Trong nhiều năm trở lại đây sự phát triển và gia tăng nhanh chóng của các khách sạn/ resort cả về quy mô và số lượng kéo theo đó là yêu cầu cao hơn về quản lý tài sản nhằm khai thác triệt để tiềm năng. Tuy nhiên công tác quản lý tài sản chưa bao giờ là dễ dàng đặc biệt là với các khách sạn và resort có quy mô lớn với đa dạng các loại công cụ dụng cụ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra cho bạn 7 vấn đề khiến nhà quản lý đau đầu và hướng giải quyết các vấn đề đó đơn giản mà hiệu quả.

1. Quản lý số lượng lớn tài sản

Mỗi một khách sạn hay resort ngoài những trang thiết bị lớn như giường, tủ, máy tính, quầy bar,…thì còn có rất nhiều các loại cốc, bát, đĩa, thìa, dĩa,…. Các loại bát, đĩa, cốc,…không chỉ là vật dụng để chứa các món ăn phục vụ khách hàng mà còn thể hiện phong cách và đẳng cấp của khách sạn ấy. Chính vì thế, các loại tài sản nhỏ này không chỉ có số lượng lớn, giá trị mà còn đa dạng về kích thước, màu sắc và mục đích sử dụng. Khó khăn cho các nhà quản lý là làm thế nào để kiểm soát hết được toàn bộ những đồ dùng nhỏ như vậy

Để quản lý hiệu quả nhiều dụng cụ nhỏ như vậy, các khách sạn nên tiến hành phân loại tài sản theo khu vực, phòng ban sử dụng, tính chất, màu sắc, chất liệu...khi số liệu về tài sản đủ chi tiết, cụ thể thì nhà quản lý sẽ dễ dàng cho công tác quản lý hệ thống tài sản của khách sạn, resort của mình.

2. Tem nhãn cho các loại tài sản

In tem nhãn cho các loại tài sản trong khách sạn không còn là điều quá xa lạ đối với nhiều nhà quản lý. Mỗi một loại tem nhãn đều chứa đầy đủ thông tin và có thể dễ dàng tra cứu nhờ sử dụng QR Code để quét và trả về thông tin giúp công việc quản lý cũng như kiểm kê tài sản trở nên đơn giản và nhanh chóng. Do đặc thù của ngành nghề mà vật liệu để tạo nên tài sản khá phong phú như: Vải, đồ gốm sứ, thủy tinh, inox, sắt, mây tre, đồ gỗ... chính vì sự đa dạng về chất liệu khiến cho việc tìm kiếm các loại tem nhãn phù hợp với chất liệu, môi trường và đặc tính sử dụng của mỗi loại tài sản là khác nhau. Điển hình như với những loại tài sản cố định có kích thước lớn như giường, tủ, bàn ghế (thường chất liệu là gỗ hoặc mây tre, inox), máy tính,… ít bị di chuyển hay tiếp xúc với môi trường có chất tẩy rửa thì việc lựa chọn loại nhãn phù hợp trở rất đơn giản và bảo quản được lâu dài. Tuy nhiên, đối với các loại tài sản có bề mặt nhỏ, chất liệu đặc thù như bát, đĩa, thìa, dao, dĩa… thường xuyên được sử dụng và tiếp xúc nhiều với môi trường có hóa chất như nước rửa chén thì việc làm sao để bảo quản nhãn trên các vật dụng là một vấn đề khiến nhiều nhà quản trị đau đầu.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản | SINNOVA-EAM nỗi lo đó của nhiều khách sạn sẽ được giải quyết. Ưu điểm của phần mềm SINNOVA-EAM là cho phép tích hợp với nhiều loại tem nhãn tài sản khác nhau để phù hợp với yêu cầu và mục đích sử dụng của từng loại tài sản. Ngoài các loại tem nhãn thông thường, các khách sạn, resort có thể ưu tiên lựa chọn loại tem nhãn có gắn chip điện tử hỗ trợ cho việc xác định vị trí của tài sản như tem nhãn Rfid, một loại nhãn khác đang được sử dụng khá rộng rãi ở một số hệ thống khách sạn lớn đó là loại nhãn có cán màng bảo vệ, cho phép nhãn tiếp xúc với môi trường ẩm ướt, môi trường hóa chất mà không sợ bị bay màu chữ, rách nhãn hay hỏng nhãn.

