Quản lý tài sản không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Đặc biệt nếu bạn có một lượng lớn tài sản mà bạn phải quản lý. Mặc dù có nhiều thách thức khác nhau mà bạn chắc chắn phải đối mặt trong việc quản lý tài sản của mình, nhưng không phải là không thể làm cho quá trình này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp 06 cách bạn có thể triển khai để đơn giản hóa việc quản lý tài sản để bạn có thể nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của mình.

1. Xác định một người hoặc một nhóm đáng tin cậy chịu trách nhiệm về tài sản

Bạn có thể có rất nhiều điều trong công việc kinh doanh của mình phải suy nghĩ. Bạn không thể kiểm soát mọi yếu tố của doanh nghiệp, đặc biệt là việc quản lý tài sản của bạn. Vì vậy, bạn nên xác định một người mà bạn có thể tin tưởng và dựa vào để chịu trách nhiệm về tài sản của công ty

Nếu doanh nghiệp của bạn khá nhỏ, thì một hoặc hai người là đủ để chịu trách nhiệm quản lý tài sản doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn có một công ty lớn, thì bạn nên có một nhóm/bộ phận chuyên trách tập trung vào việc quản lý và duy trì tài sản của công ty bạn.

2. Quản lý vòng đời tài sản

Bạn cần biết vòng đời của từng tài sản của mình, từ khi mua, nhập kho, tạo thẻ, in tem nhãn tài sản, vận hành cho đến khi thanh lý. Dự đoán thời gian bạn có thể sử dụng từng tài sản của mình. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định thời gian tốt nhất để thực hiện bảo trì tài sản. Bằng cách ước tính vòng đời của tài sản, bạn cũng có thể mua hàng một cách khôn ngoan hơn về lâu dài. Ví dụ: Bạn có thể chọn máy tính bền hơn hoặc có thời gian sử dụng lâu hơn những máy bạn hiện có trong văn phòng của mình.

Nếu bạn không quản lý không chú trọng việc này bạn có thể phải trả giá cho việc lãng phí lớn cho việc mua sắm, sửa chữa và duy tu tài sản. Lý do hết sức đơn giản bạn không có đủ thông tin để quyết định nên mua loại máy nào như ví dụ trên, nên loại bỏ tài sản nào mà chi phí duy tu, sửa chữa còn lớn hơn cả hiệu quả mà nó mang lại.

3. Theo dõi tài sản thường xuyên

Nếu không theo dõi tài sản thường xuyên, công ty của bạn có thể bị thiệt hại về tài chính. Bạn có thể bị tốn chi phí thuế, bảo hiểm, mua sắm vật tư thay thế và duy trì các tài sản không cần thiết. Nguy hại hơn, bạn có thể phải trả thuế, bảo hiểm, chi phí vận hành,... cho những tài sản đã không còn sử dụng hoặc những tài sản bạn không còn nữa (đã mất hoặc đã thanh lý). Bạn cũng có thể bị mất kiểm soát khi tài sản của bạn không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc của chính bạn. Do đó, việc theo dõi số lượng, trạng thái/tình trạng tài sản thực tế bạn có cũng như số lượng tài sản được ghi chép trên sổ sách là vô cùng quan trọng.

4. Xác định rõ thời gian và mức khấu hao tài sản

Điều rất quan trọng là bạn phải biết mức khấu hao, thời gian khấu hao tài sản cho từng loại tài sản trong công ty mình. Biết tài sản nào không còn thích hợp sử dụng, đã hết khấu hao, đã hết hạn sử dụng,... từ đó tìm ra nguyên nhân. Có thể bạn không biết rằng có một số tài sản đã lỗi thời nhưng vẫn được nhân viên của bạn sử dụng, điều này chắc chắn khiến công việc của họ bị chậm lại. Do đó, theo dõi khấu hao thường xuyên là rất cần thiết để bạn có thể xác định những tài sản không nên sử dụng nữa và tìm ra thời điểm tốt nhất để mua sắm tài sản/trang thiết bị thay thế cũng như dự phòng.

5. Kế hoạch hóa và quy trình hóa công tác vận hành tài sản

Chi phí do bị phạt vì thiếu bảo hiểm, tài sản phải nằm chờ không được hoạt động do hết đăng kiểm,... là những thứ bất thình lình mà bạn không kiểm soát được nếu không có kế hoạch và theo dõi được chúng.

Nhà máy đang vào mùa vụ chính thì lại trong đợt duy tu, tệ hơn là quên bảo trì làm cho máy móc hỏng hóc đó là điều mà chúng ta không bao giờ mong muốn. Điều này hoàn toàn có thể tránh khỏi nếu bạn có một kế hoạch bảo trì tốt thay vì không có kế hoạch hoặc 1 kế hoạch tự phát tệ hại như vừa nêu.

Tài sản hỏng không biết kêu ai sửa, thời gian sửa chữa không kiểm soát được, chi phí sửa chữa không đo lường được, không thể xác định được tài sản nào bị hỏng quá nhiều,... Bạn thoát khỏi điều này bằng cách nào đây? Hãy quy trình hóa công tác sửa chữa tài sản bằng cách quy định mã dịch vụ với từng loại, từng tài sản và như vậy mọi thứ trở lên vô cùng đơn giản giống như bạn quy định cất cây nến vào ngăn 2, bật lửa vào ngăn 3 của ngăn bàn. Một tối đẹp trời bị cúp điện bất ngờ bạn sẽ thấy tác dụng ngay!

6. Triển khai giải pháp phần mềm quản lý tài sản

Việc quản lý tài sản theo cách thủ công tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí mà không thu được kết quả tương đương. Để tối ưu hóa việc quản lý tài sản của bạn, hãy cân nhắc sử dụng giải pháp phần mềm quản lý tài sản tự động. Phần mềm này tự động hóa các quy trình quản lý tài sản của bạn, chẳng hạn như theo dõi giá trị tài sản, khấu hao, bảo trì, sửa chữa, kiểm định, bảo hiểm tài sản, quản lý hợp đồng, phân tích chi phí và tạo báo cáo chuyên sâu. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ quản lý tài sản phức tạp, bạn sẽ có thể cải thiện được hiệu suất và nâng cao hiệu quả trong của doanh nghiệp.