Xếp lịch hẹn của Khách hàng và lịch làm việc cho nhân viên đóng vai trò rất quan trọng đối với việc quản lý một hay chuỗi các Salon, Spa. Tối ưu hóa quy trình xếp lịch hẹn trên thực tế có thể giúp tăng lợi nhuận và mang tới sự hài lòng đầu tiên và cũng rất quan trọng cho Khách hàng. Ngoài ra, việc xếp lịch hẹn hợp lý hơn còn giúp tăng năng suất và thái độ làm việc của nhân viên, và qua đó nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng. Nếu bạn là chủ Salon, Spa hay quản lý cấp cao trong ngành dịch vụ làm đẹp, những gợi ý sau có thể giúp bạn tối ưu hóa cách xếp lịch làm hẹn và sử dụng hiệu quả nguồn lực (nhân viên, bàn, phòng) của mình một cách hợp lý.

1. Đặt lịch hẹn trực tuyến

Với thời đại công nghệ 4G như hiện nay, việc thực hiện booking online sẽ giúp bạn lấy được lịch hẹn trong 24 giờ một ngày và 365 ngày một năm và cực kì thuận tiện khi khách hàng của bạn có thể đặt lịch hẹn mọi lúc, mọi nơi bất cứ lúc nào. Nó cho phép bạn biết rằng bạn có thể nhận được bao nhiêu lịch hẹn sử dụng dịch vụ của khách hàng. Việc cho phép khách hàng đặt booking online và áp dụng thanh toán trước 1 phần còn giúp bạn chắc chắn rằng khách hàng sẽ sử dụng dịch vụ của bạn vì ngay sau khi đặt lịch hẹn, khách hàng sẽ thanh toán trước 1 phần chi phí cho dịch vụ mà họ muốn dùng. Thật đơn giản và dễ dàng cho chính bạn và khách hàng của bạn.

2. Quản lý lịch hẹn theo phương thức truyền thống

Cách thức này tuy khá phổ biến với cả nhà quản lý và khách hàng của bạn. Tuy nhiên do thời đại công nghệ tiên tiến tới đâ;u thì việc một hoặc một tập khách hàng của bạn vẫn duy trì thói quan cũ là sử dụng cách thức gọi điện thoại cho Salon, Spa của bạn để đặt lịch hẹn vẫn đang được nhiều khách hàng tin dùng. Bởi đôi khi khách hàng của bạn ngại tiếp xúc với công nghệ mới, hoặc chỉ đơn giản là họ không nhớ địa chỉ website của Salon, Spa của bạn hay ngại điền thông tin trên form đặt lịch hẹn. Việc tiếp nhận các lịch hẹn theo phương thức truyền thống cũng là vấn đề bạn sẽ phải rất quan tâm. Bởi khi nhân viên tiếp nhận của bạn truyền được cảm hứng cho khách hàng hay chỉ đơn thuần là tỏ thái độ niềm nở và hòa nhã với khách hàng cũng sẽ giúp bạn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng của mình. Bạn cần có 1 ứng dụng phần mềm để quản lý các lịch hẹn sao cho khoa học và dễ dàng tra cứu nhất để bất cứ thời điểm nào nhân viên của bạn cũng biết được thời điểm nào họ có thể nhận được lịch hẹn với khách hàng, bàn nào, vị trí nào còn trống để nhận khách và quan trọng nữa là nhân viên nào có thể tiếp nhận lịch hẹn đó để làm dịch vụ cho khách hàng của bạn. Hãy hết sức lưu ý vì việc sắp xếp lịch hẹn khoa học là việc rất quan trọng vì bạn sẽ cân bằng được giữa doanh thu, bố trí nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng đủ để đáp ứng những thượng đế của mình.

3. Xác nhận lịch hẹn

Việc xác nhận lịch hẹn với khách hàng hết sức quan trọng mà bạn không nên bỏ qua. Khi xác nhận lại lịch hẹn với khách hàng, bạn sẽ biết được % cơ hội đó biến thành đơn hàng thực sự là bao nhiêu từ đó bạn sẽ bố trí được nhân sự pho hợp đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Chúng tôi khuyên Bạn nên xác nhận lịch hẹn trước 24h khi đến lịch hẹn.

4. Nhắc lịch hẹn tự động

Sau khi khách hàng đã đặt lịch hẹn sử dụng dịch vụ tại Salon - Spa của bạn, sẽ thật thiếu xót nếu bạn không gửi một thông điệp nhắc lịch hẹn tới khách hàng bởi vì đôi khi khách hàng của bạn vì một lý do nào đó mà họ quên mất giờ hẹn hoặc thậm trí quên không nhớ rằng mình sẽ cần tới Salon - Spa. Chúng tôi khuyên Bạn nên đặt chế độ nhắc trước thời điểm hẹn 1-2h. Sẽ càng thiếu xót khi khách hàng của bạn đã sử dụng dịch vụ và đến thời hạn để refesh lại dịch vụ bạn không gửi một thông điệp để nhắc khách hàng của mình cần làm mới. Vậy với công cụ hỗ trợ nhắc lịch hẹn tự động sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn. Hãy nhớ rằng chỉ một thông điệp nhỏ thôi cũng sẽ giúp Khách hàng của bạn thật sự hài lòng và yên tâm khi sử dụng dịch vụ của bạn.

5. Chuẩn bị tốt nguồn lực

Để đảm bảo việc tiếp nhận các lịch hẹn của khách hàng được liên tục và không gián đoạn thì công tác chuẩn bị nguồn lực là việc bạn cần hết sức lưu tâ;m. Châm ngôn có câu "mất bò mới lo làm chuồng" vì vậy bạn cần có sự chuẩn bị về nguồn lực sẵn sàng trước khi tiếp nhận các lịch hẹn. Là Quản lý bạn sẽ cần điều phối, sắp xếp lịch làm việc của nhân viên pho hợp với những lịch hẹn của khách hàng. Lưu ý luôn sắp xếp ít nhất 01 thợ lành nghề tại mỗi ca làm việc. Việc này sẽ giúp bạn chủ động trong việc xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra mà không làm khách hàng của bạn phật ý và không hài lòng.

Với 5 gợi ý nhỏ trên, chúng tôi hi vọng quý vị sẽ có được những ý tưởng nhỏ cho mình trong việc quản lý và điều phối lịch hẹn tại SALON. Bạn có thể tham khảo thêm tại đây về cách quản lý lịch hẹn trên SINNOVA-SALON.