Cổng thông tin điện tử - Portal là điểm truy cập tập trung và duy nhất; tích hợp các kênh thông tin dịch vụ, ứng dụng; là một sản phẩm hệ thống phần mềm được phát triển dựa trên một sản phẩm phần mềm cổng lõi (Portal core), thực hiện trao đổi thông tin, dữ liệu với các hệ thống thông tin, đồng thời thực hiện cung cấp và trao đổi với người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất trên nền tảng web tại bất kỳ thời điểm nào và từ bất kỳ đâu.

Các đặc trưng cơ bản của một Cổng thông tin điện tử (nhằm phân biệt với Trang thông tin điện tử) như sau:

- Khả năng phân loại nội dung: Portal phải cho phép tổ chức nội dụng và ứng dụng theo nhiều cách khác nhau để đáp ứng các yêu cầu không giống nhau của các nhóm (phân loại theo người sử dụng, phòng ban, đơn vị) bên trong một tổ chức.

- Khả năng Tìm kiếm và chỉ mục: Portal phải cung cấp hoặc tích hợp được các hệ thống tìm kiếm và đánh chỉ mục các văn bản, tài liệu để giúp người sử dụng có thể nhanh chóng truy xuất đến những thông tin họ cần.

- Khả năng quản lý nội dung: Portal phải cung cấp các hệ thống kiểm soát nội dung, cho phép người sử dụng không am tường về kỹ thuật vẫn có thể tạo lập được nội dung. Portal cũng phải kiểm soát được các truy xuất đến từng nội dung để đảm bảo chỉ những người có quyền mới có thể truy nhập được các văn bản mà họ được cấp phép.

- Cá thể hóa: cho phép thiết lập các thông tin khác nhau, trình bày theo nhiều cách khác nhau, phục vụ cho nhiều loại đối tượng sử dụng theo các yêu cầu cá nhân như sở thích, thói quen, yêu cầu nghiệp vụ. Mỗi cá nhân có thể tự chỉnh sửa, tái lập lại các hiển thị thông tin, ứng dụng, nội dung theo sở thích hoặc để phù hợp với công việc của mình.

- Tích hợp và liên kết nhiều loại thông tin: cho phép tích hợp nội dung thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau nhằm phục vụ nhiều đối tượng sử dụng theo ngữ cảnh sử dụng dựa vào kết quả cá nhân hóa thông tin. Portal cung cấp một môi trường tích hợp toàn bộ các ứng dụng web đang có.

Khía cạnh tích hợp này bao gồm hỗ trợ truy cập một lần (một cổng), kể cả các tài nguyên, trang web bên ngoài, hỗ trợ các dịch vụ web và có thể hiểu Portal mạng lại một ứng dụng được tích hợp.

- Xuất bản thông tin: Thu thập và bóc tách thông tin định chuẩn từ nhiều nguồn khác nhau và có cơ chế xuất bản thông tin theo chuẩn. Hệ thống tin tức được cập nhật cho hệ thống Portal bằng nhiều hình thức như sau:

• Thông qua hệ thống biên tập viên sử dụng các tính năng của hệ thống CMS để xậy dựng nội dung.
  Cơ chế tích hợp tin tức từ website khác bằng cách áp dụng các chuẩn trao đổi tin tức thông dụng như RSS (RDF Site Summary) và/hoặc Atom feed.
• Hỗ trợ RSS cả hai chiều Người dùng (Client) và nhà cung cấp (Server) cho phép các website mức dưới cũng có thể dùng lại tin tức của Cổng bằng cách sử dụng cùng cơ chế này.
• Thông qua các hệ thống chuẩn hỗ trợ sẵn của hệ thống Portal như web service, web cliping.
  Định dạng RSS (Rich Site Summary) được xây dựng dựa trên ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XML nhằm tạo ra các kênh thông tin (feed) và chuyển tới cho người đọc.

- Đăng nhập một lần (single sign-on): cho phép người dùng chỉ cần đăng nhập một lần, sau đó truy cập và sử dụng tất cả các dịch vụ/nghiệp vụ đã và sẽ đăng ký/cấp phép trên cổng thông tin. Portal phải tích hợp hoặc cung cấp hệ thống đăng nhập một lần (một cửa). Nói cách khác, Portal sẽ lấy thông tin về người sử dụng từ các dịch vụ thư mục như LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), NDS (Domain Name System) hoặc AD (Active Directory).

- Quản trị cổng thông tin: cho phép người quản trị, người dùng tự xác định, điều chỉnh cách thức hiển thị kênh thông tin, nội dung thông tin và định dạng chi tiết đồ họa, đồng thời cho phép người quản trị định nghĩa các nhóm người dùng, quyền truy cập và sử dụng thông tin khác nhau.

- Quản lý người dùng: cho phép quản trị người sử dụng dựa trên tiêu chuẩn LDAP để phân quyền sử dụng theo vai trò thống nhất và xuyên suốt toàn bộ hệ thống.

