Năm ông thầy bói mù góp tiền để xem con voi có hình thù thế nào. Mỗi ông sờ một bộ phận của voi. Ông sờ vòi bảo con voi sun sun như con đỉa; Ông sờ ngà bảo con voi chần chẫn như cái đòn càn; Ông sờ tai bảo con voi như cái quạt thóc; Ông sờ chân nói con voi như cái cột đình; Ông sờ đuôi lại bảo con voi tun tủn như cái chổi sể cùn. Năm ông cãi nhau rồi đánh nhau toác đầu chảy máu.

Truyện “Thầy bói xem voi” khuyên người ta: Muốn hiểu biết sự vật, sự việc phải xem xét chúng một cách toàn diện. Nếu như có sự đồng lòng để nhìn nhận sự việc như mục tiêu ban đầu là góp tiền để xem voi thì có lẽ cả năm ông thầy bói đã đặt được mục tiêu.

Trong Doanh nghiệp mục tiêu không phải là thứ dễ dàng xem xét như mục tiêu “xem voi”. Hơn nữa, trong Doanh nghiệp cũng không chỉ có “5 ông” mà đó là sự khác biệt giữa giới tính, tôn giáo, dân tộc, văn hóa, tuổi tác, vị trí chuyên môn đảm nhiệm, phòng ban trực thuộc, quy trình tác nghiệp,... Ví dụ: Phòng kế toán muốn quản lý dòng tiền, cắt giảm chi phí; Phòng marketing muốn tăng chi phí để mở rộng thương hiệu; Phòng kinh doanh muốn tăng doanh số, công nợ thì thư thư cho khách hàng;.... rõ ràng góc nhìn giữa các thành phần trong Doanh nghiệp có khác biệt rất lớn.

1. Không cùng góc nhìn

Một thực tế rất dễ gặp tình trạng “xem voi” khi Doanh nghiệp quyết định đầu tư phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý. Khoảng 90% Doanh nghiệp chúng tôi tiếp xúc trong buổi đầu giới thiệu sản phẩm dễ rơi vào tình trạng mỗi phòng ban chọn một phần mềm riêng cho mình. Rõ ràng họ có lý do của họ, lý do đó không hề sai vì các phần mềm chuyên môn riêng lẻ thường có chiều sâu chuyên môn và giải quyết gần như triệt để các vấn đề chuyên môn mà họ cần. Đương nhiên, khi nhìn vào 1 giải pháp phần mềm ERP họ cũng sẽ dễ bị ảnh hưởng bởi góc nhìn chuyên môn của mình, vì vậy thông thường để giải quyết vấn đề này giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng IT là người kết nối các phòng ban, bộ phận để hướng tới việc chọn được một giải pháp phần mềm ERP phù hợp với mục tiêu chung của Doanh nghiệp.

2. Xung đột về quy trình và thông tin

Khoảng 80% doanh nghiệp khi đã chọn được giải pháp ERP để triển khai gặp phải vấn đề xung đột về quy trình và thông tin nhập liệu trên các màn hình. Ví dụ: Trước đây kế toán mở mã khách hàng, rồi hạch toán,... nhưng nay việc mở mã khách hàng lại xuất phát từ phòng kinh doanh (hoặc marketing); Về mặt quy trình phòng kế toán khi lập chứng từ sẽ bị phụ thuộc vào phòng kinh doanh bởi không có thông tin khách hàng thì không được rồi; Nếu thêm quyền để kế toán mở mã thông tin khách hàng vấn đề trở lên nghiêm trọng hơn, họ chỉ quan tâm đến mã số thuế, địa chỉ và thông tin khách hàng không đủ để phục vụ kinh doanh, thậm chí khi đó sự trùng lặp thông tin là trở ngại lớn cho việc biến cơ hội kinh doanh trở lên thành công. Để giải xung đột trên thì luồng quy trình công việc phải được thiết lập ngày từ đầu và gắn với từng bộ phận, phòng ban từ đó xác định các thông tin được nhập vào phần mềm để luân chuyển trong toàn bộ doanh nghiệp theo nghĩa không trùng lặp và đủ thông tin.

3. Không hướng tới mục tiêu chung

Sự chia rẽ mục tiêu thường do thiếu thông tin, nhìn nhận vấn đề một chiều, nhân viên không muốn chia sẻ thông tin trên hệ thống, lo sợ mất ảnh hưởng, sự thiếu hợp tác giữa các bộ phận, phòng ban,... khi triển khai hệ thống mới. Rào cản này thường xuất hiện vào giai đoạn triển khai, nhiều khi là áp lực ngược trở lại của bộ phận, phòng ban nghiệp vụ lên đội ngũ điều hành công ty và phòng IT. Khi rào cản này nổ ra, thường nguyên nhân do không thông được luồng quy trình giữa các bộ phận phòng ban, khi đó cách tốt nhất là kiên định với lựa chọn ban đầu để tìm ra giải pháp giữa nhà cung cấp, bộ phận nghiệp vụ, IT và ban lãnh đạo công ty. Rào cản này cũng là 1 trong những nguyên nhân chính yếu khiến việc triển khai hệ thống ERP trở thành thất bại. Để tránh và vượt qua rào cản này ban lãnh đạo công ty cần truyền thông nội bộ, đả thông tư tưởng và tạo được sự đồng lòng để hướng tới mục tiêu chung của toàn công ty.

Với nhiều Doanh nghiệp, ứng dụng 1 phần mềm chuyên môn đã khó và nhiều khi bị bỏ vào quên lãng sau khi đã ứng dụng được. Việc triển khai một giải pháp tổng thể giúp quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp lại càng khó: Cần nhìn toàn diện, dung hòa góc nhìn, xử lý xung đột quy trình, thông tin, lợi ích,... Nhưng xét cho cùng mọi thứ đều có giá trị của nó, chính vì vậy việc triển khai ERP là cần thiết. Cùng đồng lòng xây dựng một tương lai bền vững dựa trên ứng dụng ERP sẽ giúp kết nối mọi người để cùng làm việc nhanh hơn, linh hoạt hơn, hiệu quả hơn và cùng lớn mạnh hơn.