Nhân lực luôn là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình thực thi dự án vì thế nó vừa giúp một dự án nhanh chóng đi đến thành công vừa có thể là nguyên nhân khiến quá trình triển khai đi vào bế tắc. Giống như một đội bóng trước khi ra sân, huấn luyện viên cần biết được điểm mạnh, điểm yếu, vị trí tạo cơ hội phát huy của từng cầu thủ để sắp xếp, tập hợp nguồn lực cho đội hình chính và cả hàng ghế dự bị. Biết mình biết ta trăm trận trăm thắng, tuy nhiên với quản lý dự án chỉ cần hiểu rõ và phân bổ khoa học nguồn lực này đã có thể nắm chắc phần thắng trong tay.

Sau đây là tổng hợp tương đối đầy đủ những điều cần biết về lập kế hoạch nhân sự cho dự án.

Lập kế hoạch nguồn lực dự án là gì? Là khi mục tiêu của dự án được thống nhất và bắt đầu đi vào lập kế hoạch trước khi thực thi theo quy trình, một nhà quản lý cần dự tính được nguồn lực điều phối cho dự án này, cụ thể nhiệm vụ cho từng tổ chức đến cá nhân để phối hợp nhịp nhàng tạo ra hiệu quả triển khai như dự tính ban đầu. Không giống như một kế hoạch tuyển dụng hay điều phối nguồn lực trong doanh nghiệp, một dự án thường có ít thời gian hơn cho các quyết định phân bổ của mình, đồng thời chịu trách nhiệm lớn hơn bởi hậu quả thường khó khắc phục và phải trả bằng chi phí lớn hoặc thời gian quý giá – thứ luôn có hạn và quan trọng với mỗi dự án.

Quy trình lập kế hoạch nhân sự cho dự án.

Tập hợp công việc: Trước mỗi mục tiêu cụ thể nhà quản lý cần xác định một tập hợp các hành động cần làm để đạt được mục tiêu đó. Ở bước này bạn cần liệt kê chi tiết toàn bộ những gì sẽ xảy ra và cần xử lý dựa trên cơ sở tiến trình dự án trước khi đi đến kết quả cuối cùng. Ở mỗi công việc, cần xác định chi tiết điều kiện đảm bảo hoàn thành, thời hạn, sự phụ thuộc và các nhân tố tác động.

Thiết lập cấu trúc công việc: Đứng trước một tập các công việc khác nhau, bạn cần bắt tay vào việc phân loại, đưa chúng vào các nhóm tương ứng với vị trí có nhiệm vụ kiểm soát và giải quyết các công việc này. Người quản lý dự án phải xác định các kỹ năng, kiến ​​thức và kinh nghiệm cần thiết cho mỗi vai trò làm cơ sở cho bước đo ni đóng giày – chọn người phù hợp. Bạn có thể sử dụng công cụ cấu trúc phân chia công việc (WBS- Work Breakdown Structure) để tập hợp các yếu tố công việc rời rạc theo mức độ ưu tiên, khả năng hoàn thành….Khi đã có một mục lục công việc rõ ràng, nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn trong kiểm soát thực thi ở giai đoạn tiếp theo.

Chọn lựa và phân quyền: Một kế hoạch dự án luôn bao gồm thông tin về số lượng và chất lượng nhân sự có được trong quá trình tìm kiếm và phân bổ. Với mỗi vị trí khác nhau cùng yêu cầu năng lực tương ứng, nhà quản lý luôn đứng trước các quyết định phân bổ nguồn lực chủ quan trước khi một dự án đi vào triển khai.

Làm thế nào để lập kế hoạch nhân sự cho dự án khoa học nhất?

Trước khi thực hiện bất kì hành động nào trong một dự án đều cần hiểu rõ mục tiêu của nó là gì. Có thể đội của bạn không có những người thực sự tuyệt vời nhưng chỉ cần họ mang lại giá trị lao động, có ý nghĩa với mục tiêu cuối cùng thì việc đưa kế hoạch quản lý nhân lực vào kế hoạch quản lý tổng thể dự án sẽ giúp bạn tạo ra một đội phối hợp hiệu quả hơn cả. Nó cho phép bạn đánh giá nhân sự một cách chính xác nhất dựa vào những gì họ đang tác động tới đồng thời hai mục tiêu này.

Ở bước phân bổ, bạn chưa thể đánh giá quyết định của mình có chính xác hay không cho đến khi dự án thực sự đi vào hoạt động. Vì thế một kế hoạch cần được thiết kế linh động, sẵn sàng phân bổ lại phù hợp hơn với thực trạng triển khai và thích ứng với nhu cầu phát sinh trong quá trình thực thi dự án. Để xác định nhu cầu thay đổi cơ cấu nhân sự ban đầu cần nắm được năng lực thực tế của mỗi thành viên khi đưa vào môi trường dự án, nó thể hiện thông qua tiến độ cá nhân, sự tương tác và phản ứng xử lý công việc. Để theo dõi chính xác và đánh giá kịp thời, một phần mềm quản lý dự án sẽ giúp các nhà quản lý làm điều này tốt hơn, đồng thời giải pháp này cũng giúp bạn lưu trữ lịch sử phân bổ của mình phục vụ cho các quyết định khác sau khi dự án kết thúc.

Khi thực hiện, một vị trí nhân sự có thể không hoàn toàn tham gia vào tất cả các hạng mục triển khai của dự án. Vì thế với các vị trí nhân sự đơn giản hoặc đang phát sinh khoảng thời gian rảnh rỗi, nhà quản lý có thể sắp xếp, điều động họ xử lý các công việc khác nằm trong khả năng của họ. Bạn có thể sắp xếp một nhân sự tham gia vào hai dự án khác nhau mà vẫn giữ được hiệu quả làm việc và tiết kiệm đánh kể chi phí. Để việc luân chuyển và phối hợp này không gặp sai sót hay trùng lặp, một số giải pháp phần mềm giúp bạn quản lý đồng thời đa dự án và linh động điều chuyển nguồn lực giữa các dự án giúp tiết kiệm chi phí nhân công tối đa.

Một kế hoạch nhân sự được thiết kế khoa học và hiệu quả sẽ giúp dự án đi đến mục tiêu nhanh hơn và tiết kiệm hơn trong quá trình triển khai của mình, bên cạnh đó nó còn giúp bạn có được nhận định chính xác về chất lượng nguồn lực để sử dụng cho các dự án tiếp theo.