Một dự án muốn đi đến thành công thì cần đòi hỏi hội tụ ở người quản trị rất nhiều kĩ năng, trong đó đặc biệt phải kể đến cái tài phân tích và kiểm soát dự án. Để hỗ trợ vấn đề này, khái niệm phân cấp công việc (WBS – Work Breakdown Structure) ra đời đã đem lại công cụ đắc lực hiệu quả cho các nhà quản trị dự án.

WBS là gì?

Phân cấp công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là khái niệm dùng để mô tả việc tách và chia nhỏ đối tượng công việc để dễ dàng, thuận tiện hơn trong việc triển khai và kiểm soát. Theo đó, các việc nhỏ cần phải đảm bảo nằm trong phạm vi, giải quyết mục tiêu của công việc cha. Đồng thời, giữa các công việc nhỏ có thể độc lập hoặc có mối quan hệ phụ thuộc hoàn thành với nhau. Công việc cha chỉ được coi là hoàn thành khi tất cả các công việc con của nó đã được xử lý.

Dưới đây là minh họa sử dụng phân cấp công việc trong dự án thi công một căn nhà:

Hiệu quả khi ứng dụng WBS

- Tạo cấu trúc công việc đơn giản hơn nhưng hiệu quả hơn:

Khi một tập các công việc được gom về cùng tính chất và cách thực hiện thì việc kiểm soát nó sẽ đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Đồng thời, việc phân chia nguồn lực phù hợp ứng với các công việc sẽ tạo ra sự chuyên môn hóa thúc đẩy năng suất cao hơn đồng nghĩa hiệu quả được cải tiến rõ rệt.

- Phân tích chi phí để kiểm soát tốt hơn:

Với mỗi nhiệm vụ nhỏ được phân chia, các nhà quản lý dễ dàng dự tính được chi phí tương ứng cần thiết để thực hiện đồng thời đảm bảo chi phí trên tổng các nhiệm vụ trong từng gói công việc không vượt quá ngân sách. Điều này cũng một phần hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát tốt hơn nguồn tài nguyên này thông qua chi phí thực tế tiêu hao, việc kiểm soát tốt từ những công việc nhỏ giúp một dự án sử dụng ngân sách hiệu quả hơn cả.

- Tiến độ dự án được liên tục điều chỉnh và cải thiện:

Khi phân cấp công việc, nhà quản lý có thể thiết lập thời hạn và phân quyền chi tiết ứng với mỗi công việc. Nhờ vậy, việc chậm tiến độ công việc có thể dễ dàng kiểm soát và khắc phục hơn thông qua các cảnh báo và nhắc nhở. Đồng thời dễ dàng nắm bắt được nguyên nhân, người chịu trách nhiệm cho các chậm trễ đó. Khi đó, việc kiểm soát tiến độ dự án sẽ trở nên kịp thời hơn, hiệu quả hơn và chi tiết hơn.

- Đánh giá chính xác một vấn đề:

Khi một vấn đề tốt hay xấu được phản ánh ở các đầu việc lớn trong một dự án, nhà quản lý nhanh chóng đánh giá được tầm ảnh hưởng của nó tới cả tiến trình thông qua một cấu trúc phân cấp công việc rõ ràng. Việc ứng dụng WBS giống như chìa khóa mở ra cách giải quyết các vấn đề phát sinh khi xác định được cụ thể nguyên nhân, điểm xuất phát của vấn đề và các đơn vị có trách nhiệm khắc phục.

- Cải thiện hiệu suất:

Dựa vào sự minh bạch trong phân chia công việc và giới hạn phạm vi, sẽ hạn chế sự nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm và thiếu công bằng khi đánh giá hiệu suất cá nhân. Các công việc được chia nhỏ tối đa giúp nhà quản lý có đánh giá khách quan về nguồn lực đang sử dụng cho từng đầu việc. Thước đo này góp phần giúp dự án hoạt động với nền tảng công bằng và minh bạch hơn.

Cơ sở để ứng dụng WBS

Giống như phương pháp chia nhỏ mục tiêu, việc cơ cấu và phân chia công việc cũng xuất phát từ những dự tính ban đầu và được điều chỉnh liên tục trong quá trình thực hiện. Trước khi triển khai WBS vào một dự án cụ thể, nhà quản lý cần căn cứ vào mục tiêu dự án, ngân sách dự án cũng như các tài nguyên sẵn có khác liên quan đến dự án để từ đó xác định các hạng mục chính cần tập trung giải quyết. Từ đó triển khai các hạng mục này thành các công việc chi tiết có thời gian, chi phí, phạm vi, trách nhiệm giải quyết cụ thể. Công việc càng được phân tích chi tiết thì càng dễ triển khai, hiệu quả cao hơn và dự án do đó cũng ít gặp rủi ro hơn.

Khi triển khai nhiều dự án cùng lúc, việc xây dựng phân cấp công việc cho từng dự án cũng như việc quản lý chúng sẽ trở nên phức tạp hơn. Nếu xử lý chưa thực sự khoa học, không những bạn đã bỏ qua cơ hội giảm thiểu chi phí, khai thác hiệu quả nguồn lực mà có thể còn gặp phải các vấn đề như chồng chéo công việc, xử lý thiếu tập trung và mất kiểm soát trong mọi mặt. Ngày nay, với xu hướng tin học hóa, ứng dụng giải pháp phần mềm sẽ giúp bạn nhìn nhận cấu trúc công việc trực quan, kiểm soát công việc tốt hơn đồng thời tạo cơ hội tiết kiệm tối đa chi phí cũng như thời gian thực hiện.