Người lãnh đạo thành công hiểu rằng chuyện họp hành là quan trọng nhưng cũng rất tốn kém. Hãy thử nhẩm tính mức phí theo giờ của tất cả các thành viên đang ngồi trong một phòng họp thì sẽ thấy điều này. Vì thế, dù chuyện họp là cần thiết, nhưng khi là người lãnh đạo, bạn nên tham khảo danh sách những việc mà “các nhà lãnh đạo giỏi không làm khi điều hành một cuộc họp”.

Đừng “canh theo đồng hồ”
Lịch họp thường theo những khoảng thời gian cố định là 30 hoặc 60 phút. Chúng ta được lập trình để bắt đầu và kết thúc vào mốc thời gian nhất định, chẳng hạn là 9g sáng, 1g30 hoặc 3g30 chiều – những con số “tròn”. Vậy là cuộc họp bắt đầu lúc 9 giờ thường được lên lịch tới 9g30 hoặc 10 giờ, dù bạn chỉ cần 15 phút để ra quyết định.

Ngoài ra, còn có chuyện “trừ hao”: Đằng nào mọi người cũng mất công gặp nhau trong cuộc họp, nên sắp xếp thêm chút thời gian, phòng khi cần thảo luận thêm.

Vì vậy, người lãnh đạo cần quyết định trước thời gian cuộc họp dựa trên nhu cầu của việc cần được quyết định. Nên cho mọi người biết là cuộc họp sẽ kết thúc đúng giờ dù bất cứ lý do gì. Vì sao không thể họp lúc 9g18 phút và kết thúc lúc 9g30?

Đừng ngại họp ở một “địa điểm trung lập”
Họp không chỉ là nói, là ngôn từ; họp là để hành động. Họp có hiệu quả là để giải quyết vấn đề, vạch ra hướng đi mới, xây dựng kế hoạch hành động. Cuộc họp như thế mang lại những kết quả cụ thể.

Vậy tại sao bạn lại muốn gặp trong phòng họp lớn khi không có sản phẩm, dịch vụ, không có thứ gì từng được sản xuất ở đó? Hãy họp ở nơi diễn ra hành động – tại địa điểm của vấn đề hay của cơ hội. Đừng ngồi trong phòng họp và nhìn nhau khi bạn có thể tập trung vào vấn đề đang cố gắng xử lý.

Cùng đứng lên, đi ra ngoài và tập trung vào thực tế thay vì là thứ vô hình.

Đừng đưa thông tin vào chương trình họp
Những cuộc họp chất lượng thường có chương trình họp không nhiều hơn một câu, chẳng hạn “Quyết định ngày tung sản phẩm” hoặc “Chọn nhà phát triển phần mềm cho việc xây dựng lại dữ liệu”.

Thông tin ư? Hãy chia sẻ thông tin trước cuộc họp, bởi nếu cần ra quyết định trong cuộc họp thì bạn cần nhận được thông tin liên quan trước đó. Nên gửi trước tài liệu, báo cáo,… cho những người tham gia cuộc họp. Tổ chức họp chỉ để chia sẻ thông tin là phí thời gian của mọi người và không hiệu quả.

Đừng cho phép mọi người “lan man”
Nếu trong cuộc họp có ai đó nói: “Tôi vừa chợt nghĩ ra…”, nên dừng họ lại. Tại sao? Họ nên tham dự cuộc họp với những ý tưởng cụ thể dựa trên thông tin đã được cung cấp. Đừng để mọi người dùng thời gian nghĩ ngợi về các ý tưởng nửa vời của họ chỉ vì họ cảm thấy buộc phải tham dự cuộc họp hay vì họ muốn tỏ ra thông minh.

Điều này chỉ có thể chấp nhận khi đây là một cuộc họp thảo luận tìm ý tưởng (brainstorming). Còn lại, mọi người nên đến cuộc họp khi đã sẵn sàng với những suy nghĩ rõ ràng.

Đừng tỏ ra lịch sự với một người để rồi thô lỗ với mọi người
Chuyện này rất thường xảy ra. Một vài người đến sớm và ai đó bắt đầu chuyện trò với người sẽ chủ trì cuộc họp. Khi mọi người đông đủ và đến thời gian bắt đầu, họ vẫn chưa dừng trò chuyện. Người lãnh đạo cố nói thêm vài phút vì không muốn mình tỏ ra bất lịch sự, trong khi mọi người phải ngồi chờ họ. Bạn có thể trò chuyện trước cuộc họp nhưng tới lúc bắt đầu, hãy khẩn trương và đúng giờ.

Đừng thất bại trong việc định rõ trách nhiệm
Kết quả của cuộc họp thành công là những quyết định. Nhưng một quyết định không còn là quyết định nếu không có ai triển khai. Cần xác định rõ điều cần làm, ai sẽ làm và khi nào hoàn thành. Một việc cần làm không thể không có “chủ sở hữu” rõ ràng – nó phải là trách nhiệm của ai đó.

Đừng phát đi một bản tóm tắt cuộc họp dài lê thê
Tóm tắt cuộc họp nên chỉ bao gồm các điểm cần hành động. Hãy chỉ ra những gì đã được quyết định, cái gì phải làm, ai chịu trách nhiệm cho những việc này, khi nào cần làm và… không thêm gì nữa.

Kiểm tra tiến độ từng cá nhân cụ thể, đừng “gộp chung” cả nhóm
Giao phó trách nhiệm nghĩa là từng cá nhân cụ thể phải chịu trách nhiệm. Vì thế, đừng nên gặp cả nhóm để kiểm tra tiến độ. Không nên lãng phí thời gian của mọi người. Gặp trực tiếp người chịu trách nhiệm; theo dõi công việc từng cá nhân. Người chịu trách nhiệm có thể gửi email cập nhật tình hình cho những người còn lại trong nhóm. Đừng nhóm họp chỉ để mọi người nghe về những việc đã được tiến hành.

Sau khi họp xong và tiến hành mọi việc, thời điểm duy nhất cần họp lại là khi cần có những quyết định khác, hoặc khi bạn muốn chào mừng thành công và khen ngợi những người xứng đáng được nhìn nhận.

Đừng họp chỉ để “tăng cường sự gắn kết”
Những mối quan hệ tuyệt vời được tạo nên khi mọi người làm việc cùng nhau vì một mục tiêu chung và có thể tin tưởng nhau về trách nhiệm của từng người, về khả năng đáp ứng cam kết, khả năng hoàn thành công việc – tóm lại, là khả năng tạo nên những kết quả cụ thể và mục tiêu có ý nghĩa.

Ngược lại, mối quan hệ sẽ mang tính cá nhân hơn là tính hiệu quả trong công việc. Nhiệm vụ của người lãnh đạo là xây dựng một đội ngũ hiệu quả. Hãy để nhân viên xây dựng quan hệ cá nhân trong thời gian riêng của họ. Đừng lo lắng, họ sẽ tự làm điều đó.