Môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi nhanh chóng, doanh nghiệp cần có khả năng thay đổi. Nắm bắt được sự thay đổi, áp dụng các mô hình thay đổi, quản trị thay đổi để giúp doanh nghiệp thích ứng, phát triển và bền vững là nhu cầu hiện hĩu.

Hiện nay, xu hướng chuyển đổi số đang từng bước được mở rộng dẫn tới các doanh nghiệp khát vọng tối ưu hóa các giải pháp trong cung ứng sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng cũng như cách thức tổ chức và vận hành doanh nghiệp. Hiểu được những nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp, phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) ngày càng trở thành ứng dụng tạo ra bước ngoặt làm thay đổi phương thức sản xuất kinh doanh dẫn tới sự thay đổi vị thế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cũng như sự phát triển nền kinh tế quốc gia.

ERP là một hệ thống quản trị doanh nghiệp bằng việc tích hợp ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý bao trùm các hoạt động như kinh doanh, lưu trữ, phân tích dữ liệu, giám sát,... đem đến cho khách hàng những thông tin chính xác để có thể kịp thời nắm bắt và nhanh chóng ra quyết định, đảm bảo duy trì quy trình làm việc nâng cao hiệu suất, đem lại lợi nhuận và khả năng phát triển bền vững cao.

Vậy việc ứng dụng giải pháp ERP có thực sự quan trọng cho các doanh nghiệp trong thời đại môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng? Hãy cùng SINNOVA tìm hiểu 8 điểm đáng chú ý sau đây:

1. Tầm quan trọng của ứng dụng giải pháp ERP

Là hệ thần kinh trung ương của doanh nghiệp, giải pháp ERP có khả năng cung cấp quá trình tự động hóa tích hợp các nội dung bằng trí tuệ nhân tạo để vận hành hiệu quả tất cả các hoạt động kinh doanh phát triển của doanh nghiệp.

Khi áp dụng công cụ hiện đại này vào định hướng phát triển của mình, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ tình trạng hoạt động hiện tại của bất cứ phòng ban nào bao gồm các hoạt động riêng lẻ và phối hợp lẫn nhau giữa các phòng ban từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những phương án khắc phục tối ưu cho tương lai trong khoảng thời gian ngắn.

Hiện nay, phần mềm ERP đã và đang đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày phức tạp hơn của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp ngày càng nhắm đến tính công nghệ hóa, tự động hóa trong các quy trình sản xuất kinh doanh thì càng thể hiện tầm quan trọng ngày càng được nâng cao của phần mềm ERP đối với họ.

Theo dự kiến, tốc độ quy mô thị trường ERP sẽ vượt quá 49,5 tỷ USD vào năm 2024 và thị trường phần mềm ERP toàn cầu sẽ đạt 78,4 tỷ USD vào năm 2026, tăng trưởng với tốc độ CAGR (Tỷ lệ tăng trưởng kép hàng năm) là 10,2%.

2. Liên kết mạnh mẽ

Một trong những yếu tố quan trọng để một doanh nghiệp có thể phát triển mạnh và vươn xa là tính liên kết trong làm việc giữa các thành viên công ty. Khi ứng dụng giải pháp ERP, việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp mà ở đó các thành viên có thể thoải mái tương tác, giao tiếp, chia sẻ với nhau sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Ngoài ra, phần mềm ERP còn có chức năng kết hợp với tính năng kết nối, tương tác giống như một mạng xã hội nội bộ và các nhân viên có thể nhắn tin, trao đổi riêng tư hay cập nhật trạng thái, chia sẻ thông tin.

3. Hướng dịch vụ bền vững

Với khả năng thiết lập linh hoạt quy trình và liên kết thông tin của doanh nghiệp, dễ dàng tích hợp với các tính năng vượt trội khác kết hợp khả năng hoạt động như một trung tâm thông tin có cơ sở dữ liệu tập trung, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình hoạt động trên hệ thống công nghệ hiện đại để duy trì hoạt động quản lý mà không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi báo cáo.

Không những mang lại hiệu quả trong xây dựng tổ chức tiết kiệm, hiệu quả, ERP còn giúp nhà quản lý thành công phát triển bền vững trong những giai đoạn tiếp theo mà vẫn có thể mở rộng quy mô hoạt động hay phát triển nhân sự.

4. Truyền thông nội bộ rõ ràng

Theo phương pháp quản lý nhân sự truyền thống, những người quản lý sẽ giao nhiệm vụ cho nhân sự của mình bằng cách truyền miệng thông tin liên quan đến công việc. Nhân sự chỉ có thể ghi nhớ các thông tin đó trong đầu hay ghi chép vội vã để rồi bắt tay vào thực hiện công việc trong mơ hồ dẫn đến hiệu quả trong công việc không cao và rất dễ dàng thực hiện công việc không đúng với sự chỉ đạo của cấp trên.

Ngược lại, với sự phân công nhân sự chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu trên hệ thống ERP, các cá nhân sẽ dễ dàng hiểu được thông tin của công việc cần nắm được, đầu việc nào là quan trọng, biết được mình cần làm gì, phối hợp với ai, phát triển kế hoạch trong thời gian sắp tới như thế nào,... Hệ thống ERP trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho các cá nhân chủ động thực hiện công việc một cách linh hoạt, không có sự rào cản bởi không gian và thời gian, dữ liệu sẵn có hoàn toàn chính xác với những yêu cầu đã được cập nhật.

