Để đánh giá và giám sát dự án đang thực hiện một cách tốt nhất, bạn cần có cái nhìn đa chiều về tình trạng của dự án. Một bản báo cáo quản lý dự án sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả và chất lượng dự án, phát hiện những vấn đề nảy sinh và tìm giải pháp khắc phục để đạt được một dự án thành công. Vậy làm thế nào để tạo một báo cáo quản lý dự án hoàn chỉnh và dễ hiểu? Cùng tìm hiểu cách viết báo cáo quản lý dự án hiệu quả dưới đây!

1. Báo cáo quản lý dự án là gì?

Báo cáo quản lý dự án là bản tóm tắt tổng quan về tình trạng hiện tại của dự án. Đây được coi là bản ghi chính thức về trạng thái của một dự án tại một thời điểm nhất định. Biểu mẫu và các nội dung chi tiết trong báo cáo quản lý dự án có thể khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của công ty và phòng ban của bạn.

Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án mà bạn đang thực hiện, một báo cáo quản lý dự án có thể được yêu cầu hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Bản báo cáo này sẽ được cung cấp cho tất cả các bên liên quan của dự án để giúp họ cập nhật tiến độ dự án và tất cả các vấn đề cấp bách mà dự án đó có thể phải đối mặt.

Ảnh sưu tầm

2. Nội dung chính của một báo cáo quản lý dự án

Cho dù bạn đang làm việc trong bất kỳ lĩnh vực nào hay đang thực hiện bất kỳ loại dự án nào, báo cáo quản lý dự án của bạn phải bao gồm các đặc điểm chính sau đây:

• Thông tin dự án
  - Mã dự án
  - Tên dự án
  - Phạm vi dự án
  - Nguồn lực dự án (Bảo trợ dự án, Giám đốc dự án, trưởng dự án, trợ lý dự án, thành viên dự án,...)
  - Tên người quản lý dự án
  - Ngày bắt đầu của dự án
  - Ngày kết thúc dự kiến của dự án
  - Thông tin Khách hàng/ Đối tác của dự án
  - Ngân sách và tài chính của dự án

• Chỉ số chính liên quan đến thành công của dự án
  - Tiến độ hiện tại so với kế hoạch: Dự án đi trước (đèn xanh), nguy cơ chậm (đèn vàng) hay đã chậm (đèn đỏ) tiến độ đã đề ra?
  - Chi phí hiện tại so với ngân sách: Dự án nằm trong ngân sách hay vượt quá ngân sách của công ty? Tình hình giải ngân so với kế hoạch?
  - Phạm vi hiện tại so với kế hoạch: Phạm vi dự án có thay đổi kể từ khi dự án bắt đầu không? Nếu có thì khắc phục thế nào?
  - Nguồn lực thực tế so với kế hoạch: Có nguồn lực nào bị thiếu (đèn đỏ), nguy cơ thiếu (đèn vàng) hay đã đảm bảo nguồn lực (đèn xanh)?
  - Tổng quan về rủi ro dự án: Dự báo và lường trước được các rủi ro từ đó xác định được dự án nào có rủi ro cao cần phải theo dõi và quản lý không?
  - Chất lượng hiện tại của dự án: Tổng số lượng vấn đề của dự án, số lượng vấn đề đã được giải quyết, số lượng vấn đề còn tồn tại là bao nhiêu? Mức độ nghiêm trọng của các vấn đề và giải pháp cụ thể như thế nào?
  - Sức khỏe dự án: Dự án có liên tục nằm trong diện cảnh bảo đỏ không? Khi đó dự án sẽ được đưa vào dạng theo dõi đặc biệt (health check) nhằm giải quyết các vấn đề tồn động liên tục chưa được khắc phục.

Ảnh sưu tầm

• Thông tin bổ sung
  - Quản lý thay đổi dự án: Đây thường là bản cập nhật về tất cả các yêu cầu thay đổi đang chờ xử lý và được phê duyệt cho dự án.
  - Các công việc đã thực hiện: Phần này cung cấp bản tóm tắt chi tiết về các công việc chính và các quyết định đã được thực hiện kể từ bản báo cáo dự án cuối cùng được công bố.
  - Đề xuất các quyết định: Nếu có một quyết định quan trọng cần được thực hiện, đây là mục thích hợp để chia sẻ, đó là quyết định của ai và khi nào thì đến hạn.
  - Các mốc thời gian trong tương lai: Báo cáo tập trung bám sát đường găng (Critical path) với các mốc milestone, mốc mục tiêu dự án.
  - Danh sách nhiệm vụ: Bao gồm tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được một dự án thành công. Trong đó, từng nhiệm vụ đề ra phải có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.

3. Các loại báo cáo quản lý dự án quan trọng

Dưới đây là danh sách các báo cáo quản lý dự án quan trọng nhất mà bạn có thể cần theo dõi và báo cáo về tình trạng dự án của mình.

• Báo cáo theo dõi thời gian
  Báo cáo theo dõi thời gian cho biết các thành viên trong nhóm của bạn đang dành thời gian thực hiện những dự án nào. Điều này giúp bạn cải thiện việc quản lý dự án và liên kết chặt chẽ với các bên liên quan về tiến độ của dự án.
  Báo cáo theo dõi thời gian cung cấp dữ liệu hữu ích để cải thiện việc lập lịch trình tiến độ và quản lý nguồn lực dự án.

