Số lượng tài sản trong doanh nghiệp không phải là con số nhỏ vì vậy bạn cần có 1 chiến lược phù hợp để bắt tay vào số hóa tài sản. Để giúp bạn số hóa hiệu quả quy trình sửa chữa tài sản, qua bài viết này chúng tôi xin được chia sẻ một số lời khuyên cho bạn:

Lời khuyên số 1: Xác định rõ mục tiêu và lên kế hoạch hành động

Đừng hành động khi bạn chưa xác định được mục tiêu và kế hoạch hành động. Bạn hãy giành thời gian tìm hiểu về các nghiệp vụ, quy trình quản lý tài sản để hiểu được bản chất vấn đề từ đó bạn có được lượng thông tin đủ để tiến hành xác định các mục tiêu cụ thể. Bạn có thể làm việc này bằng cách tham khảo 1-2 phần mềm chuyên môn uy tín trong quản lý và vận hành tài sản, bởi đa phần các nghiệp vụ đã được tiêu chuẩn và xử lý thông minh trên đó.

Lên 1 bảng danh sách các mục tiêu, bạn không nên chia thành mục lớn mục nhỏ mà sử dụng chiến thuật đánh trọng số (mức độ ưu tiên). Ứng với mỗi mục tiêu bạn tiến hành xác định các hành động để đạt được các mục tiêu tương ứng. Bạn có thể làm việc này bằng cách ứng dụng bản đồ tư duy (mindmap) để thực hiện nó một cách dễ dàng hơn, bắt kịp suy nghĩ và sáng tạo hơn.

Dựa trên bản đồ mindmap mà bạn có, tiến hành lập kế hoạch (phân bổ thời gian và nguồn lực cho các hành động/việc cần làm). Bạn có thể điền hạn hoàn thành (deadline) cho các hành động ngay trên mindmap, hoặc điền vào 1 tệp excel hoặc tốt hơn trên một phần mềm quản lý dự án để giám sát và đo lường.

Lời khuyên số 2: Phân nhóm và thống kê tài sản

Thông tin sẽ giúp bạn ra các quyết định chính xác ở các bước sau. Thông tin càng chi tiết càng tốt nhưng tôi khuyên bạn nên giới hạn các thông tin quan trọng và cần thiết trước. Tại sao tôi lại khuyên bạn như vậy? Ngay từ đầu chúng ta đã biết số lượng tài sản trong doanh nghiệp không hề nhỏ, thêm vào đó thông tin rời rạc, thậm chí không khớp nhau. Bạn có thể khai thác thêm thông tin từ các bộ phận phòng ban như mua sắm, kế toán, kho, văn phòng,... Thật khó để bạn khớp nối chúng và hoàn chỉnh thông tin vì vậy bạn sẽ bị sa lầy (ngốn thời gian quá nhiều) vào việc này.

Cách thức để thực hiện việc này như sau:
- Đầu tiên bạn đi xác định nguồn thông tin trung tâm ví dụ công ty bạn thông tin tại phòng kế toán về tài sản là đầy đủ và chính xác nhất, bạn hãy coi đó là nguồn dữ liệu trung tâm.
- Tiếp đến bạn lập bảng tính excel đưa dữ liệu trung tâm mà bạn có được vào (hãy phân rã nhỏ ra, ví dụ kế toán chỉ quản lý điều hòa – 10 chiếc, tiến hành tách thành 10 dòng trên excel).
- Sau đó bạn tiến hành khớp nối để bổ sung đối chiếu với các thông tin mà bạn có được từ các bộ phận phòng ban khác. Lưu ý bạn hãy lập các sheet để tham chiếu cho các cột quan trọng như: Phân loại tài sản, phân nhóm tài sản, khu vực, phòng ban, bộ phận, nhân viên,... Tôi nhắc lại, một số thông tin nhất thiết cần như loại, nhóm, khu vực,... hãy đảm bảo đúng và đủ, các thông tin khác có thể thiếu và chưa chính xác thì đừng sa lầy vào việc chuẩn hóa chúng như: Serial, model, số hiệu,... hãy gắn nhãn màu cho ô (cell) đó để phân biệt độ chính xác.

