“Giữa nguy cơ tính toán và quyết định liều lĩnh là sự phân chia giữa lợi nhuận và thua lỗ” - Tuyên bố này rất phù hợp với quy trình mua sắm và triển khai một ứng dụng phần mềm. Luôn có rủi ro liên quan tới bất cứ khoản đầu tư mới nào. Vậy làm thế nào để giảm thiểu rủi ro và đưa ra quyết định sáng suốt hơn khi nói đến hệ thống mới của bạn.

Tạo một yêu cầu đề xuất - request for proposal (RFP) nêu rõ các yêu cầu của bạn và gửi nó tới các nhà cung cấp phần mềm tiềm năng. Họ sẽ cho bạn biết làm thế nào hệ thống của họ có thể đáp ứng nhu cầu của bạn, và bạn có thể đánh giá từng tùy chọn để lựa chọn phù hợp nhất.

Để giúp bạn tạo một RFP hiệu quả, qua bài viết này chúng tôi xin được chia sẻ một số lời khuyên cho bạn:

Lời khuyên số 1: Cung cấp hiện trạng đầy đủ

RFP của bạn là một công cụ để tìm kiếm phần mềm tốt nhất cho tình huống của bạn. Nếu bạn không mô tả tất cả các chi tiết của tình huống mà Doanh nghiệp bạn đang trải qua, các nhà cung cấp sẽ không biết họ có thể cung cấp cho bạn những gì bạn cần. Điều quan trọng là phải hiểu hiện trạng của người mua trước.

Đầu tiên đối tác cần xem tóm tắt trên trang đầu tiên của RFP bao gồm:

• Các mục tiêu và mục tiêu chính của dự án
• Thời gian triển khai mong muốn
• Trình độ ứng dụng CNTT của nhân viên
• Hạ tầng phần cứng hiện có
• Hệ điều hành của bạn
• Phần mềm và giấy phép hiện có

Lời khuyên số 2: Cho biết phương pháp triển khai của bạn On-Premise hay Cloud

Khi viết RFP phần mềm của bạn, bạn nên hiểu sự khác biệt cơ bản giữa triển khai tại chỗ (On-Premise) và dựa trên đám mây (Cloud ). Nói một cách đơn giản, tại chỗ có nghĩa là bạn lưu trữ phần mềm trên máy chủ của riêng mình, trong khi hệ thống đám mây được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp. Cho dù bạn có biết phương pháp triển khai nào là tốt nhất cho bạn hay không, hãy cung cấp mô tả kỹ lưỡng về cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại và khả năng của bạn trong RFP. Bạn có thể nói rằng bạn đang nghiêng về phương pháp này hay phương pháp khác, nhưng hãy chắc chắn giải thích tại sao. Điều này sẽ cung cấp cho nhà cung cấp đủ thông tin để đưa ra đề xuất.

Lời khuyên số 3: Sử dụng 'Kỹ thuật đảo ngược' để tạo danh sách các yêu cầu

Một bản mô tả RFP là “thu thập yêu cầu” hoặc “phân tích khoảng cách phù hợp” Thách thức là xác định chính xác yêu cầu của bạn và truyền đạt cho các nhà cung cấp phần mềm xem xét.

Một cách tiếp cận là sử dụng “kỹ thuật đảo ngược”: Thay vì chỉ liệt kê tất cả các yêu cầu mà bạn có thể nghĩ đến, hãy nghiên cứu nhà cung cấp đầu tiên có liên quan và xem những khả năng mà hệ thống của họ cung cấp.

Bạn có thể tìm hiểu về chức năng của nhà cung cấp bằng một số cách đơn giản như sau:

• Tìm kiếm trên web
• Kiểm tra trang web của nhà cung cấp để biết các tài liệu giới thiệu, tài liệu hướng dẫn sử dụng, bản demo, bản dùng thử hoặc video giới thiệu sản phẩm
• Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp

Lời khuyên số 4: Tạo bảng yêu cầu

Danh sách yêu cầu RFP nên tổ chức chúng trong bảng mà các nhà cung cấp có thể nhập câu trả lời của họ trực tiếp. Điều này cũng sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh các nhà cung cấp hơn. Ví dụ khi bạn cần 1 ứng dụng giải pháp ERP hoặc một phần mềm đơn lẻ như Phần mềm quản lý dự án hay Phần mềm quản lý nhân sự , … bạn cần:

Tạo bảng yêu cầu bằng cách làm theo các bước sau:

• Sử dụng các tab riêng biệt cho các khu chức năng khác nhau, chẳng hạn như: Chỉ dẫn, Yêu cầu chung, Yêu cầu nghiệp vụ, Yêu cầu kỹ thuật,...
• Trong mỗi tab, liệt kê tất cả các yêu cầu cho vùng chức năng đã cho trong một cột. Ví dụ: "báo cáo" có thể có các yêu cầu như báo cáo tùy chỉnh, báo cáo dạng pivot và tạo biểu đồ.

