Đường cơ sở (Project Baseline) trong quản lý dự án là điểm khởi đầu được xác định rõ ràng cho phép bạn đánh giá hiệu suất của dự án. Vậy đường cơ sở (Project Baseline) trong quản lý dự án là gì? Tại sao người quản lý dự án nên dành thời gian cho công việc này? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về đường cơ sở dự án, hay còn gọi là “project baseline” trong bài viết này.

1. Đường cơ sở trong Quản lý Dự án (Đường cơ sở Dự án) là gì?

Đường cơ sở trong quản lý dự án là dấu mốc xác định rõ ràng cho kế hoạch (phạm vi, tiến độ, chi phí) quản lý dự án được phê duyệt. Nó là một điểm tham chiếu cố định để đo lường và so sánh kế hoạch dự án của bạn. Điều này cho phép bạn đánh giá hiệu suất dự án của bạn theo thời gian.

Giả sử bạn đặt mục tiêu hoàn thành một dự án trong 6 tuần. Làm sao để biết điều đó tốt hay xấu? Nếu đường cơ sở tiến độ (schedule baseline) của bạn cần hoàn thành công việc đó trong 4 tuần, điều này cho biết dự án đang có vấn đề, nhóm dự án của bạn cần điều chỉnh để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc dự án.

2. Có bao nhiêu loại đường cơ sở trong dự án?

Đường cơ sở của dự án (Project Baseline) thường có ba thành phần: Phạm vi (Scope Baseline), Tiến độ (Schedule Baseline) và Chi phí (Cost Baseline). Thông thường, ba đường cơ sở này được theo dõi, kiểm soát và báo cáo riêng biệt để đảm bảo mỗi đường đều đi đúng hướng. Khi được tích hợp đầy đủ, nó có thể được gọi là đường cơ sở đo lường hiệu suất (PMB - Performance Measurement Baseline).

PMB cung cấp cho bạn khả năng giám sát và quản lý hiệu quả khi một thay đổi (change request – CR) trong một thành phần (tiến độ, chi phí, phạm vi) ảnh hưởng đến các thành phần khác. Ví dụ, khi các đường cơ sở của bạn được tích hợp, bạn có thể nhanh chóng cho biết việc trì hoãn tiến độ sẽ ảnh hưởng đến chi phí dự án như thế nào. Tuy nhiên, nhiều tổ chức không có các công cụ và quy trình cần thiết để tích hợp đầy đủ ba đường cơ sở.

Ảnh sưu tầm

3. Làm thế nào để thiết lập đường cơ sở của dự án?

• Xác định phạm vi dự án
Để thiết lập đường cơ sở cho dự án, trước tiên bạn phải xác định phạm vi dự án của mình. Phạm vi dự án có thể được thực hiện với một tuyên bố phạm vi, đó là danh sách các mục tiêu của dự án và các sản phẩm kết quả. Bạn cần sử dụng cấu trúc phân chia công việc (WBS) để chia nhỏ thành các công việc và công việc con.

• Vạch ra lịch trình dự án (tiến độ cơ sở của dự án)
Bạn phải vạch ra lịch trình dự án của mình với những ngày đến hạn được xác định rõ ràng và thời hạn cuối cùng của dự án. Hãy sử dụng công cụ biểu đồ Gantt, nó sẽ giúp bạn chỉnh sửa và điều chỉnh theo thời hạn thay đổi dễ dàng hơn rất nhiều. Sau đó, ước tính mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, từ đó bạn phân bổ nguồn lực cho phù hợp.

• Xây dựng ngân sách
Bạn nên lập kế hoạch tổng chi phí cho dự án của mình. Bắt đầu bằng việc tính đến tất cả các yếu tố liên quan, bao gồm giá theo giờ, các nguồn lực sẵn có và các chi phí khác. Liên kết kế hoạch ngân sách này với tiến độ của bạn để đảm bảo cả hai đều phù hợp.

Ảnh sưu tầm

Đường cơ sở dự án của bạn phải được vạch ra rõ ràng trước khi bạn có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Lúc này, hãy tổ chức một cuộc họp để trình bày kế hoạch của bạn, giải quyết tất cả vấn đề, thắc mắc của các bên liên quan và thực hiện chỉnh sửa nào nếu cần thiết. Đây là một bước quan trọng trong việc thiết lập đường cơ sở cho dự án của bạn, vì nó giúp bạn nhận biết những lỗi thiết kế đang tiềm ẩn trong dự án đó, để bạn dễ dàng sửa chữa chúng trước khi bắt đầu dự án của mình.

4. Ví dụ để hiểu rõ hơn về đường cơ sở dự án

Công ty yêu cầu bạn tạo một chiến dịch truyền thông xã hội trùng với thời điểm ra mắt sản phẩm mới. Bạn được phân bổ ngân sách dự án và mục tiêu là xây dựng nhận diện thương hiệu và khuyến khích bán sản phẩm sớm.

Do đó, đường cơ sở dự án của bạn có thể trông giống như sau:
     Phạm vi: 500 đơn hàng
     Thời gian: 1 tháng
     Chi phí: 10.000.000 vnđ

Trong ví dụ này, trước tiên bạn phải phác thảo tất cả các nhiệm vụ cần thiết để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi và đạt được mục tiêu cuối cùng là 500 lượt bán hàng. Điều này sẽ bao gồm các kế hoạch cho các bài đăng trên mạng xã hội trên các nền tảng khác nhau với bản tóm tắt chi tiết cùng bản thiết kế. Sau đó, bạn có thể vạch ra lịch trình của mình trong bản nội dung, bao gồm ngày và giờ được tối ưu hóa cho mỗi bài đăng. Cuối cùng, tạo một ngân sách chi tiết để phân chia chi phí của bạn cho các khoản chi khác nhau, ví dụ: Phí cho quảng cáo Facebook, Google Ads,…

5. Bạn có thể thay đổi đường cơ sở của dự án không?

Một đường cơ sở của dự án nên được lập thành văn bản, đồng thời phải được kiểm soát. Đường cơ sở sẽ không được thay đổi nếu không tuân theo các thủ tục kiểm soát thay đổi. Khi muốn thay đổi đường cơ sở, bạn cần sử dụng biểu mẫu yêu cầu thay đổi và tuân theo quy trình phê duyệt thay đổi đã được lập thành văn bản.

