1. Định nghĩa ERP

ERP là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp mọi khía cạnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như lập kế hoạch, sản xuất, bán hàng, marketing, nguồn nhân lực, tài chính. Kể từ khi phương pháp luận ERP trở nên phổ biến, nhiều ứng dụng phần mềm được xây dựng hỗ trợ các nhà quản lý thực hiện khai thác hệ thống ERP cho các doanh nghiệp kinh doanh như quản trị kho hàng, theo dõi hợp đồng, dịch vụ khách hàng, quản lý các tài nguyên về tài chính cũng như nhân sự.

2. Hệ thống ERP sẽ thực hiện những công việc gì?

ERP tự động thực hiện các nhiệm vụ cần thiết để thực thi 1 quy trình kinh doanh, ví dụ như quy trình bán hàng gồm các công việc: Tạo cơ hội, lập báo giá, tạo đơn hàng (Customer order), xuất hàng (Shipping), tạo hoá đơn bán hàng (sale Invoice), tạo giấy báo nợ (Duning), thư tín (Corresphondece),... Khi một người có quyền xử lý một đơn đặt hàng thì anh ta sẽ có đầy đủ các thông tin cần thiết như mức tiền của khách hàng, lịch sử đơn hàng, tồn kho, …

Bất cứ ai có thẩm quyển trong công ty có thể xem thông tin một cách thống nhất về quy trình bán hàng trên 1 cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Khi một phòng ban hoàn thành một đơn đặt hàng, hệ thống ERP sẽ tự động chuyển tới phòng ban tiếp theo. Khi bạn đã đăng nhập vào hệ thống, bạn có thể truy xuất thông tin đơn đặt hàng ở bất kỳ nơi nào.

3. Lịch sử phát triển và sự tiến triển tiếp theo của ERP

Khái niệm ERP đã có từ những năm 60. Hồi đó, ERP mới đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó tới nay, Hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP - Material Requiements Planning)

Thứ hai, giai đoạn sơ khai: Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty.

Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng, nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:

• Sản xuất cái gì?
• Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?
• Hiện nay đã có trong tay những gì?
• Những gì cần phải có nữa để sản xuất?

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu. đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.

Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch. Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như: Cái gì sẽ… nếu... thì.

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: Lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các báo cáo như kế hoạch kinh doanh, cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,…

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP)

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lý hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, ….Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.

Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển.

Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: Tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM).

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh.

4. Các thách thức khi triển khai ERP

- Thách thức lớn nhất: Mức độ chuẩn hoá của doanh nghiệp.

• Cái gì là điểm chung giữa các thực thể kinh doanh (business unit) và những cái gì trong sự biến đổi?
• Việc có những quy trình xử lý các đơn hàng mang tính thống nhất toàn cầu có tầm quan trọng như thế nào đối với chúng ta?
• Có phải khách hàng đều có cùng một nghĩa ở mọi thực thể kinh doanh?
• Chúng ta nên triển khai (roll-out) ứng dụng ở diện rộng (globally) hay ở một vài điểm xác định trước?

- Hệ thống ERP sẽ làm tăng hay làm giảm lợi thế cạnh tranh của chúng ta?

- Những gì sẽ ảnh hưởng đến tổ chức và văn hoá của chúng ta khi áp dụng ERP?

- Liệu chúng ta có cần thiết sử dụng tất cả các mô đun của ERP?

- Liệu còn cách nào khác để quản lý thông tin một cách thực sự phù hợp với chúng ta hơn?

- Và một thách thức cực lớn nữa mà đáng ra phải là thách thức đặt ra từ “đầu tiên”. Đó là “Chi phí” để triển khai một ERP là bao nhiêu thì phù hợp?