Để tối đa hóa và kéo dài tuổi thọ hữu ích của hệ thống tài sản - trang thiết bị tại nhà máy, phân xưởng giúp giảm chi phí bảo trì, kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho và đạt được cái nhìn tổng thể về tài sản trong các quy trình sản xuất của nhà máy, việc số hóa hệ thống tài sản là rất quan trọng. Bất kể vai trò của bạn trong sản xuất hay quy mô hoạt động của doanh nghiệp bạn như thế nào, bạn cần phải quản lý hệ thống tài sản có giá trị của doanh nghiệp để hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả nhất.

Ảnh sưu tầm

1. Tại sao số hóa tài sản lại quan trọng đối với nhà máy sản xuất chế biến?

Hậu Covid, các doanh nghiệp sản xuất khởi động mạnh mẽ trở lại nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh, khi mà mỗi ngày có hàng nghìn doanh nghiệp thành lập mới thì sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, nhu cầu của khách hàng và điều kiện thị trường biến động thường xuyên hơn, doanh nghiệp sản xuất cần đạt mọi lợi thế mà họ có thể có được để tối ưu hóa quy trình sản xuất, cắt giảm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất.

Mặc dù quản lý tài sản sản xuất tập trung vào tài sản vật chất, nhưng nó có tác động trực tiếp đến nguồn nhân lực, tài sản tài chính và tài sản thông tin của doanh nghiệp. Vì vậy, muốn quản lý tài sản hiệu quả để nâng cao hiệu suất kinh doanh cần phải tích hợp tốt tất cả các yếu tố liên quan của các tài sản.

Việc quản lý tài sản có thể giúp cho nhà máy sản xuất:

• Theo dõi vị trí và quản lý hàng tồn kho cũng như việc sử dụng tài sản
• Đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn
• Tuân thủ các quy định về tác động môi trường
• Thích ứng nhanh chóng với nhu cầu thay đổi của khách hàng
• Điều chỉnh và tự động hóa lịch trình bảo trì để cắt giảm chi phí bảo trì và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động
• Hợp lý hóa quy trình sản xuất để đạt hiệu quả cao hơn
• Dự đoán và lập ngân sách cho việc mua tài sản trong tương lai
• Cải thiện báo cáo để các hoạt động tài chính, lập ngân sách diễn ra suôn sẻ hơn
• Thích ứng với tình trạng thiếu nguồn nhân lực và thiếu kỹ năng kỹ thuật

Nếu là chủ một doanh nghiệp sản xuất với số lượng lớn tài sản như máy móc, nhà xưởng, dây chuyền, công cụ dụng cụ thì lựa chọn tốt nhất của bạn là số hóa hệ thống tài sản của doanh nghiệp với một ứng dụng Phần mềm quản lý tài sản.

2. Điều gì sẽ xảy ra khi một tổ chức không được trang bị phần mềm quản lý tài sản?

Dưới đây là một số vấn đề phải đối mặt khi một doanh nghiệp sản xuất không được trang bị phần mềm quản lý tài sản.

• Không thể định danh tài sản và rủi ro thất lạc tài sản cao

Trong ngành công nghiệp sản xuất, có rất nhiều phòng ban - bộ phận khác nhau, nhiều tài sản có giá trị đắt đỏ và số lượng nhân viên rất lớn. Kiểm tra từng nhân viên và từng tài sản là một công việc vô cùng tốn kém và không hiệu quả. Điều này làm phát sinh tình trạng các tài sản đắt tiền dễ bị thất lạc, thất thoát.

Hơn nữa, đặc thù công việc của doanh nghiệp sản xuất thường xuyên phải di chuyển ở nhiều địa điểm khác nhau, đòi hỏi việc theo dõi và quản lý tài sản phải được vận hành liên tục, nếu không hoạt động tại các nhà máy sẽ bị trì trệ, gián đoạn, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với người quản lý, điều quan trọng là phải biết tài sản nào đã, đang và không được sử dụng hoặc tài sản nào đã thất lạc.

• Lợi tức đầu tư thấp

Việc bảo trì bất kỳ tài sản nào là phần cứng hoặc phần mềm cũng rất tốn kém chi phí và mất thời gian. Bạn sẽ rất khó để kiểm tra thường xuyên và chính xác tất cả tài sản - trang thiết bị hay vật tư và các ứng dụng phần mềm tại doanh nghiệp. Điều này dẫn đến lợi tức đầu tư kém.

• Thiếu công cụ phân tích dữ liệu

Ngành sản xuất đang được số hóa nhanh chóng. Với những công cụ trực tuyến, nhiều công ty đã rất nỗ lực để ghi lại chi phí bảo trì, thời gian sử dụng và ghi lại số giờ lao động. Tuy nhiên, phần lớn công ty sản xuất không được trang bị hệ thống quản lý phù hợp để diễn giải dữ liệu sơ cấp thành các hướng hành động đúng đắn. Điều này dẫn đến khối lượng lớn thông tin sẽ bị lãng phí với việc sử dụng tài sản dưới mức tối ưu.

