Một trong những trở ngại đặt ra là các thành viên của một nhóm làm dự án thường phải làm việc với nhiều nhà quản lý dự án có cách xây dựng và theo dõi tiến độ khác nhau. Tôi thường nghe mọi người phàn nàn rằng tại sao các nhà quản lí dự án không có cách làm việc giống nhau?

Nếu bạn từng nghe thấy lời phàn nàn này thì có lẽ đã đến lúc bạn phải xem lại cách bản thân cũng như nhóm của mình xây dựng tiến độ dự án như thế nào. Có lẽ bạn đang không xây dựng kế hoạch làm việc của nhóm theo những bước xuyên suốt và hiệu quả. Để khắc phục điều này, hãy tham khảo 6 bước đơn giản sau đây:

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH NHỮNG HÀNH ĐỘNG CẦN ĐƯỢC ĐƯA VÀO TIẾN ĐỘ
Hãy thiết lập hệ thống Work Breakdown Structure (WBS) rồi chia nhỏ các hoạt động ra để có thể lên được tiến độ làm việc cho chúng. Nếu bạn thậm chí còn chưa sử dụng WBS cho dự án của mình thì bạn nên làm việc đó ngay lập tức.

Hãy xem xét từng gói công việc WBS và xác định những hoạt động nào là hoạt động cần thiết để tạo các gói công việc đó. Ví dụ gói công việc của bạn trong WBS là “Thiết lập cấu hình phần cứng mới của máy tính”, vậy thì các hoạt động bạn cần để lập tiến độ sẽ bao gồm: “Thiết lập cấu hình mạng”, “Cài thẻ Video”, “Cài đặt các ứng dụng” và rồi “Cài đặt trình duyệt email”.

BƯỚC 2: LÊN THỨ TỰ CHO CÁC HÀNH ĐỘNG
Bạn có nhớ hồi mẫu giáo, chúng ta hay được cho những miếng xếp hình và phải tìm cách sắp xếp chúng theo một thứ tự nhất định không? Khi sắp xếp tiến độ các hành dộng bạn cũng nên tư duy một cách tương tự, trong đó mỗi một bức tranh ở trên sẽ đại diện cho một hành động, vậy thì hành động đầu tiên, thứ hai, thứ ba là gì, v.v.  Đây chính là mục đích của bước thứ hai. Chúng ta sẽ lên thứ tự công việc bằng cách sắp xếp chúng theo một tuần tự nhất định.

Ví dụ, có thể bạn sẽ cần phải cài thẻ video trước rồi thiết lập cấu hình mạng, sau đó cài đặt các phần mềm, cuối cùng mới là cài đặt trình duyệt email. Trong một số trường hợp, hai hay nhiều hành động có thể được thực hiện song song. Như trong ví dụ trên, bạn có thể cài đặt email trong khi các ứng dụng khác đang được cài để tiết kiệm thời gian. Đây là bước để chúng ta nhìn vào các việc phụ thuộc về mặt tiến độ như có hành động phải kết thúc rồi mới bắt đầu hành động khác, có khi hành động bắt đầu cùng nhau, có khi hành động kết thúc cùng nhau, v.v nhằm tìm ra những mối quan hệ giữa hành động này với hành động khác.

BƯỚC 3: ĐÁNH GIÁ NHỮNG NGUỒN LỰC CẦN CÓ CHO CÁC HÀNH ĐỘNG
Bước thứ ba này đòi hỏi bạn phải định lượng được những nguồn lực cần sử dụng để đạt được mục tiêu của mỗi hành động đề ra. Việc này bao gồm định lượng được số thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để thực hiện hành động. Các nguồn tài nguyên này cần được chọn lựa từ trước khi bạn tính đến lượng thời gian thực hiện các hoạt động đó.

BƯỚC 4: ĐÁNH GIÁ THỜI GIAN CẦN CÓ ĐỂ THỰC HIỆN CÁC HÀNH ĐỘNG
Bước này đòi hỏi bạn và nhóm của mình phải phân tích sẽ mất bao lâu để hoàn thiện được một hành động trong kế hoạch. Bạn có thể sử dụng một số công cụ sau để làm việc này:

Tham khảo ý kiến chuyên gia: tham khảo ý kiến của một người đã có kinh nghiệm và thành thạo trong việc ước tình thời gian cần thiêt để hoàn thành một công việc nhất định.

So sánh các dự án tương đương: đây là cách tiếp cận thông qua nghiên cứu các dự án tương đồng với dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức, từ đó dự đoán một hành động nên được thực hiện trong bao lâu.

Ước lượng tham số hóa (Parametric Estimating): Việc này chỉ đơn giản là nêu lên một ước tính. Ví dụ, bạn có thể biết rằng trung bình cần mất đến 10 phút để cài một phần mềm. Vậy nên, nếu quá trình cài đặt gồm 6 phần mềm khác nhau thì bạn có thể dùng ước lượng tham số hóa để ước tính rằng bạn phải mất đến 60 phút (6 phần mềm x 10 phút) để cài hết tất cả các phần mềm.

Đánh giá 3 điểm: trong một số trường hợp khác thì có thể dùng phân tích PERT (Project Evaluation and Review Technique), đây là một công cụ rất hữu ích để đánh giá được thời gian của một hoạt động. Bạn chỉ cần đưa ra một trọng số của thời gian hoàn thành một hoạt động theo 3 xu hướng: bi quan, khả thi và lạc quan. Ước tính này có công thức sau:

(Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả thi + thời gian khả quan) / 6

BƯỚC 5: XÂY DỰNG TIẾN ĐỘ
Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực cần thiết và thời gian của mỗi hoạt động đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng. Những công cụ sử dụng trong quy trình này bao gồm phương pháp Đường găng (Critical Path Method), rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu - thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods).

Một khi tiến độ dã được xây dựng thì nó sẽ trở thành khung tham chiếu để đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ của kế hoạch này.

BƯỚC 6: THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ
Bước cuối cùng này bao gồm việc theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã được đề ra. Bước này sẽ được thực hiện xuyên suốt cả dự án và sẽ đảm bảo rằng tất cả các công việc đạt được đều trùng khớp với những kế hoạch được đề ra. Việc quản lý tiến độ đòi hỏi việc sử dụng hệ thống báo cáo tiến độ, hệ thống kiểm soát thay đổi tiến độ, ví dụ như việc sử dụng yêu cầu thay đổi tiến độ (Project Change Requests), quản lý công việc và các phương pháp phân tích khác để xác định có cần thêm hoạt động gì để đưa tiến độ đi đúng quỹ đạo của nó hay không.