• Tạo cột thứ hai để nhà cung cấp điền vào, cho biết phần mềm của họ có cung cấp chức năng đáp ứng từng yêu cầu hay không. Nếu có, hãy yêu cầu nhà cung cấp nhập "Có" hoặc đặt dấu “v” nếu có; “Không” hoặc “x” nếu không; hoặc "tùy biến", nếu phần mềm có thể đáp ứng yêu cầu.
• Tạo cột thứ ba cho “nhận xét”. Đây là nơi nhà cung cấp có thể xây dựng trên bất kỳ phản hồi nào của họ trong cột hai.

Lời khuyên số 5: Phân tách các yêu cầu quan trọng từ mục danh sách mong muốn

Hãy chắc chắn phân biệt các yêu cầu quan trọng hàng đầu hoặc “phải có”, từ các mục “danh sách mong muốn” hoặc các mục sẽ rất quan tâm. Nếu bạn không làm điều này có thể sẽ lãng phí thời gian khi nhà cung cấp cố gắng để tìm ra cách đáp ứng mọi nhu cầu của bạn - ngay cả những nhu cầu ít quan trọng hơn.

Khi bạn tạo bảng yêu cầu, hãy xem xét để có thêm cột mức độ ưu tiên của yêu cầu. Điều này cho phép bạn sắp xếp danh sách theo mức độ ưu tiên. Nó cũng sẽ cho bạn biết nhà cung cấp nào cung cấp số lượng lớn nhất các mục phải có trong một khoảng thời gian ngắn khi thực hiện đánh giá các nhà cung cấp.

Một số gợi ý nhỏ cho bạn:

Tạo một bảng chú giải thuật ngữ xuất hiện trong suốt RFP của bạn để có thể loại bỏ những nhầm lẫn. Khi thông tin thiếu rõ ràng sẽ dẫn tới việc nhà cung cấp hiểu không đúng nội dung bạn muốn truyền đạt, điều này có thể dẫn đến việc thông tin qua lại nhiều lần để làm rõ nội dung.

Đừng gửi RFP của bạn cho quá nhiều người. Bạn thường nghĩ càng thu hút nhiều đề xuất cho một RFP, bạn càng có cơ hội tìm được kết quả phù hợp nhất? Thực ra, điều này không đúng. Một số chuyên gia đã chỉ ra rằng việc gửi RFP của bạn đến các nhà cung cấp quá nhiều sẽ làm loãng kết quả và làm cho khó thu hẹp chúng xuống mức phù hợp nhất.

Thực hiện nghiên cứu chuyên sâu và gửi RFP cho không quá năm nhà cung cấp, vì vậy bạn sẽ không quá bị áp đảo để thực hiện phân tích kỹ lưỡng các ứng cử viên.

Đừng vội! Các nhà cung cấp triển khai phần mềm cho biết, thường họ phải mất ít nhất ba tuần chuẩn bị một đề xuất phần mềm toàn diện. Vì vậy, hãy cho các nhà cung cấp ít nhất 3-4 tuần để trả lời, bởi nếu muốn nhận được một kết quả thực sự tốt cho bạn, nhà cung cấp cần phải hiểu được bạn thực sự đang mong muốn gì, thực trạng của bạn thế nào, đặc thù ngành nghề của bạn có những tiềm ẩn gì phía sau.

Việc xây dựng một RFP thực sự cần thiết nếu bạn muốn có được kết quả như mong muốn hay ít nhất bạn cũng có thể giúp các CEO nhìn nhận thực tế tại Doanh nghiệp của họ, những người dùng cuối đang thực sự cần gì, mong muốn gì từ đó các CEO sẽ quyết định được rằng việc đầu tư một ứng dụng phần mềm quan trọng thế nào và tại sao phải đầu tư vào CNTT trong thời buổi cuộc cách mạng 4.0 đang phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu.