Quyết định đầu tư vào hệ thống ERP có thể sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp. Vì vậy, làm thế nào để vận hành hệ thống ERP một cách hiệu quả, không lãng phí số tài nguyên đã bỏ ra là một trong những mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu một quy trình nâng cấp hệ thống quản lý hiệu quả theo 4 bước sau.

Giai đoạn 1: Quản lý riêng rẽ từng bộ phận

Khi mới bắt đầu với hệ thống ERP, phần lớn các quy trình của doanh nghiệp vẫn được vận hành thông qua các bộ phận, phòng ban (kinh doanh, hành chính, tài chính, kế toán,…) bằng hệ thống văn bản giấy tờ. Dĩ nhiên, với việc quản lý và vận hành riêng rẽ từng bộ phận như vậy, doanh nghiệp sẽ chỉ có thể khai thác được những lợi ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ chứ chưa có cơ chế để kết nối các phòng ban, tạo nên độ trễ thời gian và gây lãng phí.

Giai đoạn 2: Quản lý hướng liên kết các bộ phận

Sau một thời gian sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải hướng tới quản lý hệ thống theo hướng liên kết các bộ phận. Lúc này, các nhân viên và phòng ban trong công ty được kỳ vọng phải nhận thấy sự liên kết về quy trình và dữ liệu với các nhân viên và phòng ban khác. Việc quản lý vận hành doanh nghiệp bằng hệ thống ERP với đặc trưng cơ sở dữ liệu tập trung, quy trình thống nhất,… đòi hỏi sự kết nối và phối hợp cao giữa các phòng ban bởi chỉ cần 1 sự trì trệ, một bước công việc được thực hiện không tốt sẽ có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác.

Tuy vậy, lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi quản lý theo hướng liên kết các bộ phận là rất rõ ràng, ví dụ như:

• Giảm chi phí nhờ cắt giảm thời gian xử lý quy trình liên quan đến nhiều phòng ban, tự động hóa một số công việc định kỳ và lặp lại,…
• Đặt ra lịch trình giảm hạn mức tồn kho nhờ vận dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạch bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tuân theo chiến lược Just in Time (JIM) - "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết"…

Giai đoạn 3: Quản lý hướng quy trình

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần rà soát và hoàn thiện các quy trình, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành cũng như thay đổi cơ cấu tổ chức theo hướng tích cực. Quản lý hướng quy trình đòi hỏi kết nối tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp với những quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện nhằm tạo dựng các giá trị cho khách hàng, đồng thời đưa ra những thước đo, đánh giá mang tính định lượng giúp áp dụng cơ chế thưởng phạt hiệu quả.

Để việc quản lý theo hướng quy trình được thành công, doanh nghiệp sẽ cần phải vượt qua những thách thức như giảm thời gian thực hiện quy trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh,… Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể cần thêm các công cụ tích hợp với nền tảng ERP sẵn có như ABM (Activity Based Management - Hệ thống xác định và đánh giá mức độ tăng thêm giá trị của từng hoạt động trong DN), BSC (Balance Score Card - Hệ thống chỉ số quân bình) với mục tiêu tìm kiếm, đánh giá và loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị, tập trung nguồn lực vào những hoạt động còn lại.

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,…

Giai đoạn 4: Quản lý hướng chuỗi cung ứng

Sau khi hoàn thiện các quy trình quản lý nội bộ của doanh nghiệp, giai đoạn tiếp theo mà doanh nghiệp cần hướng tới là gắn kết hệ thống ERP vận hành doanh ngiệp với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp,… Việc quản lý này sẽ giúp doanh nghiệp khai thác được những hiệu quả tích cực nhờ tối ưu quy trình của toàn bộ chuỗi cung ứng như nắm bắt thông tin và phản hồi theo thời gian thực, cải thiện tính minh bạch, quản lý theo vòng đời sản phẩm,…

Tóm lại, đầu tư vào một hệ thống ERP là một sự đầu tư tất yếu để tạo dựng những nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Tuy nhiên, việc khai thác được hết hiệu quả của ERP lại không phải là một câu chuyện đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp phải đặt ra mục tiêu và lộ trình cụ thể với quá trình nâng cấp từng bước cách thức tổ chức và vận hành doanh nghiệp, hướng tới sự phát triển và hiệu quả.