Một trong những việc cần làm khi mua sắm và trang bị tài sản là định danh tài sản nhằm mục đích quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản. Điều đó có nghĩa chúng ta cần gắn mã cho tài sản và dán lên tài sản tem nhãn tương ứng để quản lý.

Trong bài viết này chúng tôi xin nêu lên một số nguyên tắc về tem nhãn tài sản để Quý vị có thể tham khảo cho công tác quản lý tài sản tại Đơn vị của mình.

1. Thông tin trên tem nhãn tài sản

Tùy vào nhu cầu sử dụng, quy cách quản lý của mỗi Đơn vị cũng như loại tài sản mà Đơn vị quản lý, thông tin trên tem nhãn tài sản nên chỉ chứa các thông tin cố định như:
- Tên Cơ quan/ Đơn vị
- Mã tài sản
- Tên tài sản
- Ngày tháng năm đưa tài sản vào sử dụng
Ngoài ra một số thông tin khác cũng có thể lựa chọn đưa vào thẻ tài sản, tuy nhiên thông tin này là biến động vì vậy mà Đơn vị sử dụng tài sản nên lưu ý khi đưa các thông tin này lên bởi nhược điểm của nó là khi có điều chuyển thì người quản lý tài sản sẽ cần phải dán lại nhãn mới cho Tài sản đó. Thông tin gồm có:
- Phòng ban (Department)
- Khu vực (Zone)
- Nhân viên (Staff)
Ngày nay với việc quản lý tài sản bằng Barcode giúp cho người dùng có thể tra cứu và truy xuất ra thông tin chi tiết của tài sản bằng cách quét mã vạch bằng các ứng dụng được cài đặt trên smartphone hoặc thiết bị kiểm kê chuyên dụng. Vì vậy trên một nhãn tài sản thường sẽ không chứa quá nhiều thông tin, về mặt mĩ quan tem nhãn in ra sẽ nhỏ gọn và tinh tế.

2. Loại tem và chất liệu tem cho loại tài sản và môi trường sử dụng

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại giấy, decan được thiết kế phục vụ cho việc in tem nhãn tài sản. Tùy vào điều kiện kinh tế, mục đích sử dụng, nhu cầu quản lý Đơn vị có thể tìm mua loại nhãn phù hợp để in tem nhãn tài sản. Dưới đây chúng tôi xin được đề cập tới 3 loại nhãn để Quý vị có thể tham khảo cho giải pháp tem nhãn của Đơn vị mình:

- Nhãn TZE của hãng Brother với lớp Laminate giúp: Chống trầy xước; Chống bay màu; Độ bám dính cao; Chống dung môi hóa chất; Chịu nhiệt, chống nước. Đây là loại nhãn chuyên dụng dùng cho quản lý tài sản. Do có lớp màng bảo vệ ở bên ngoài nên có thể chịu được trong môi trường nước, hóa chất nên loại nhãn này được đánh giá là có độ bên cao, trong điều kiện bình thường mà không bị bong tróc, mờ chữ, rách nát như các loại nhãn thông thường.

- Nhãn giấy: Là loại nhãn phổ cập và có thể mua ở nhiều cửa hàng bán văn phòng phẩm, thiết bị máy tính hay linh kiện – phụ kiện thiết bị công nghệ thông tin. Loại nhãn này có ưu điểm là giá thành rẻ, dùng được cho nhiều loại máy in và có đa dạng kích thước tùy nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên loại nhãn này lại có nhược điểm là độ bám dính kém, không chịu được trong điều kiện môi trường ẩm ướt vì vậy độ bền của loại nhãn này cũng không lâu dài như các dòng nhãn thông minh khác.

- Nhãn RFID: Là loại nhãn sử dụng công nghệ nhận dạng qua tần số vô tuyến, là một công nghệ dùng kết nối sóng vô tuyến để tự động xác định và theo dõi các thẻ nhận dạng gắn vào Tài sản. Công nghệ này sử dụng một thẻ điện tử chứa thông tin được lưu trữ bằng điện tử, đối tượng cần theo dõi. Công nghệ này cho phép một thiết bị đọc thông tin chứa trong thẻ chíp không tiếp xúc ở khoảng cách xa. Loại nhãn này có ưu điểm là có thể đọc được ở khoảng cách xa lên tới 3 – 5m, tuy nhiên do loại nhãn RFID này được xếp vào loại nhãn thông minh nên chi phí và giá thành của nhãn tương đối cao bởi các thiết bị đi kèm như máy in nhãn, đầu đọc đều phải là loại chuyên dụng cho dòng nhãn RFID.

3. Một số mẫu tem nhãn tài sản tham khảo

Tùy vào loại tài sản, thông tin cần hiển thị trên tài sản mà Đơn vị có thể lựa chọn thiết kế loại nhãn có kích thước phù hợp. Nhãn thông thường có kích thước từ 9mm – 62mm hoặc cũng có thể lớn hơn tùy vào mục đích sử dụng của Đơn vị.

Dưới đây là một số mẫu nhãn Tài sản thông dụng trong quản lý tài sản:

• Nhãn sử dụng Code 39

   

  

  

   

• Nhãn sử dụng QRcode

   

  

  

   

• Nhãn RFID