụ thuộc vào nhu cầu quản lý cũng như quy mô của dự án. Với vị trí này, ban lãnh đạo có quyền tổ chức, quản lý mọi hoạt động vận hành dự án, đưa ra các quyết định về chiến lược cũng như ngân sách của dự án.

- Cấp điều hành: Ở cấp này, các thành viên được bổ nhiệm có quyền đưa ra quyết định trong giai đoạn thực thi và phân bổ các nguồn lực mà cấp lãnh đạo đã xem xét và thông qua. Ở một số dự án có quy mô không lớn, thường cấp lãnh đạo sẽ ủy quyền ra quyết định phân bổ và hoạch định chiến lược cho cấp điều hành để tiết kiệm thời gian. Với yêu cầu ra quyết định nhanh và chính xác, đòi hỏi các nhà quản lý phải có chuyên môn cao, có tầm nhìn chiến lược và nhạy bén với những biến động.

- Cấp thực hiện: Dựa trên kế hoạch đã được định sẵn và tài nguyên được cung cấp, các thành viên sẽ tiến hành thực thi ở từng bước cụ thể và thể hiện kết quả ở các đầu việc được phân công chi tiết. Ở cấp này đòi hỏi một sự phối hợp nhịp nhàng và ăn khớp giữa các bên liên quan. Nó bắt đầu bằng việc tiếp nhận nhiệm vụ, phân chia công việc, thực hiện, kiểm tra, phản ánh, điều chỉnh và hoàn thành.

Tổ chức dự án

Đa phần các dự án được triển khai theo cơ cấu nguồn lực giống nhau, tuy nhiên trong mỗi lĩnh vực khác nhau ở các quy mô không giống nhau, cơ cấu dự án được điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu và tối ưu tài nguyên. Ví dụ ở một số dự án có quy mô nhỏ, khi yêu cầu kiểm soát đơn giản, không quá phức tạp thì việc gộp một số chức năng quản trị giữa các phòng ban là cách giúp tiết kiệm nguồn lực hiệu quả.

Căn cứ nào để tổ chức dự án hiệu quả?

- Quy mô dự án: Quy mô dự án quyết định việc sẽ cần tập trung năng lực quản lý vào cấp nào trong cơ cấu dự án. Giống như trên đã nói, một dự án quy mô nhỏ với yêu cầu kiểm soát không phức tạp sẽ phù hợp với mô hình hẹp tức một phòng ban có thể đảm nhiệm nhiều chức năng quản trị và xử lý công việc.

- Kỹ thuật & Công nghệ: Một dự án cần đến kỹ thuật và công nghệ cao sẽ đòi hỏi một mô hình phức tạp hơn, chuyên môn cao hơn. Bên cạnh việc thực thi phân chia cho cấp thực hiện thì cấp điều hành cũng phải tham gia xử lý các công việc chuyên môn liên quan, phối hợp thực hiện và trực tiếp điều chỉnh.

- Thời gian triển khai: Yếu tố thời hạn tất yếu ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức quản lý của một dự án. Một dự án phức tạp nhưng triển khai trong thời gian ngắn sẽ đòi hỏi việc tổ chức điều hành cần được tối ưu lại. Thường với trường hợp này, các công đoạn xét duyệt giữa nhiều cấp trung gian sẽ được rút gọn bằng cách phân quyền cho cấp thấp hơn để tự ra quyết định và chỉ báo lại khi kết quả công việc đã được ghi nhận.

Để đạt được mục tiêu, các dự án cần có sự linh hoạt trong tổ chức quản lý theo từng giai đoạn và thực trạng triển khai. Dựa trên cơ cấu đã được phân công ban đầu, các dự án có thể tối ưu hóa quy trình của mình thông qua cách tổ chức khoa học giúp tiết kiệm tài nguyên và đạt được hiệu quả.