3. Quản lý đổ vỡ

Một trong những khó khăn trong công tác quản lý tài sản trong khách sạn phải kể đến đó là quản lý đổ vỡ tài sản. Mỗi một khách sạn thường có rất nhiều các công cụ, dụng cụ có chất liệu làm bằng sứ hoặc thủy tinh như bát, ly, bình hoa,…đặc điểm của các loại tài sản này là rất dễ vỡ và nhiều loại có giá thành rất cao. Việc làm vỡ các loại chén bát đôi khi không đến từ phía nhân viên của khách sạn mà do các khách hàng đặc biệt là trẻ nhỏ. Trẻ nhỏ luôn hiếu động và chạy nhảy ở khắp mọi nơi đôi khi thiếu sự sát sao từ bố mẹ rất có thể va vào đâu đó và làm đổ cả chồng bát đĩa gây ra tổn thất lớn. Có thể thấy đa phần việc thất thoát tài sản trong khách sạn đều có nguyên nhân từ những việc đổ, vỡ không đáng có này.

Khi được triển khai phần mềm SINNOVA-EAM, nếu xảy ra tình trạng trên, nhân viên của khách sạn có thể nhanh chóng báo lên hệ thống một cách dễ dàng, phía hệ thống sẽ tự động cập nhật phần tài sản bị mất hoặc hỏng, nguyên nhân từ phía nhân viên hay khách hàng. Thông tin được cập nhật kịp thời và số liệu thống kê giúp quản lý khách sạn có thể đưa ra phương án giải quyết để giảm thiểu tối đa các tình huống tương tự trong tương lai.

4. Quản lý chu kỳ sử dụng khăn, chăn ga

Thay chăn, ga, gối, nệm là một trong những công việc bắt buộc ở mỗi một khách sạn hay resort có thể là thay thế đồ sạch cho đồ bẩn hoặc thay mới hoàn toàn. Tuy nhiên không phải lúc nào muốn thay là được, việc xác định đúng được chu kỳ thay và thời điểm thay mang đến nhiều lợi ích cho khách sạn như:
- Mang sự hài lòng cũng như sức khỏe đến cho khách hàng.
- Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
- Tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực.
Với các loại chăn ga, gối, nệm được gắn nhãn vải và quét mã vạch kiểm kê định kỳ, toàn bộ thông tin về quá trình sử dụng, ngày sử dụng, nhân viên, phòng,… sẽ đều được cập nhật đầy đủ trên hệ thống. Từ đó việc thay thế khăn, chăn ga dựa trên số lượng chu kỳ sử dụng sẽ giúp nhà quản lý biết được chính xác khi nào cần thay thế một cách có hệ thống.

5. Sửa chữa, bảo hành định kỳ các thiết bị điện tử

Trong một khách sạn, resort không thể nào thiếu các thiết bị điện tử để phục vụ cho khách hàng cũng như phục vụ cho công tác vận hành khách sạn. Các thiết bị điện tử trong khách sạn đa dạng về nhiều chủng loại như TV, máy tính, điều hòa, tủ lạnh, máy fax,…Có nhiều loại có thể ít khi được sử dụng nhưng có những loại lại luôn phải làm việc hết công suất như điều hòa ở các phòng hay tủ lạnh ở nhà bếp,…Qua mỗi một thời kỳ sử dụng, các loại tài sản sẽ gặp các vấn đề hỏng hóc nhất định hoặc phải yêu cầu được bảo hành định kỳ mới có thể hoạt động hết công suất và đem lại hiệu quả. Tuy nhiên thì nhiều khách sạn, resort hiện nay gặp phải tình trạng đó là chậm trễ trong quá trình sửa chữa, cũng như bảo hành các thiết bị do quy mô về số lượng các thiết bị là rất lớn dẫn đến nhiều tài sản không được hoạt động một cách trơn tru, thậm chí nhiều loại không kịp thời sửa chữa dẫn đến không thể sử dụng được nữa.