Lời khuyên số 3: Xác định nguồn lực

Nguồn lực ở đây là con người, nhà xưởng, máy móc, vật tư, quy trình phục vụ công tác quản lý tài sản mà công ty bạn hiện có. Ngoài ra, nguồn lực thuê ngoài cũng là điều bạn nên quan tâm xứng đáng bởi nhiều khi chi phí sẽ rẻ hơn là bạn duy trì nguồn lực bên trong. Ví dụ: Bạn chỉ sử dụng vài chiếc máy tính thì tại sao lại duy trì nhân sự chỉ để bảo trì, sửa chữa mấy chiếc PC này, thay vì vậy hãy dùng dịch vụ thuê ngoài.

Bạn hãy lập một bảng tính excel cho cho danh sách các nguồn lực này. Lưu ý bạn cần 1 nguồn lực để khi bắt đầu thực hiện số hóa cần đến, nguồn lực này cần đủ số lượng nhân lực và chỉ sử dụng lần đầu khi số hóa (Có thể cân nhắc nguồn lực làm thêm giờ hoặc cộng tác viên).

Lời khuyên số 4: Xây dựng bộ quy tắc mã dịch vụ

Dựa trên danh sách nhóm tài sản, thống kê tài sản, nguồn lực bạn thực hiện xây dựng danh sách các mã dịch vụ. Mục đích của việc này giúp bạn xác định được nhóm tài sản nào sẽ sử dụng dịch vụ nào, ai là người phụ trách dịch vụ này và tương ứng với mỗi dịch vụ sẽ thực hiện như thế nào. Một khi có tài sản xảy ra hỏng hóc thì yêu cầu sửa chữa sẽ được đẩy về dịch mã dịch vụ cụ thể. Việc này giống như việc quy định khi có cháy xảy ra thì gọi vào đầu số cứu hỏa chứ không phải là cứu hộ xe.

Lời khuyên số 5: Xây quy trình

Có thể bạn đã có quy trình từ trước, nhưng đây là việc số hóa nên đa phần các quy trình trước đó đều cần phải điều chỉnh cho phù hợp. Nếu bạn cứ khăng khăng quy trình trước đó đang vận hành tốt và không cần điều chỉnh thì là sai lầm, hãy quay lại lời khuyên số 1 xem mục tiêu là gì.

Thực hiện bằng cách dựa vào quy trình có sẵn, dựa vào tri thức mà bạn thu lượm được trong lời khuyên số 1 xây dựng quy trình khung. Dựa vào danh sách mã dịch vụ được xây dựng ở mục 4 với thông tin các bước thực hiện bạn tiến hành xây dựng các quy trình cụ thể hóa quy trình khung cho các quy trình cụ thể. Lưu ý không phải mỗi mã dịch vụ cần 1 quy trình mà bạn có thể sử dụng 1 quy trình cho nhiều mã dịch vụ, điều này phụ thuộc vào quy mô số lượng tài sản và chủng loại tài sản (phân nhóm) mà bạn cần quản lý.

Lời khuyên số 6: Lên yêu cầu đề xuất phần mềm quản lý tài sản

Tạo một yêu cầu đề xuất - request for proposal (RFP) nêu rõ các yêu cầu của bạn và gửi nó tới các nhà cung cấp phần mềm tiềm năng. Họ sẽ cho bạn biết làm thế nào hệ thống của họ có thể đáp ứng nhu cầu của bạn, và bạn có thể đánh giá từng tùy chọn để lựa chọn phù hợp nhất.

Lời khuyên số 7: Thực hiện số hóa trên phần mềm quản lý tài sản

Với những gì bạn đã chuẩn bị, sự lựa chọn của bạn với nhà cung cấp phần mềm quản lý tài sản. Chiến lược lúc này là bạn có thể đặt niềm tin đã có cơ sở vào nhà cung cấp, thực hiện theo tư vấn triển khai từ phía nhà cung cấp có đối chiếu với những gì bạn đã chuẩn bị.
Chúc bạn thành công và gặt hái được quả ngọt từ việc số hóa công tác quản lý tài sản giúp Doanh nghiệp của bạn tăng được cả hiệu suất và hiệu quả trong kinh doanh.