Trong hơn hai năm gần đây đại dịch Covid đã cho chúng ta những thách thức mới và buộc các doanh nghiệp dần phải đổi mới bản thân, số hóa hệ thống và ngành y tế cũng không ngoại lệ. Thống kê cho thấy, trang thiết bị y tế hiện có khoảng 15 nghìn chủng loại, mỗi chủng loại đều có sản phẩm ở các mức độ rủi ro khác nhau, không có giới hạn về nguyên vật liệu hay chỉ định mục đích sử dụng. Số liệu cho thấy trang thiết bị y tế trong một cơ sở khám chữa bệnh là rất lớn thậm chí còn lớn hơn rất nhiều so với con số đã thống kê

Vậy đội ngũ quản lý tài sản có thể đã gặp những vướng mắc gì?

Vấn đề dễ thấy nhất có thể thấy là không quản lý được chính xác tổng số tài sản, vật tư có trong tổ chức y tế. Theo như con số thống kê (khoảng 15.000 chủng loại thiết bị y tế) chúng ta có thể hoàn toàn hiểu được lý do tại sao không thể quản lý xuể được những vật tư y tế. Chính điều này khiến cho các cơ sở khám chữa bệnh có thể:

1. Gây lãng phí

Theo như con số thống kê tại Bộ Y tế, Kiểm Toán Nhà Nước đã kiểm toán chọn mẫu 15 bệnh viện và phát hiện ra số tài sản theo nguyên giá còn sử dụng chưa hiệu quả, có phần lãng phí trị giá 150 tỷ đồng. Đánh giá tình trạng sử dụng trang thiết bị y tế chưa hiệu quả, ông Nguyễn Văn Tân dẫn chứng: Tại 15 bệnh viện của Bộ Y tế có 98 thiết bị chưa sử dụng hoặc ít sử dụng trị giá 46 tỷ đồng; 157 thiết bị hỏng chưa kịp thời sửa chữa để sử dụng trị giá 74 tỷ đồng; 228 thiết bị hỏng không sửa chữa được nhưng cũng không được thanh lý với trị giá 45 tỷ đồng. Còn tại 8 tỉnh, thành phố được kiểm toán, có 1.225 thiết bị sử dụng chưa hiệu quả với tổng trị giá 371 tỷ đồng, trong đó tài sản hỏng và không sử dụng được có tổng trị giá 68 tỷ đồng; tài sản hỏng chưa sử dụng là 151 tỷ đồng; tài sản ít sử dụng hoặc chưa sử dụng là 151 tỷ đồng. Đây chính là hiện thực của việc lãng phí vật tư y tế. Khi sự việc này xảy ra nhiều lần bệnh viên sẽ phải lãng phí rất nhiều tiền của.

2. Mất thời gian kiểm kê

Khảo sát tại 1 Bệnh viện cho thấy để hoàn thành công tác kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ sẽ cần phải thành lập cả một tổ kiểm kê là đại diện các khoa phòng và dành ra một khoảng thời gian trung bình từ 30 – 90 ngày để hoàn thành công tác kiểm kê tài sản của toàn bệnh viện. Lý do vì sao phải cần nhiều thời gian và nguồn lực như vậy? Khảo sát cho thấy, do số lượng tài sản, trang thiết bị y tế, vật tư tại 1 bệnh viện tuyến tỉnh có thể lên đến con số chục vạn mã, nhiều khoa phòng, đặc tính của tài sản, trang thiết bị trong ngành y phức tạp, dữ liệu chưa được số hóa và thống nhất quy cách quản lý.

Việc quản lý 1 khối lượng tài sản lớn như vậy thì chuyện sai sót hoàn toàn có thể xảy ra nhưng câu hỏi đặt ra là làm sao có thể giải quyết được?
Thời đại 4.0, khắp mọi nơi chúng ta đều nghe thấy cụm từ số hóa hay 4.0, cuộc cách mạng 4.0 trên mọi ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh nhằm tối ưu công tác quản lý, nâng cao hiệu suất trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, phù hợp và bắt kịp với xu thế công nghệ của thế giới.
Với ngành y thì một giải pháp quản lý tài sản có thể là một sự lựa chọn phù hợp để giúp cho tổ chức y tế thực hiện các công việc số hóa toàn bộ hệ thống tài sản, trang thiết bị y tế của tổ chức. Giải pháp bao gồm ứng dụng phần mềm quản lý tài sản (Asset managerment software) để quản lý và theo dõi thông tin tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư y tế và hệ thống phần cứng như: Thiết bị đầu đọc mã vạch, các loại nhãn dán định danh cho tài sản, vật tư theo đặc thù của ngành (Tham khảo các loại nhãn cho tài sản tại đây ). Một quy trình quản lý toàn diện sẽ giúp tổ chức y tế, bệnh viện có thể duy trì, kiểm soát và phân tích hiệu quả tài sản cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng của mình ở tất cả các giai đoạn của vòng đời tài sản.
Tuy nhiên việc số hóa hệ thống tài sản, trang thiết bị của tổ chức y tế không hề đơn giản, bởi thực trạng ở những tổ chức, cơ sở y tế tại Việt Nam công tác quản lý tài sản vẫn còn rất thủ công và đơn giản, chưa có sự kết nối liên kết giữa các Khoa-Phòng. Chính vì vậy mà phần nào gây ra những khó khăn, trở ngại cho nhà Lãnh đạo khi cần thống kê, đánh giá hiệu quả của các loại tài sản, thiết bị của tổ chức.
Để cải tổ, để nâng cấp, để phục vụ người bệnh ngày một tốt hơn, tổ chức y tế cần quản lý hiệu quả tài sản, thiết bị của mình nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng, đánh giá đầu tư hiệu quả và tính sẵn sàng của tài sản, thiết bị sẽ giúp cho tổ chức y tế luôn chủ động trong việc khai thác, sử dụng và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khám và chữa bệnh của bệnh nhân.