Ảnh sưu tầm

• Hiệu suất tài sản giảm

Tài sản hoạt động không đúng cách hoặc bạn không hiểu biết sâu sắc về trang thiết bị trong nhà máy khiến năng suất hoạt động bị giảm và tăng thời gian ngừng hoạt động. Điều này dẫn đến mất thời gian, chi phí và lợi nhuận giảm.
Đồng thời, cần lưu ý việc đối chiếu và kiểm kê giữa hóa đơn với số lượng tài sản thực tế nhận được và cần phải đảm bảo tài sản, thiết bị đến tay còn nguyên đai nguyên kiện.

3. 03 lợi ích hàng đầu của phần mềm quản lý tài sản đối với ngành sản xuất

Dưới đây là một số lợi ích hàng đầu của việc quản lý tài sản đối với lĩnh vực sản xuất:

• Định danh và theo dõi tài sản hiệu quả

Một doanh nghiệp sản xuất có thể có số lượng nhà máy trải dài về mặt địa lý trên toàn quốc. Việc không giám sát tài sản có thể làm gia tăng tình trạng thất thoát và thất lạc trang thiết bị tại nhà máy sản xuất. Có thể có trường hợp sai thông tin khi các công việc bị quản lý sai do không có sự phối hợp giữa các bộ phận.

Vì vậy, việc định danh cho tài sản là rất quan trọng giúp bạn giám sát và nắm bắt tình trạng của tài sản một cách kịp thời, chính xác và khoa học.

Hệ thống quản lý tài sản nhà máy cho phép các công ty theo dõi mọi vị trí nơi mà máy móc đang được sử dụng nhờ hệ thống thẻ tài sản. Thẻ tài sản giúp bạn quản lý thông tin tài sản, thông tin sử dụng tài sản một cách chi tiết. Tạo dựng mối liên kết rõ ràng trong việc chịu trách nhiệm về tài sản giữa nhà cung cấp, người sử dụng và bộ phận bảo trì.

Ngoài ra, phần mềm quản lý tài sản cho phép bạn theo dõi tổng quan lịch sử quá trình sử dụng và chi tiết quản lý của từng tài sản trong doanh nghiệp.

Với tính năng tích hợp thiết bị in tem nhãn cho tất cả các loại tài sản, bạn có thể định danh từng trang thiết bị, vật tư nhanh chóng, giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu thời gian.

• Giảm thiểu sự cố về tài sản

Một sự cố đột xuất xảy ra không chỉ gây tốn kém tiền bạc mà còn làm giảm năng suất của tổ chức, công nhân có thể trở nên nhàn rỗi, không có việc làm vì sự cố máy móc. Tài sản không được bảo dưỡng thường xuyên có thể gây ra hỏng hóc ngoài ý muốn, phải sửa chữa, thay thế linh kiện máy móc tốn kém.

Nhờ tính năng tự động lập kế hoach bảo trì, kiểm định, mua bảo hiểm định kỳ cho tài sản. Một hệ thống quản lý tài sản sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý thông tin về chi phí, thời gian bảo dưỡng, sửa chữa liên quan đến tài sản. Bạn có thể yên tâm vì những sự cố như tài sản bị hư hỏng, ngừng hoạt động sẽ được hạn chế tối đa.

• Kéo dài tuổi thọ tài sản

Tầm quan trọng của việc bảo trì được nhận ra khi máy móc hoặc phương tiện được sử dụng cho khối lượng công việc nặng. Với tính năng quản lý và theo dõi sử dụng tài sản, bạn sẽ nhận được những bản cập nhật thường xuyên để bảo trì máy móc, trang thiết bị của mình.

Ảnh sưu tầm

Theo dõi tuổi thọ tài sản cũng rất quan trọng và cần thiết đối với một doanh nghiệp sản xuất. Với phần mềm quản lý tài sản, thật dễ dàng để tìm hiểu xem tài sản có hoạt động bình thường hay không, có cần bảo trì hay không,... Nhìn chung, một hệ thống quản lý tài sản sẽ đảm bảo rằng tài sản của bạn đang hoạt động tốt và hoạt động như mong đợi.

Khi đánh giá được tình trạng tài sản của mình, bạn có thể đưa ra các quyết định đúng đắn giúp tiết kiệm chi phí và kéo dài tuổi thọ của tài sản. Một trong những lợi ích chính của việc theo dõi tài sản là nó cho phép theo dõi, quản lý và tăng vòng đời của tài sản. Theo dõi tài sản cung cấp  bản cập nhật và báo cáo thường xuyên về việc duy trì tài sản. Do đó, tuổi thọ của tài sản được tối ưu hóa.

4. Kết luận

Quản lý tài sản rất quan trọng vì nó hỗ trợ truy xuất thông tin đầy đủ về vòng đời tài sản. Hệ thống quản lý tài sản tập trung sẽ giúp kiểm soát chi phí và tích hợp với các hệ thống khác để có được tất cả thông tin về tất cả tài sản tại một địa điểm.