Các dự án hiện nay rất đa dạng trên nhiều lĩnh vực khác nhau như xây dựng, sản xuất, công nghệ thông tin... Nhưng chung quy lại những dự án này đều hoạt động dựa trên những nguyên tắc chung và bản chất của chúng là tương đồng, vậy chúng ta đã thực sự hiểu quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là tập hợp các hành động nhằm quản lý tất cả các khía cạnh của một dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Nó bao gồm lập kế hoạch, điều phối thực hiện, giám sát quá trình thực hiện và đánh giá sau triển khai. Trong quá trình thực hiện người quản lý dự án và đội ngũ của mình luôn hướng tới đạt được mục tiêu đồng thời đảm bảo tiến độ, chi phí cũng như nguồn lực dự án. Quản lý dự án thông qua các công cụ đảm bảo sự truyền đạt tốt tới những người có liên quan để xử lý công việc trong khoảng thời gian và ngân sách cho phép.

Trong quá trình thực hiện dự án cần kết hợp áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cá nhân của các thành viên vào hoạt động để đáp ứng yêu cầu công việc được giao và mục đích dự án. Để hiểu sâu về quản lý dự án ta cần tìm hiểu thêm về các yếu tố khác hình thành nên nó.

Các định nghĩa hình thành quản lý dự án?

• Cơ cấu dự án: Là sự phân chia trách nhiệm, công việc cho từng thành viên trong dự án dựa vào năng lực, trình độ mà họ đang đạt được.
• Quy trình dự án: Là các bước được sắp xếp, lên kế hoạch và thực hiện có tuần tự nhằm tiến hành và giải quyết các vấn đề nảy sinh xung quanh một dự án. Theo chuẩn, quy trình dự án thường gồm năm bước :"Thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát dự án và kết thúc dự án".
• Đặc tính dự án: Một dự án luôn thể hiện thông qua 3 đặc tính cơ bản "Chi phí - Nhân lực - Hiệu quả" các đặc tính thể hiện cho các mục tiêu mà đội dự án đang hướng tới, nó có sự ràng buộc lẫn nhau đòi hỏi nhà quản lý phải xem xét trước khi đưa ra quyết định. Các đặc tính thể hiện mục tiêu của dự án.
• Mục tiêu dự án: Là các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng dự án trong phạm vi chi phí, thời gian và ngân sách cho phép.

Lịch sử hình thành quản lý dự án

Từ thời kỳ cổ đại, khi quản lý dự án chưa được nhận thức cũng như không có ghi chép nào về khái niệm này thì tổ tiên của chúng ta đã thể hiện sự thành công trong thông qua các công trình nổi tiếng như Kim tự tháp hay Vạn lý trường thành. Mãi cho đến đầu thế kỷ XX, khi thuyết quản lý khoa học của Frederick Winslow Taylor (1856 - 1916) ra đời và đây cũng là nguyên mẫu đầu tiên cho các công cụ quản lý dự án hiện đại, bao gồm cả cấu trúc phân chia công việc (WBS- Work Breakdown Structure) và (Gantt Chart) giúp biểu thị thời gian biểu của dự án dùng để quản lý, lên kế hoạch và kiểm soát tiến độ công việc trong dự án. Ngay sau đó một nhà nghiên cứu người Mỹ khác, Henri Fayol đa tìm ra 5 chức năng của quản lý, là cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình đồng thời góp phần đưa khái niệm đầu tiên về quản lý dự án đến toàn nhân loại. Cả Gantt và Fayol đều được biết đến như là những học trò, theo trường phái lý thuyết quản lý theo khoa học, của Frederick Winslow Taylor.

Sau đó vài chục năm, quản lý dự án hiện đại đã hình thành nên kỷ nguyên của mình và được công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ khoa học quản lý. Ngay sau đó có không ít các dự án được thực hiện và thành công nhờ phương pháp ứng dụng sơ đồ Gantt trong quản lý và theo dõi. Sau một thời gian ngắn, nhận thấy sự cần thiết của quản lý tiến độ dự án và kiểm soát quy trình, hai mô hình toán học là "Phương pháp Đường găng" (Critical Path Method) và "Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình/dự án" (Program Evaluation and Review Technique hay PERT) đã ra đời và được áp dụng thành công tại các dự án bảo vệ thực vật- hóa dầu và quân sự của Hải Quân Hoa kỳ. Không lâu sau những thuật toán này đã được các doanh nghiệp tư nhân hưởng ứng và áp dụng.

Năm 1969, viện Quản lý Dự án (PMI- Project Management Institute) được thành lập dưới hình thức một tổ chức phi lợi nhuận nhằm bảo vệ và phát triển ứng dụng quản lý dự án tiên tiến nhất. Sau nhiều năm PMI đã trở thành hiệp hội hàng đầu thế giới về quản lý dự án chuyên nghiệp.

Có thể thấy khái niệm quản lý dự án đã được hình thành khá lâu từ những nghiên cứu sơ khai, tuy nhiên đến nay không ít các ứng dụng được nghiên cứu như Sơ đồ Gantt hay WBS vẫn đang được sử dụng hiệu quả vào hoạt động quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp. Quản lý dự án ra đời là thành quả khoa học được sử dụng phổ biến hiện nay.