5. Trao quyền và hành động theo hướng quy trình

Khi ứng dụng giải pháp ERP vào hoạt động của doanh nghiệp, các thông tin, dữ liệu sẽ được quản lý tập trung trên một hệ thống một cách chính xác và thống nhất. Nhờ đó, loại bỏ được các quy trình thủ công, phức tạp, tốn thời gian và nhân lực, tránh được tình trạng sai sót, chậm tiến độ từ đó cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động cho doanh nghiệp.

Giải pháp ERP tích hợp các chức năng như: Marketing, bán hàng, kế toán, mua hàng, kho hàng, tài sản, nhân sự , phân tích tài chính…. và mỗi bộ phận của hệ thống lại đảm nhiệm một chức năng chuyên biệt của từng phòng ban do đó mỗi bộ phận này có thể xử lý nghiệp vụ một cách có hệ thống và đồng bộ nhằm mục đích liên kết, kế thừa và chia sẻ dữ liệu từ đó giúp giảm tải thời gian, công sức nhất là với những quy trình xử lý phức tạp. Mỗi khâu trong quy trình được rõ ràng, minh bạch nhưng lại liên kết trong 1 kiến trúc tổng thể mạnh mẽ nhờ đó thúc đẩy các tiến trình công việc, trao quyền và vòng lặp phát triển.

6. Quản lý mục tiêu và đánh giá hiệu quả dự án

Việc yêu cầu nhân sự của mình phải xử lý dữ liệu báo cáo theo cách thủ công giờ đây đã được nhà quản lý thay thế bằng giải pháp ERP, tự động cho ra các báo cáo phân tích dựa trên dữ liệu đã được khai báo trên một hệ thống duy nhất.

Với cách thức như vậy, ERP có thể vận dụng cho các mục đích kinh doanh khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên, phân tích kinh doanh, báo cáo tài chính…giúp cho việc quản lý mục tiêu của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bằng hệ thống tự động kết nối và chuyển tải từ đó doanh nghiệp có thể tập trung tối đa nguồn lực vào những nhiệm vụ quan trọng đảm bảo mục tiêu đầu ra và phát triển bền vững.

ERP không những cung cấp thông tin quan trọng ở cấp độ quản lý mà còn có thể lưu trữ thông tin trong một khoảng thời gian dài, có độ bảo mật cao giúp doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn trong việc đánh giá hiệu quả của dự án so với số liệu của dự án kỳ trước để tiến hành so sánh và đưa ra chiến lược phù hợp. Không dừng lại ở đó, ERP còn có thể tự đánh giá chất lượng hiệu quả của dự án thông qua các số liệu từ máy móc, thiết bị sản xuất và ghi lại phản hồi của những khách hàng về sản phẩm từ đó doanh nghiệp có cơ sở để chủ động cải tiến dây chuyền sản xuất hiện đại hơn, năng suất hơn.

7. Quản lý sự thay đổi

Để đáp ứng với nhu cầu ngày càng cao của xã hội hiện đại, doanh nghiệp luôn phải thay đổi xu hướng và cập nhật liên tục để không bị lùi về phía sau so với thời đại cũng như không ngừng phát triển, nâng cao cách tổ chức doanh nghiệp và cách vận hành.

Do đó, khi ứng dụng giải pháp ERP, giải pháp được thiết kế mở linh hoạt có thể dễ dàng cho phép doanh nghiệp bổ sung hay thêm hoặc xóa bỏ những thông tin không cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của những bộ phận khác từ đó doanh nghiệp tối ưu hóa được hiệu quả sử dụng hệ thống một cách phù hợp.

8. Mục tiêu xuyên suốt trên 1 hệ thống ERP duy nhất

Hệ thống ERP hoạt động như một trung tâm thông tin có nhiệm vụ chia sẻ đồng bộ trong doanh nghiệp bằng cách tích hợp các chức năng khác nhau vào một hệ thống hoàn chỉnh sau đó sắp xếp lại các quy trình và thông tin trên toàn bộ tổ chức. Với việc ứng dụng giải pháp này vào hoạt động kinh doanh, nhà quản lý chỉ cần tập trung theo dõi tất cả các quy trình làm việc của doanh nghiệp trên 01 hệ thống mà không cần phải sử dụng bất cứ hệ thống nào khác.

Đây chính là cơ sở tiền đề cho việc phân tích các dữ liệu của doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh khác nhau từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh, cách thức quản lý, vận hành phù hợp qua đó theo dõi được mục tiêu xuyên suốt trong quá trình hoạt động để có thể chủ động nắm bắt cơ hội tiến tới thành công.

Có thể nói phần mềm ERP là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động thông qua những báo cáo ngắn gọn, xúc tích với những số liệu được thống kê một cách nhanh chóng tạo cơ sở để doanh nghiệp có thể đưa ra những chiến lược thực hiện kế hoạch nhanh chóng, làm thay đổi toàn bộ hệ thống quản lý theo cách thủ công. Ngoài ra, việc áp dụng mô hình này còn giúp doanh nghiệp thích nghi với thời đại công nghệ thông tin phát triển và hoàn toàn có thể thành công nếu như biết cách ứng dụng nó hiệu quả!