Rất nhiều nỗ lực và tiền bạc được đổ ra mỗi năm cho các chương trình “lean” tại các nhà máy sản xuất trên khắp nước Mỹ.

Những khoản đầu tư này có thể mang lại sản lượng và lợi nhuận đáng kể nếu được thực hiện đúng cách. Tuy nhiên, không khó để bắt gặp việc các chương trình này thất bại bởi một hoặc một số yếu tố then chốt trong khâu chuẩn bị quản lý cho hành trình “lean” này.

Bằng cách thực thi các việc làm sau đây, khả năng thành công của những chương trình “lean” có thể được cải thiện đáng kể.

1. ĐẶT NIỀM TIN VÀO SỐ LIỆU THỰC TẾ THAY VÌ CÁC Ý KIẾN

Đáng buồn là các quyết định thường xuyên được đưa ra dựa trên ý kiến của những người được cho là  "thông minh" nhất trong nhóm. Khi họ nói, "Tôi nghĩ rằng ...", thì những người khác đưa ra quyết định dựa trên sự kính trọng của họ đối với cá nhân đó, chứ không phải bởi giá trị hay tính toàn diện của những lời gợi ý.

Thay vào đó, ban giám đốc nên tìm kiếm các thông tin bắt đầu bằng: "Các dữ liệu này cho thấy ...". Việc này cho phép bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể đưa ra những đóng góp có ý nghĩa cho sự cải tiến khi đưa ra các quyết định hoạt động dựa trên thực tế.

2. ĐẢM BẢO CHƯƠNG TRÌNH NÀY ĐƯỢC CHẤP NHẬN TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Vào lúc bắt đầu dự án, tất cả mọi người đều hào hứng tham gia, đặc biệt là bởi vì ban lãnh đạo của các doanh nghiệp sản xuất này tỏ ra cực kỳ hứng thú và quan tâm. Tuy nhiên, hành trình “lean” hóa là một đường đua marathon chứ không phải cuộc chạy nước rút. Điểm mấu chốt là ban lãnh đạo phải liên tục đánh giá, và thúc đẩy quá trình này cùng với các quản lý cấp trung và đội ngũ vận hành.

Hãy tuyên bố rõ ràng ngay từ đầu rằng, tiến độ thực hiện sẽ được theo dõi trong suốt cuộc hành trình và rằng những người chiến thắng trong cuộc đua “lean” trong doanh nghiệp chắc chắn sẽ tiếp quản một vai trò quan trọng.

3. ĐẶT RA CÁC QUY TẮC CAM KẾT RÕ RÀNG NGAY TỪ ĐẦU

Mọi người đã lặp đi lặp lại rất nhiều lần rằng: chúng ta nên "bắt đầu từ mục tiêu được định trước" (Thói quen thứ 2 Covey đề cập đến trong cuốn “7 thói quen để thành đạt”). Khi các giám đốc điều hành cấp cao trong doanh nghiệp quyết định họ muốn thực hiện quá trình “lean”, điều quan trọng là họ phải dựng lên các hàng rào bao quanh và để các các nhân viên của mình xây nốt ngôi nhà đó. Điều này chỉ có thể xảy ra nếu như các mục đích, mục tiêu, kỳ vọng, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn được phân bổ và ủy thác một cách hợp lý.

4. THIẾT LẬP SỰ THÀNH CÔNG

Hãy giúp đội ngũ nhân viên của bạn đạt được thành công bằng cách xác định trước một số "chiến thắng nhanh chóng" có thể đạt được, cũng như tạo cơ hội cho họ tiếp nhận các thất bại có thể chấp nhận. Nếu như thực hiện được điều này thì nhân viên sẽ có thể cảm nhận được sự thành công, và không sợ thất bại hay ngại mắc sai lầm.

Chắc chắn là sẽ có những sai lầm xảy ra trong quá trình “lean”, vì vậy điều quan trọng là đội ngũ nhân viên sớm biết cách xử lý khi những điều này xảy ra và không cảm thấy cần phải che giấu chúng để tránh bị ban lãnh đạo khiển trách.

5. ĐÀO TẠO, ĐÀO TẠO, TÁI ĐÀO TẠO

Không có gì tệ hơn việc nhận một nhiệm vụ mới mà không được đào tạo và phát triển đầy đủ từ trước. Thay vào đó, ban lãnh đạo có thể cung cấp khóa đào tạo cơ bản vào lúc bắt đầu quá trình “lean”, để tất cả nhân viên đều hiểu được mục đích và lý tưởng đằng sau việc sản xuất tinh gọn. Sau đó, hãy cung cấp quá trình đào tạo bổ sung và nâng cao cho các lãnh đạo chủ chốt và những người tham gia dự án, để cho phép các đội có thể tăng cường khả năng của mình, và đánh giá đúng các tình huống vượt quá các kinh nghiệm mà họ có trong quá khứ.

Việc xác định người đào tạo cao cấp lý tưởng nhất là chọn người trong doanh nghiệp - chẳng hạn như một công ty có cùng công ty mẹ hay trụ sở ở địa điểm khác - hoặc tìm 1 chuyên gia bên ngoài có khả năng đào tạo. Việc đào tạo cần được thực hiện rộng rãi trong khắp doanh nghiệp, chứ không chỉ cho một cá nhân. Càng nhiều nhân viên được đào tạo thì kết quả thu được càng tốt.

Một khi những yếu tố này được tối ưu hóa để bắt đầu quá trình hoạt động sản xuất trong hành trình “lean” thì khả năng thành công sẽ được tăng lên đáng kể, và ban giám đốc sẽ có thể đầu tư thêm vào các dự án cải tiến nhà máy khác.