Khi có một thay đổi đáng kể, dự án đó có thể được tái thiết lập đường cơ sở. Điều này có nghĩa là ban hành một đường cơ sở mới cho dự án, bạn nên lưu đường cơ sở cũ, sau đó tạo đường cơ sở mới dưới dạng kế hoạch mới để bạn không bị mất những dữ liệu cũ quan trọng.

Tuy nhiên, thường xuyên thay đổi đường cơ sở của dự án sẽ gây khó khăn cho việc sử dụng đường cơ sở làm thước đo tiến độ. Lúc đó, đường cơ sở thậm chí có thể trở nên vô nghĩahưng khi có một thay đổi đáng kể, dự án đó có thể được tái cơ sở. Điều này có nghĩa là ban hành một đường cơ sở mới cho dự án, và bạn nên lưu đường cơ sở cũ, sau đó tạo đường cơ sở mới dưới dạng kế hoạch mới để bạn không bị mất những dữ liệu cũ quan trọng.

6. 03 lợi ích của đường cơ sở dự án

• Cải thiện ước tính
Khả năng đo lường chi phí, tiến độ hoặc phạm vi thực tế dự án so với đường cơ sở có thể giúp cung cấp thông tin chi tiết về cách mà một dự án được thực hiện kém hiệu quả. Kiến thức này sau đó có thể được sử dụng để cải thiện kế hoạch và ước tính của dự án trong tương lai.

• Đánh giá hiệu suất tốt hơn
Như đã đề cập ở trên, một đường cơ sở cung cấp một tiêu chuẩn để đo lường kế hoạch của một dự án. Nếu không có đường cơ sở, rất khó để đánh giá một dự án đang hoạt động như thế nào.

• Tính toán giá trị thu được
Giá trị thu được (Earned Value - EV) cho phép bạn so sánh hiệu suất thực tế với kế hoạch. Tuy nhiên, nó không chỉ là một công cụ đánh giá hiệu suất đơn giản. Nó cũng cho phép bạn phân tích xu hướng của dự án và dự báo liệu một dự án có thể sẽ gặp sự cố trong tương lai hay không.

Ảnh sưu tầm

7. 06 vấn đề do không có đường cơ sở của dự án

• Cung ứng nguồn lực không đủ cho dự án
Nếu bạn không có tiến độ dự kiến, bạn có thể không biết mình sẽ cần những nguồn lực nào và khi nào cần.

• Lên lịch trình bị chậm trễ (do mua sắm sai thời gian, giao nguyên liệu, v.v.)
Nếu không biết khi nào bạn cần nguyên liệu, rất khó để đảm bảo chúng được đặt hàng đúng hạn. Đặc biệt nếu đó là thứ cần được đặt hàng trước hàng tuần hoặc hàng tháng.

• Các vấn đề về quản lý chất lượng
Một đường cơ sở phạm vi không rõ ràng có thể dẫn đến chất lượng không đạt tiêu chuẩn. Ví dụ: Nếu bạn biết sơn là cần thiết, nhưng không biết yêu cầu màu sơn hoặc độ dày, kết quả có thể không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của khách hàng.

• Thiếu quản lý thay đổi thích hợp
Nếu không có đường cơ sở, rất khó để theo dõi và quản lý các thay đổi. Nói cách khác, bạn không có thước đo nào để đo lường, vì vậy sẽ rất khó để biết liệu kết quả thực tế dự án có khác với dự kiến ban đầu hay không.

• Không có khả năng báo cáo chính xác tiến độ
Như với ví dụ trước đó, rất khó để biết liệu dự án có đang chạy chậm tiến độ hay không nếu bạn không có đường cơ sở để so sánh.

• Khách hàng hoặc nhà tài trợ không hài lòng
Bất kỳ vấn đề nào trong số năm vấn đề vừa nêu đều có thể dẫn đến hiệu suất dự án kém, điều này có nghĩa là các bên liên quan không hài lòng, bao gồm cả khách hàng, nhà tài trợ của bạn.

8. Tầm quan trọng của đường cơ sở dự án

Đường cơ sở của dự án là một công cụ quan trọng để đạt được một dự án thành công. Nó giúp bạn giám sát toàn bộ dự án, theo dõi hiệu suất, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và dễ dàng xác định các vấn đề cần thay đổi. Việc thiếu một đường cơ sở của dự án rõ ràng có thể dẫn đến sai lệch phạm vi, vượt quá chi phí và thậm chí có thể khiến cho dự án của bạn thất bại thảm hại.

Nếu đó là một dự án quan trọng, hoặc bạn quản lý nhiều hơn 05 dự án nhỏ thì một hệ thống phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho dự án của mình hiệu quả, quan trọng hơn, phần mềm quản lý dự án sẽ tạo đường cơ sở cho dự án, có thể hiển thị cho mọi thành viên trong nhóm dự án của bạn. Giờ đây, mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn và tỷ lệ thành công cho dự án của bạn cao hơn rất nhiều.