Ảnh sưu tầm

Hành trình từ một doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ trở thành một doanh nghiệp vừa mang lại nhiều thay đổi như tuyển dụng nhiều nhân viên hơn, tạo thêm doanh thu, mua thêm tài sản và tăng chi tiêu.

Sự tăng trưởng này cần phải được duy trì. Vì vậy, khi nói đến quản lý tài sản, các câu hỏi được đặt ra là cách quản lý tài sản có giá trị nhất của bạn:

1. Bạn có cung cấp khả năng truy cập phù hợp cho nhiều người dùng và nhóm hơn không?

2. Bạn có thể xử lý sự gia tăng đáng kể của dữ liệu tài sản không?

3. Bạn có cung cấp các công cụ để giữ an toàn cho dữ liệu không?

Mặc dù công cụ quản lý tài sản cấp cơ bản hiện tại của bạn có hiệu quả trong việc quản lý một tập hợp con dữ liệu tài sản nhỏ hơn nhưng liệu nó có thể xử lý được sự phức tạp của các hoạt động trong tương lai của bạn hay không - điều mà một công cụ quản lý phức tạp hơn với nhiều chức năng hơn sẽ cung cấp?

Tại sao các doanh nghiệp vừa chọn nâng cấp quy trình quản lý tài sản của họ

Đối với một doanh nghiệp đang phát triển không ngừng, việc nâng cấp hệ thống quản lý tài sản dường như là điều đương nhiên. Tuy nhiên, bạn có cần thay đổi quy trình hiện tại để quản lý tài sản không?

Dưới đây là ba lý do tại sao bạn nên suy nghĩ kỹ trước khi làm như vậy:

1. Hệ thống hiện tại của bạn vẫn hoạt động

Cho dù bạn đang sử dụng bảng tính hay giải pháp cấp cơ bản thì hệ thống quản lý tài sản của bạn vẫn hoạt động. Mặc dù quy trình này có thể tăng gấp đôi khối lượng công việc và quản lý thời gian, nhưng bạn vẫn có thể theo dõi và thu thập dữ liệu tài sản, báo cáo hiệu suất tài sản và tính toán giá trị khấu hao.

2. Quản lý tài sản thuê ngoài có thể hiệu quả

Với hệ thống hiện tại của bạn, rất có thể bạn đang thuê ngoài việc quản lý tài sản của mình. Việc sử dụng hệ thống thuê ngoài giúp bạn tiết kiệm thời gian khi phân tích và báo cáo dữ liệu – đặc biệt là với các quyết định tài chính. Nó còn giúp bạn tiết kiệm chi phí tuyển dụng nhân sự tài chính kế toán nội bộ.

3. Nó đã giúp bạn phát triển

Bạn có thể tin rằng cần phải có một hệ thống mới để thực hiện thêm bước đó khi muốn phát triển hơn nữa. Điều này có thể xảy ra nếu bạn bị hạn chế về dữ liệu đối với sản phẩm hiện tại của mình. Tuy nhiên, nếu không có hạn chế nào đối với người dùng, tại sao hệ thống quản lý tài sản hiện tại của bạn không thể giúp đưa bạn trở thành công ty top 500?

Tuy nhiên, nếu bạn quyết định đã đến lúc phải thực hiện bước nhảy vọt và thay thế quy trình hiện tại của mình bằng một quy trình phức tạp hơn thì bạn không đơn độc. Theo 1 khảo sát, thì có khoảng 12% người đã tìm kiếm một hệ thống giúp quản lý tài sản của họ.

Có một số lý do khiến các công ty cỡ trung bình tìm cách triển khai hệ thống quản lý tài sản mới:

- Để giảm lỗi của con người trong việc thu thập dữ liệu

- Tăng cường việc ra quyết định tài chính và mua sắm chi tiết

- Nhu cầu quản lý dữ liệu an toàn hơn

- Cần một hệ thống để hoạt động trên nhiều địa điểm

- Quá tải dữ liệu đòi hỏi nhiều dung lượng lưu trữ hơn

- Yêu cầu nhiệm vụ quản lý tài sản riêng biệt cho nhiều bộ phận

- Muốn quản lý tài sản nội bộ để bảo mật tốt hơn

Các công ty cỡ vừa có thể hưởng lợi như thế nào từ các công cụ quản lý tài sản

Sự tăng trưởng đáng kể mà một doanh nghiệp vừa đã trải qua và mong muốn duy trì đồng nghĩa với việc tư duy quản lý tài sản đã thay đổi.

Bên cạnh dữ liệu phân tích và theo dõi đơn giản, các nhóm yêu cầu một hệ thống linh hoạt hơn để giải quyết các vấn đề phức tạp mới – điều mà Phần mềm quản lý tài sản dành cho thị trường tầm trung nhắm mục tiêu cụ thể có thể cung cấp.

