Sự chuẩn bị và thẩm định kỹ lưỡng trước khi bắt đầu một dự án luôn không đủ để tránh khỏi các tác động tiêu cực hoặc một số biến cố mang tính tất yếu. Kiểm soát và giám sát dự án hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý và đội của mình biến các lo lắng, bất an trở nên không cần thiết. Sau các vấn đề được đề cập ở phần 1, phần 2 là vấn đề cuối cùng bạn cần lưu ý khi bắt tay vào kiểm soát và giám sát dự án.

Kiểm soát các yêu cầu thay đổi

Thay đổi không được kiểm soát là mối nguy hại với tất cả dự án, các yêu cầu thay đổi có thể được phát sinh từ nội bộ hoặc từ bên ngoài với cách xử lý trực tiếp hay gián tiếp. Ngay giai đoạn đầu của dự án các nhà quản lý cần xây dựng trước tiên một quy trình kiểm soát thay đổi vững chắc, linh hoạt thích ứng với các dạng thay đổi từ đơn giản đến nghiêm trọng. Kế hoạch này mô tả những công việc cần thực hiện khi xảy ra sai lệch. Nó không đặt mục tiêu ngăn chặn sự thay đổi mà phân tích yêu cầu thay đổi đó, làm rõ ảnh hưởng của nó tới dự án và phương án điều chỉnh cho phù hợp. Một số các yêu cầu mang tính ra lệnh hay bắt buộc nhưng với vai trò những người trực tiếp tham gia bạn cần biết khó khăn lớn nào cần phải đối mặt, giá trị mang lại và tác động tiêu cực nào phải đánh đổi sau quyết định chấp thuận.

Tập hợp và phân chia xử lý Vấn đề & Rủi ro

Việc nhận diện, quản lý vấn đề và rủi ro luôn được các nhà quản lý dự án đưa vào diện trọng yếu trong quy trình triển khai. Khi sự chủ động xuất hiện trong toàn bộ quy trình, bạn và đội của mình sẽ hạn chế việc mất nhiều thời gian và chi phí để xử lý các biến động tiêu cực do tính chất không chắc chắn của dự án gây ra. Bước đầu tiên cần làm là luôn tỉnh táo để nhận diện các rủi ro đang tiềm ẩn trong mỗi công việc, trong con người, trong môi trường và kể cả các khía cạnh thường được xem là ổn định, chắc chắn nhất. Để làm được cần đến một cái nhìn bao quát và khách quan nhất về dự án của bạn, khi nhóm của bạn cho rằng các công việc đang được đi đúng kế hoạch bạn cũng nên dành thêm thời gian để kiểm chứng lại chúng. Nếu có thể, hãy tìm tới các ứng dụng công nghệ hiện đại cung cấp sơ đồ Gantt giúp bạn nhìn lại dự án của mình với các thông tin chi tiết tới bao quát nhất. Sau khi đã biết được các vấn đề và rủi ro nào đang tiềm ẩn hoặc hiện diện trong dự án, việc tiếp theo đó là suy nghĩ hành động, phân chia nhiệm vụ cho các thành viên để phòng tránh hoặc xử lý nó từ nhiều phía. Tiếp nhận một vấn đề hay rủi ro đúng cách luôn giúp bạn chủ động trong mọi quyết định đảm bảo tiến độ và tiết kiệm chi phí tối đa.

Time sheet

Timesheet trong dự án cho phép người quản lý có thể bao quát khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm thể hiện qua thời gian sử dụng và cả lượng công việc còn lại của họ. Khi công việc được cập nhật về tiến độ tức nhà quản lý có thể đồng bộ nó vào quỹ thời gian của dự án và biết được tổng thể dự án đang ở trạng thái nào. Chỉ khi các nhân viên cập nhật timesheet của mình thường xuyên mới có thể theo dõi đúng tiến độ so với thời hạn, ngay khi nhận thấy sự chậm trễ và dự đoán không theo kịp có thể đề xuất ngay tới nhà quản lý để họ kịp thời phân bổ lại công việc cho các thành viên khác có khả năng đáp ứng hoặc tham gia hỗ trợ. Có thể thấy timesheet là cơ sở để tập hợp nguồn lực và tính toán năng lực nguồn lực rõ ràng.

Quản lý dự án sẽ được đơn giản hóa đáng kể khi các công việc được phân chia cho thành viên theo định lượng thời gian tương ứng. Vì thế bất kì sự chậm trễ nào trong tiến trình cũng được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Việc cập nhật bảng timesheet thường xuyên giúp nhà quản lý đánh giá chính xác nhất về năng lực nhân viên cũng như năng lực của cả dự án. Một số phần mềm quản lý dự án hỗ trợ các thành viên cập nhật thời gian làm việc mọi lúc, mọi nơi đảm bảo rằng không có sự chậm trễ nào trong các tác vụ quan trọng này.

Cập nhật công việc

Dự án luôn bắt đầu bằng một số công việc và kết thúc bằng một số công việc khác. Sau một kế hoạch làm việc được hoàn thiện và thông qua không nghĩa rằng bạn sẽ dựa vào đó để thực thi dự án trong suốt các giai đoạn còn lại. Kế hoạch công việc cần được linh hoạt và cơ sở của những thay đổi này được bắt nguồn từ việc chăm chỉ cập nhật công việc, theo dõi chúng với những thông tin mới nhất tránh sự chậm chễ và bỏ sót một vài cơ hội khi triển khai dự án. Là nhà quản lý, với những cập nhật công việc tức thời của nhân viên bạn có thể sẽ có ngay một đánh giá mới nhất về dự án của mình. Nếu bạn có cơ hội tiếp cận với một phần mềm quản lý dự án đủ tốt, nó sẽ giúp không chỉ bạn mà cả nhân viên của mình kiểm soát công việc thường xuyên, làm chủ các quyết định và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Có thể thấy để kiểm soát và giám sát dự án một cách toàn diện nhất bạn phải quản lý không ít các vấn đề từ đơn giản đến phức tạp. Với thời đại công nghệ luôn sẵn sàng cung cấp cho bạn một giải pháp giúp bạn quản lý dự án tốt hơn, hãy dành thời gian tìm hiểu và khai thác để kiểm soát dự án hiệu quả và mang lại trải nghiệm đáng nhớ trong suốt quãng thời gian làm dự án của bạn.