Khi một dự án được xác định mục tiêu cuối cùng và đội dự án sẵn sàng chờ chỉ định, một kế hoạch đặt ra với vai trò đảm bảo dự án đi đúng hướng, đạt mục tiêu và nằm trong phạm vi ngân sách, thời hạn. Với nhiệm vụ xác định vị trí dự án trên một quy trình triển khai nhất định, đòi hỏi một bản kế hoạch cần cụ thể và chi tiết tối đa. Đây là giai đoạn có vai trò quan trọng với tiến trình và hiệu quả triển khai sau này, là bước tương đối khó khăn với nhà quản lý bởi họ phải có cơ sở vững vàng, phân tích đủ sâu để dự tính nguồn lực, thiết bị, thời gian cho các hoạt động từ khi bắt đầu đến sau khi kết thúc dự án. Giống như một cuộc chạy đường dài, bạn không thể chắc chắn rằng cần bao nhiêu nỗ lực để về đích nhanh nhất và càng không thể dự tính những trở ngại mà bạn phải đối mặt trên đường đi. Tuy nhiên, những vận động viên tài năng luôn biết cách giúp bản thân có thể làm chủ thời gian thông qua chia nhỏ mục tiêu và đặt những nỗ lực của mình đúng chỗ. Với dự án cũng vậy, khi mục tiêu được chia nhỏ, thay vì phải đưa ra dự tính cho một chặng đường dài bạn sẽ có kế hoạch tốt hơn trên mỗi chặng đường ngắn hơn và nhanh chóng có được hành động chính xác cho các mục tiêu tiếp theo của mình.

Xác định mục tiêu dự án dựa trên những tính chất của một mục tiêu chung.

Tính cụ thể: Để xác định mục tiêu của một dự án bạn cần trả lời câu hỏi “Là gì” chứ không phải “Như thế nào”, có thể hiểu khi một dự án đi vào triển khai là sự kết hợp của các hoạt động được đo lường một cách định lượng như chi phí cụ thể phải bỏ ra, nguồn lực đã phân bổ và sử dụng, thời gian, các quyết định hay hợp đồng cung cấp. Vì thế yếu tố này sẽ giúp bạn biết được chính xác bạn đã hoàn thành bao nhiêu % mục tiêu đặt ra cho dự án này, bạn còn thiếu sót bao nhiêu và nhanh chóng có hành động khắc phục.

Đo lường được: Một mục tiêu cụ thể chưa đủ, nếu bạn đặt ra những con số khó đo lường và thiếu kiểm soát bạn sẽ nhanh chóng gặp thất bại khi một lần nữa đánh giá hiệu quả triển khai của mình bằng những suy nghĩ định tính đơn giản và không chắc chắn. Những chỉ tiêu đo lường được sẽ giúp giai đoạn đánh giá thực hiện dễ dàng hơn, nhanh hơn, chính xác hơn.

Được thống nhất: Nếu dự án của bạn được thực hiện bởi một tập các cá nhân và tổ chức thì mục tiêu mà đội của bạn hướng tới chắc chắn phải nhận được sự đồng thuận của tất cả mọi người trên nhiều cấp độ quyền khác nhau. Có thể các mục tiêu nhỏ được thiết lập không giống nhau giữa các đơn vị nhưng chúng đều phải có đặc điểm chung là tác động trực tiếp tới mục tiêu cuối cùng.

Tính khả thi: Tính khả thi của mục tiêu cũng được nhắc đến như yếu tố cần thiết để một dự án thành công. Ít nhất không quá xa vời, dựa trên cơ sở những nỗ lực được thực hiện trong điều kiện tốt nhất để đặt mục tiêu sẽ có tính khả thi cao và nằm trong khả năng của bạn cùng đội của mình.

Thời hạn: Bên cạnh yếu tố ngân sách, nguồn lực, các yêu cầu kỹ thuật….Một dự án cần đặt mục tiêu hoàn thành đúng thời hạn hoặc trong phạm vị thời gian cho phép.

Phương pháp chia nhỏ mục tiêu được thực hiện dựa trên các nguyên tắc:

- Các mục tiêu nhỏ nhất quán với mục tiêu cuối cùng: Các mục tiêu nhỏ được tạo nên từ một điểm và cũng kết thúc tại một điểm, có thể hiểu mỗi mục tiêu có thể khác nhau về kết quả nhưng đều đạt hiệu quả tác động trực tiếp tới mục tiêu cuối cùng, sự tác động có thể không giống nhau, một số nhánh mục tiêu giúp cải thiện năng suất, đẩy nhanh tiến độ, nhóm khác lại giúp tiết kiệm chi phí thông qua các yếu tố đầu vào hoặc phân bổ khoa học nguồn nhân lực.

- Đánh đổi mục tiêu: Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, hoặc khác nhau trong từng giai đoạn của dự án, bạn không thể phân bổ đều đặn những nỗ lực của mình cho những mục tiêu không giống nhau. Vì thế trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu thể hiện bằng việc hy sinh mục tiêu này để thực hiện mục tiêu khác tốt hơn. Việc đánh đổi mục tiêu có thể phải thực hiện xuyên suốt quá trình thực hiện dự án và hỗ trợ cho những ứng biến linh hoạt khi có những tác động bất thường xảy ra.

- Linh hoạt trong tổ chức lại mục tiêu: Khi một mục tiêu chung được thống nhất nghĩa là phần nào nó đã thỏa mãn được các tính chất đảm bảo tính khả thi và phù hợp với năng lực của toàn đội. Tuy nhiên những tính chất này không cố định và thay đổi ở các thời điểm, giai đoạn khác nhau trong quá trình triển khai. Lúc này đòi hỏi phải tiếp tục tổ chức lại mục tiêu bằng cách thay đổi các chỉ tiêu, hợp nhất mục tiêu hoặc thay đổi sự ràng buộc giữa chúng. Như vậy, ngay từ bước chia nhỏ mục tiêu ban đầu, nhà quản lý cần tách các mục tiêu theo điều kiện thực tế, kế hoạch và cả những dự tính ứng biến cho phát sinh sau này.

Như vậy, phương pháp chia nhỏ mục tiêu trong giai đoạn lập kế hoạch giúp nhà quản lý có các quyết định tập trung và chính xác hơn. Thông qua kết quả đạt được ở mỗi mục tiêu, nhà quản lý có thể nhanh chóng thấy được sự tác động của các yếu tố này tới mục tiêu cuối cùng từ đó hình thành bài học cho các dự án tiếp theo của mình.