• Báo cáo tình trạng dự án
  Bản báo cáo này thông báo về tiến độ của một dự án trong một khoảng thời gian cụ thể. Giúp tất cả các bên liên quan cập nhật nhanh tình trạng của dự án đang thực hiện và mọi vấn đề mới phát sinh về phạm vi, tiến độ, chi phí hoặc rủi ro của dự án đó.
  Để đánh giá xem hiệu quả hoạt động của dự án, bạn có thể so sánh bản báo cáo tình trạng dự án với đường cơ sở của dự án hoặc kế hoạch dự án đã đề ra trước đó.
  Báo cáo tình trạng dự án thường bao gồm công việc đã hoàn thành, bản tóm tắt chi phí, tiến độ của dự án, kế hoạch công việc cần thực hiện, tất cả các vấn đề và rủi ro của dự án.

• Báo cáo sức khỏe dự án
  Báo cáo sức khỏe dự án cung cấp mức độ hoạt động một dự án đang ở trạng thái tốt, trung bình hay kém.
  Báo cáo này cho biết công việc nào đã được thực hiện, công việc nào theo đúng tiến độ và công việc nào đã quá hạn. Báo cáo này cũng cho biết các vấn đề (issue) phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, tình trạng giải pháp cũng như các tác động liên quan đến dự án phát sinh vấn đề và các dự án liên quan khác bị ảnh hưởng. Thông báo cho các thành viên trong nhóm của bạn và các bên liên quan về tình trạng chung của dự án.
  Một báo cáo sức khỏe dự án cho thấy rõ ràng nếu bạn đang đi đúng hướng hay đi chệch hướng khỏi kế hoạch dự án. Từ đó vạch ra những nhiệm vụ quan trọng nhất cần phải thực hiện để điều hướng dự án trở lại con đường đã vạch ra.

• Báo cáo rủi ro dự án
  Mục đích của báo cáo rủi ro dự án là xác định, nắm bắt và phân loại rủi ro có thể xảy ra trong dự án dựa trên mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của các rủi ro đó.
  Từ đó, bạn có thể dễ dàng loại bỏ những rủi ro lớn trước khi chúng gây ra nhiều thiệt hại không thể khắc phục được, thậm chí khiến dự án của bạn thất bại.
  Báo cáo rủi ro dự án thông báo về những vấn đề phát sinh cho các bên liên quan để họ nhanh chóng hành động.

Ảnh sưu tầm

• Báo cáo nguồn lực dự án
  Đây là báo cáo rất hữu ích cho việc quản lý các nguồn lực sẵn có và lập kế hoạch cho một dự án thành công.
  Bạn có thể sử dụng báo cáo nguồn lực để điều chỉnh khối lượng công việc và đưa ra quyết định giúp quy trình làm việc của dự án trở nên hiệu quả hơn. Bản báo cáo sẽ xác định chi phí, tiến độ và phạm vi công việc còn lại để bạn có thể đưa ra quyết định về nguồn lực tốt nhất cho dự án và cho nhóm của bạn.
  Từ đây, các nhà quản trị dễ dàng để xem hiệu suất hoàn thành công việc của nhân viên là bao nhiêu phần trăm và phân bổ lại công việc hợp lý để đạt được kết quả mong muốn và hoàn thành dự án với hiệu suất cao.

4. Những lưu ý để có một báo cáo quản lý dự án hiệu quả

• Trình bày đầy đủ, ngắn gọn, rõ ràng
  Đừng tập trung vào những nội dung mà các bên liên quan không quan tâm. Thay vì đoạn văn, bạn hãy sử dụng các gạch đầu dòng, hãy tạo một bản báo cáo quản lý dự án ngắn gọn và xúc tích, vì không có ai đủ thời gian và kiên nhẫn để đọc một bản báo cáo dài cả chục trang mỗi tuần. Hơn nữa, điều này cũng khiến bạn không có thời gian để quản lý dự án thực tế.

• Nội dung đơn giản, dễ hiểu
  Tránh đưa các thuật ngữ trừu tượng vào báo cáo quản lý dự án, nếu không, các bên liên quan của bạn sẽ không thể hiểu nội dung bản báo cáo.

• Cung cấp mọi khía cạnh của vấn đề
  Đừng chỉ nói rằng một sản phẩm có thể bị chậm giao hàng trong 1-2 tuần hay một công việc có thể bị chậm tiến độ 1-2 ngày.
  Các bên liên quan của dự án cần biết tính cấp thiết và quan trọng của những vấn đề đó. Hãy trình bày tất cả ảnh hưởng của sự trì hoãn đó đến phần còn lại của dự án và đề xuất giải pháp cần phải thực hiện để giải quyết vấn đề.

Ảnh sưu tầm

• Minh bạch và rõ ràng khi đưa ra các yêu cầu
  Nếu bạn yêu cầu các bên liên quan của mình thực hiện bất kỳ công việc nào đó, hãy chỉ định rõ ràng và cụ thể người chịu trách nhiệm, công việc đó là gì, thời gian cần thực hiện cũng như ngày đến hạn của công việc.

• Tần suất phù hợp cho từng loại, mức độ dự án khác nhau
  Bạn không nên áp dụng chung tần suất báo cáo dự án cho mọi loại và mức độ dự án giống nhau. Phân loại và chia mức độ để từ đó xác định chính sách báo cáo ngày, tuần, tháng hay bất kỳ thời điểm nào khi cần.

• Khiến dự án của bạn trở nên trực quan hơn
  Giám đốc của bạn có thể nhận được hàng chục báo cáo quản lý dự án mỗi tuần, vì vậy, hãy khiến báo cáo quản lý dự án của bạn dễ đọc và dễ hiểu hơn.
  Hiện nay, phần mềm quản lý dự án có thể cung cấp các mẫu báo cáo quản lý dự án rất chi tiết và rõ ràng, bao gồm số liệu, đèn báo (xanh, vàng, đỏ), biểu đồ thống kê, dashboard và pivot… giúp các bên liên quan xác định vấn đề mà dự án gặp phải, lĩnh vực nào mà họ đang gặp khó khăn một cách nhanh chóng.