Bài viết không có ý định so sánh một cách toàn diện tất cả các phần mềm ERP nội và ngoại mà chỉ khái quát những nét khác biệt chung nhất qua một số hệ thống ERP mà tác giả đã có dịp tiếp xúc.

Một thời gian dài trước đây, thị trường ERP độc chiếm chỉ "hàng ngoại" với các tên tuổi lớn và giá cả thì chẳng DN vừa và nhỏ (DNVVN) nào có thể chạm tới. Vài năm gần đây, một số công ty PMVN đã bắt tay vào phát triển Phần mềm ERP "made in Vietnam" như: Pythis, EFFECT, FAST, Phúc Hưng Thịnh,Sinnovasoft, DigiNet...theo nhu cầu khách hàng.

"Nội" mở, "ngoại" khép

Một điều dễ nhận thấy với các phần mềm ERP ngoại là các quy trình rất chi tiết và chuyên nghiệp theo nhiều ngành nghề và theo các chuẩn mực quốc tế. Để khai thác điểm mạnh này, các nhà tư vấn và triển khai ở Việt Nam thường hướng DN đi theo các quy trình có sẵn trên PM. Cách làm này vừa giảm chi phí sửa đổi PM (thường rất cao), vừa tận dụng sự ổn định sẵn có của PM (vì sửa đổi, xây dựng mới trên PM ngoại là rất khó) nhưng nó đồng thời đòi hỏi sự thích nghi, thay đổi của DN theo PM. Vì vậy, các ERP ngoại thường thích hợp cho các DN lớn, có kinh phí đầu tư cao, các quy trình hoạt động đã tương đối ổn định, đội ngũ nhân viên có thói quen làm việc chuyên nghiệp và đặc biệt lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược, quyết tâm cao, có khả năng "áp đặt" cách làm mới cho đội ngũ nhân viên.

Trong khi đó, với ERP nội, các quy trình sẵn có trên PM thường không được chi tiết và đầy đủ như các PM ERP ngoại. Nhưng đổi lại, do PM được các nhà sản xuất trong nước phát triển từ gốc nên ưu điểm lớn nhất của các ERP nội là có thể tạo ra sản phẩm may đo cho DN và khả năng sửa đổi PM theo nhu cầu DN là không giới hạn. Quy trình triển khai PM nội cũng tỏ ra mềm dẻo hơn so với cách triển khai PM ERP ngoại. Đó là việc kết hợp sử dụng các quy trình có sẵn trên PM với việc sửa đổi, thậm chí viết mới một số chức năng, mô-đun theo yêu cầu của DN. Cách làm này ít đòi hỏi DN phải thay đổi mình hơn mà vẫn có được PM quản lý hiệu quả. Do vậy, để ứng dụng ERP nội hiệu quả, trước khi triển khai PM, DN nên đầu tư thời gian và công sức để chuẩn hoá các các quy trình hoạt động (công việc này có thể thực hiện cùng với nhà tư vấn riêng hoặc với nhà cung cấp, triển khai PM) sao cho tối ưu nhất.

Giá cả và quy mô

Xét về giá cả, do phải triển khai qua các đối tác trong nước nên giá của ERP ngoại thường cao hơn nhiều so với ERP nội vì lợi nhuận được phân chia cho cả nhà tư vấn triển khai Việt Nam. Trong khi giá cả ERP nội thường thấp hơn và rất linh động.

Một lý do khác khiến ERP nội có chỗ đứng trên thị trường chính là vì nhu cầu sử dụng PM của nhóm DNVVN rất lớn và đa dạng. Thực tế, nhu cầu quản lý của DNVVN rất phong phú, đôi khi không nằm trong mô-đun nào của hệ thống ERP, đôi khi là sự lượm nhặt chức năng từ nhiều mô-đun khác nhau, không chứa đựng trọn vẹn trong một mô-đun nào. Các DNVVN thường mong muốn giải quyết nhanh những nhu cầu cấp bách đang hiện hữu, trong phạm vi hẹp hơn với chi phí phù hợp, khác với DN lớn thường đòi hỏi bài toán tổng thể và chấp nhận chi phí cao. Rất nhiều DNVVN cần các mô-đun quản lý bán hàng, quản lý kho, kế toán nhưng lại không có nhu cầu về các mô-đun quản lý nhân sự, quản lý khách hàng hoặc quản trị sản xuất. Chính bởi lẽ đó nên các PM ngoại rất khó thích hợp với các DNVVN, vì để ứng dụng cần phải thay đổi theo cách thức quản lý nội tại của DN, và điều này sẽ đẩy giá thành vốn đã cao càng trở nên cao hơn khiến DNVVN khó mà chịu được.

Yêu cầu của lãnh đạo phần lớn DNVVN đối với PM quản lý là "PM cần phải thích nghi với cách làm của chúng tôi", vì xét cho cùng chính họ là những người biết hơn ai hết họ phải hoạt động thế nào. Quan điểm này xét theo các nhà tư vấn là không phù hợp, nhưng trong bối cảnh kinh tế Việt nam hiện nay thì khó mà thay đổi được. Vì thế, cùng với khoản kinh phí không dồi dào dành cho hệ thống ERP, các DNVVN đang ngày càng có xu hướng nghiêng về lựa chọn ERP nội hơn là ERP ngoại.