Lưu trữ và sao lưu nhiều dữ liệu tài sản hơn

Cùng với sự tăng trưởng là việc mua thêm tài sản và thu thập thêm dữ liệu sau đó. Để theo kịp, bạn cần một hệ thống có thể xử lý luồng dữ liệu mới liên tục. Nó cũng cần cung cấp bộ nhớ cho phép bạn sao lưu dữ liệu tài sản trong trường hợp bị lỗi.

Lưu trữ dữ liệu là một vấn đề phổ biến với các nhà cung cấp, nơi họ cung cấp giải pháp giới hạn ở một số lượng mặt hàng nhất định. Ví dụ: một hệ thống nhỏ hơn sẽ giới hạn người quản lý tài sản nhập 1000 mục. Trong khi đó, một sản phẩm có quy mô chuyên nghiệp hơn sẽ cung cấp số lượng mặt hàng không giới hạn để nhập vào hệ thống quản lý tài sản.

Trở nên vững chắc hơn về mặt tài chính

Tăng trưởng trong hoạt động và doanh thu cũng có nghĩa là chi phí có thể tăng lên. Khi bạn tính đến các yếu tố như mua hàng, bảo hiểm và tuyển dụng, tỷ suất lợi nhuận sẽ giảm. Phần mềm quản lý tài sản tập trung nhiều hơn vào chi phí tài sản của bạn. Điều đó bao gồm chi phí bảo hiểm, khấu hao tài sản và chi phí hoạt động.

Điều này cho phép các nhóm tài chính xác định TCO (Total Cost of Ownership) tài sản của bạn và xem tài sản nào tốn nhiều chi phí nhất để vận hành hoặc bảo trì. Về mặt hiệu quả, điều này giúp đưa ra quyết định tốt hơn khi mua sắm và xử lý tài sản. Cũng như quản lý dòng tiền tốt hơn để giúp kiểm soát chi phí.

Hợp tác chặt chẽ với các nhóm nội bộ

Phần mềm quản lý tài sản tập trung vào doanh nghiệp hơn sẽ tạo ra sự cộng tác tốt hơn. Một lượng lớn thành viên nhóm và phòng ban mới sẽ truy cập và tải lên một lượng lớn dữ liệu tài sản. Bao gồm các:

- Đội bảo trì

- Đội ngũ tài chính và kế toán

- Đội hậu cần và vận hành

- Công nhân phục vụ hiện trường

- Nhân viên xưởng

Tăng cường các biện pháp an ninh

Giống như tất cả Phần mềm quản lý tài sản cao cấp, các tính năng hỗ trợ và bảo mật đều được nâng cấp. Sản phẩm mang lại những lợi ích như hỗ trợ 24/7 và tùy chọn mã hóa dữ liệu. Mong muốn bảo mật chặt chẽ hơn thậm chí có thể có nghĩa là đầu tư vào hệ thống quản lý tài sản tại chỗ với đội ngũ hỗ trợ tận tâm tại chỗ. Mặc dù là một giải pháp tốn kém hơn.

Cách chọn phần mềm quản lý tài sản cỡ trung tốt nhất phù hợp với bạn

Khi chọn Phần mềm quản lý tài sản tốt nhất cho các doanh nghiệp cỡ vừa, có năm điểm chính cần xem xét:

- Tìm nhà cung cấp phù hợp với bạn: Đảm bảo bạn đã trò chuyện với nhà cung cấp và biết liệu họ có từng làm việc với các doanh nghiệp có quy mô và năng lực phát triển tương tự như bạn hay không.

- Chọn một sản phẩm có các tính năng bạn cần: Các tính năng bạn yêu cầu bây giờ sẽ khác với những tính năng bạn yêu cầu khi mới bắt đầu, vì vậy hãy đảm bảo sản phẩm cung cấp những tính năng bạn cần để duy trì sự tăng trưởng.

- Đảm bảo hệ thống mới phù hợp với ngân sách của bạn: Cho dù đó là thanh toán theo người dùng hay đăng ký hàng tháng, hãy đảm bảo rằng chi phí của hệ thống mới của bạn có thể được trang trải toàn bộ.

- Dành thời gian cho việc đào tạo và hỗ trợ người dùng: Các hệ thống mới sẽ yêu cầu đào tạo cho cả quản lý và nhân viên, vì vậy điều quan trọng là phải biết liệu nhà cung cấp có cung cấp các ngày đào tạo hay các khóa học hay không.

- Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết và chặt chẽ: Thời gian triển khai cho một sản phẩm phần mềm cỡ trung bình có thể mất từ 2 đến 24 tuần, vì vậy hãy đảm bảo lập kế hoạch về thời điểm bắt đầu chạy hệ thống.

Khi bạn đã tìm thấy hệ thống phù hợp với yêu cầu của mình, bạn sẽ muốn xem xét cách tốt nhất để nâng cấp từ quy trình hiện tại của mình, có thể là bảng tính, giấy bút hoặc giải pháp hiện có.