Bằng việc triển khai SINNOVA-EAM, kế hoạch kiểm định, bảo trì cũng như là mua bảo hiểm cho thiết bị sẽ tự động được lập. Ngoài ra, các nhân viên quản lý buồng phòng có thể dễ dàng báo hỏng đối với các loại tài sản để phòng kỹ thuật nắm rõ tình hình, lên kế hoạch sửa chữa tài sản. Các thông tin liên quan đến quá trình sửa chữa cũng được cập nhật trên hệ thống để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Thêm vào đó, tài sản hết hạn sử dụng, hỏng,... được dễ dàng xác định trên phần mềm để đưa vào đề nghị thanh lý tài sản, sau khi đề nghị được duyệt, tài sản sẽ được đưa vào biên bản thanh lý để hoàn tất vòng đời quản lý tài sản.

6. Quản lý kho hàng tài sản, công cụ dụng cụ

Kho tài sản, công cụ dụng cụ là một bộ phận không thể thiếu của mỗi khách sạn, là nơi nhập cũng như xuất các loại tài sản dùng cho từng phòng ban trong khách sạn. Quản lý làm sao để chặt chẽ về lượng hàng tồn kho một cách chi tiết? Làm sao để luôn có đủ lượng dự phòng mà không quá dư thừa? Khi nào cần mua sắm và làm sao chủ động được kế hoạch mua sắm?

Với phần mềm SINNOVA-EAM, toàn bộ vật tư, hàng hóa,…trong kho của bạn sẽ được quản lý hiệu quả bằng hệ thống mã vạch. Phần mềm cũng giúp bạn giải quyết các nghiệp vụ quản lý kho như theo dõi lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, chuyển kho,…. Hệ thống cảnh báo giúp bạn luôn đảm bảo được lượng tồn kho theo quy định không dưới mức tối thiểu và không quá mức tối đa từ đó đảm bảo được tài sản, vật tư thay thế và tiết kiệm được dư thừa. Số liệu tồn kho và định mức giúp cho công tác dự báo chính xác hơn từ đó kế hoạch mua sắm trở lên chính xác và hiệu quả hơn.

7. Quản lý thông tin các đối tác

Đối với mỗi một khách sạn, resort thông tin của các đối tác, nhà cung cấp, đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hành/sửa chữa các thiết bị luôn được đặt lên hàng đầu. Ngoài việc lựa chọn ứng dụng phần mềm để quản lý, nhiều khách sạn hiện vẫn lựa chọn quản lý thông tin một cách thủ công bằng giấy tờ hoặc các phần mềm đơn giản. Ban đầu khi lượng thông tin còn ít, việc quản lý thủ công vẫn sẽ đem lại hiệu quả, nhưng khi số lượng đối tác nhiều sẽ gây nên tình trạng khó khăn trong công tác tìm kiếm, phân loại và đôi khi còn có nguy cơ gây mất mát dữ liệu.

Với module đối tác của SINNOVA-EAM, tình trạng trên sẽ được giải quyết triệt để, toàn bộ thông tin của đối tác, nhà cung cấp được lưu trữ hoàn toàn trên cùng 1 hệ thống. Với thao tác đơn giản, nhà quản lý có thể truy xuất thông tin đối tác, nhà cung cấp với đầy đủ thông tin như tên, thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại, email), đánh giá đối tác,…Ngoài ra, danh sách đối tác sẽ được phân loại theo nhóm giúp quá trình quản lý dễ dàng, tiết kiệm thời gian và phục vụ cho quá trình hợp tác trong tương lai.

Có thể thấy với phần mềm quản lý tài sản SINNOVA-EAM các vấn đề khó khăn trong quản lý tài sản đều được giải quyết đơn giản, hiệu quả và nhanh chóng. Trong suốt nhiều năm đồng hành cùng các khách sạn, resort trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý tài sản, SINNOVA-EAM được đánh giá là giải pháp tối ưu giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản và đạt hiệu quả hơn bao giờ hết