Trong quá trình triển khai, đội dự án sẽ gặp tương đối những khó khăn đến từ việc quản lý tiến độ, quản lý nhân sự, quản lý chi phí, quản lý hồ sơ dự án…. Hồ sơ dự án là một tài liệu đầy đủ cung cấp chi tiết các bước theo trình tự từ việc khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện đến khi đóng các dự án. Một số dự án thường có lượng hồ sơ lớn và phức tạp với nhiều loại giấy tờ tuy nhiên nó lại được lưu trữ phân tán qua văn bản hay trên máy tính của các nhân viên. Vấn đề này thường là nguyên nhân phát sinh các hệ lụy như lãng phí thời gian tìm kiếm hồ sơ, sự kết nối thông tin giữa các thành viên bị gián đoạn, thất thoát thông tin, tốn không gian lưu trữ tài liệu tại văn phòng. Để khai thác hồ sơ dự án hiệu quả nhà quản lý cần đảm bảo một số tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu trong quá trình triển khai dự án.

Mặc dù đặc thù của các dự án đang chi phối tạo nên các quy trình sử dụng tài liệu khác nhau nhưng một nhà quản lý thông minh sẽ luôn tuân thủ các nguyên tắc để đội của họ có thể làm việc dựa trên một tài nguyên tối ưu nhất.

1. Lưu trữ an toàn

Nhiều tổ chức quản lý dự án không đủ khả năng hay chưa có một quy trình cụ thể để lưu trữ tất cả tài liệu phát sinh trong một kho lưu trữ duy nhất, vì thế việc thất lạc giấy tờ là điều diễn ra thường xuyên ở một số dự án đang lưu trữ hồ sơ thủ công. Thay vì chấp nhận nó như một sự cố khó tránh khỏi, hãy nhìn vào năng lực công nghệ của một phần mềm quản lý dự án có sẵn, nó cung cấp hệ sinh thái trên nền tảng đám mây giúp bạn tạo một không gian lưu trữ an toàn và khoa học. Ở đó thông tin luôn sẵn sàng được khôi phục nhanh chóng sau một vài thao tác đơn giản.

2. Lưu trữ khoa học

Mặc dù việc tiếp cận đầy đủ thông tin dự án là rất cần thiết, nhưng nhiều nhà quản lý dự án bị thách thức bởi khả năng truy cập hiệu quả các thông tin liên quan nhất trên tất cả các tài liệu dự án để nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tìm kiếm tức thời. Đôi khi sự chậm trễ trong tiếp cận thông tin cần thiết khiến bạn phải bỏ qua nhiều cơ hội nâng cao hiệu suất công việc cá nhân và hiệu suất của toàn dự án. Nếu các cách tìm kiếm thông thường tiêu tốn một khoảng thời gian không nhỏ thì một phần mềm quản lý dự án đủ tốt chỉ thực hiện nó trong vài giây. Sự sắp xếp tài liệu khoa học theo từng giai đoạn của dự án, gán với từng người phụ trách hay cụ thể hơn là với từng công việc được phát sinh, kết quả tìm kiếm sẽ đảm bảo chính xác và trả về tức thời.

3. Lưu trữ phân cấp

Là nhà quản lý, bạn có cảm thấy khó chịu khi trong tủ hồ sơ của mình chứa những tài liệu không liên quan, các tài liệu đã hết giá trị sử dụng hay tài liệu bị nhân viên chỉnh sửa khi chưa được cấp phép. Tất cả các vấn đề trên sẽ được giải quyết khi toàn bộ hồ sơ được phân quyền rõ ràng cho những người tham gia sử dụng, bạn có thể phân chia và thiết lập cho nhân viên của mình các quyền được đọc, sửa hay xóa tài liệu. Chỉ như vậy tài liệu của bạn mới được khai thác hiệu quả và đúng mục tiêu. Bên cạnh đó các thành viên trong dự án cũng có thể tự xây dựng những tủ hồ sơ cá nhân ngay trên hệ thống theo sơ đồ cây khoa học, đảm bảo rằng họ có đủ tài liệu sử dụng trong quá trình làm việc và chủ động điều chỉnh theo nhu cầu cá nhân.

4. Cập nhật linh hoạt

Việc phát sinh tài liệu, thông tin mới trong quá trình triển khai dự án có thể được cập nhật nhanh chóng nhưng bạn mất bao nhiêu thời gian để thông tin lại đầy đủ và chính xác tới toàn bộ thành viên có liên quan? Để công việc này được thực hiện một cách tức thời bạn cần tới một tác vụ tự động thay bạn gửi các thông báo tới nhân viên của mình thông qua email hay sms. Bên cạnh đó, đối tác hay nhân viên của bạn có thể tiếp cận với tài liệu ở nhiều địa điểm và bất cứ khi nào họ cần. Các phần mềm quản lý dự án đủ tốt hiện nay sẵn sàng cung cấp cho bạn trải nghiệm thú vị về tốc độ truyền thông trong cập nhật thông tin hồ sơ và chia sẻ tài liệu.

5. Lưu tữ tiết kiệm

Bên cạnh một khoảng thời gian được tiết kiệm đáng kể, quản lý hồ sơ dự án trên phần mềm còn giúp bạn tiết kiệm không ít các chi phí đến từ chi phí in ấn, chi phí thiết bị lưu trữ hồ sơ, không gian lưu trữ và còn giảm thiếu tối đa các công việc giấy tờ cho nhân viên hành chính tạo điều kiện cho họ tập trung vào các công việc quan trọng hơn.

Đôi khi sự kém cỏi trong quản lý hồ sơ sẽ là cơ hội để một số vấn đề tiêu cực trong dự án bị che lấp bởi quá nhiều những thông tin gây nhiễu, nhà quản lý sẽ không thể dựa vào những tài liệu không rõ ràng để sẵn sàng cho các quyết định tiếp theo. Vì thế giải pháp đi đầu để tăng tính bảo mật, tốc độ tìm kiếm và mức độ chính xác của tài liệu là ứng dụng phần mềm quản lý dự án vào quản lý hồ sơ, giải quyết bài toán về hiệu quả khai thác dữ liệu trong quá trình triển khai dự án.