- Hỗ trợ nhiều môi trường hiển thị thông tin: cho phép hiển thị nội dung thông tin trên nhiều loại thiết bị như máy tính, thiết bị di động (PDA, Smart phone) một cách tự động. Portal phải khả năng vận hành đa nền, đa phương tiện. Cho phép người sử dụng có thể sử dụng nhiều hệ điều hành khác nhau, thông quan các trình duyệt web khác nhau để truy xuất vào Portal. Bao gồm cả các phương tiện như điện thoại di động, các loại máy tính cầm tay, PDAs (Personal Digital Assitant) không dây.

- Khả năng bảo mật: Portal phải cung cấp được các hệ thống xác thực và cấp phép rất mạnh. Bất kỳ sự tích hợp các hệ thống nào, với cơ chế đăng nhập một lần, đều phải được bảo mật và ngăn chặn các giao dịch không hợp lệ của người sử dụng trên những ứng dụng khác nhau.

- Các tính năng của một ứng dụng lớn: Portal đáp ứng được các tính năng chuẩn của một phần mềm ứng dụng lớn như: Khả năng đáp ứng được dư thừa dữ liệu, khả năng chịu lỗi, khả năng cân bằng tải (chia luồng xử lý), khả năng sao lưu.

- Khả năng cộng tác: Portal là môi trường làm việc cộng tác được tạo ra nhờ các kênh dịch vụ được tích hợp sẵn như:

• Email: Hệ thống email nội bộ hoặc tích hợp với một ứng dụng Mail Server.
• Chat: Hỗ trợ trao đổi trực tuyến với các thành viên, có thể tuỳ biến theo yêu cầu của sở thích hoặc công việc.
• Forum: Các diễn đàn thảo luận chung để trao đổi ý kiến và thông tin. Các diễn đàn có thể đặt dưới sự kiểm duyệt, mở cho tham dự tự do hoặc chỉ cho phép các thành viên nội bộ của một nhóm tham gia.
• Thời gian biểu, lịch làm việc
• SMS, MMS: Tích hợp các dịch vụ truyền nhận các tin nhắn (messages) để hỗ trợ cho việc trao đổi thông tin, giao hoặc nhắc việc.

Mục đich và nhiệm vụ cơ bản của cổng thông tin cho Chính phủ điện tử là:

• Cung cấp thông tin và các dịch vụ công cho người dân (G2C).
• Cung cấp thông tin và các dịch vụ công cho doanh nghiệp (G2B).
• Cung cấp thông tin và các dịch vụ xử lý nghiệp vụ, tương tác, chia sẻ và phân tích thông tin của các cán bộ, công chức trong một CQNN (G2G).
• Kiểm tra theo dõi hoạt động vận hành hệ thống thông tin điện tử của các cơ quan Nhà nước (CQNN) giúp đưa các hệ thống thông tin điện tử vào hoạt động thường xuyên, hiệu quả.
• Làm đầu mối duy nhất (điểm truy cập “một cửa”) của Chính phủ, Bộ, Tỉnh về thông tin, dịch vụ của CQNN.
• Thống nhất các nội dung thông tin và dịch vụ thông tin trên cổng, bảo đảm cổng đóng vai trò tích hợp và trao đổi thông tin giữa các hệ thống thông tin điện tử trong CQNN.
• Bảo đảm việc trao đổi thông tin với cổng thông tin điện tử Chính phủ, góp phần hoàn thiện cổng thông tin điện tử Chính phủ với vai trò công cụ chỉ đạo điều hành của Thủ tướng Chính phủ.
• Chuẩn hóa thống nhất phần mềm cổng thông tin điện tử của CQNN, nhằm tránh được tình trạng đầu tư xây dựng phần mềm cổng thông tin điện tử theo các quy chuẩn, tiêu chuẩn khác nhau.

Portal khác gì với website truyền thống?

Kiến trúc của một hệ thống ứng dụng web truyền thống được mô tả như hình sau:

Với kiến trúc này, các ứng dụng được cài đặt tại Application Server, mỗi ứng dụng là độc lập và tương tác, trao đổi dữ liệu với nhau hoặc với các hệ thống bên ngoài (external systems) thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu (RDBMS) hoặc kênh thông tin được đặc tả riêng cho từng ứng dụng. 

Mô hình ứng dụng web về mặt kiến trúc khá giống với mô hình client/server, ngoại trừ việc client là browser bất kỳ. Người sử dụng dùng trình duyệt (browsers) truy vấn (request) thông tin thông qua mạng Internet trên máy chủ web (Web Server), máy chủ web tiếp nhận và chuyển thông tin này cho máy chủ ứng dụng (Application Server), máy chủ ứng dụng thực hiện các tính toán logic và chuyển trả kết quả về cho máy chủ web để phản hồi (response) cho người truy cập.

Website đã và đang đóng góp rất lớn vào việc phổ cập thông tin, như giới thiệu tin tức, các cơ sở dữ liệu, và một số chương trình ứng dụng trên mạng. Website đã làm thay đổi cả thế giới từ khi xuất hiện vào đầu những năm 90 của thế kỷ trước. Ngày nay mọi giao tiếp thông qua web site đã trở thành phổ biến.

Tuy nhiên, chúng ta có thể gọi một số lớn các website là “website truyền thống” bởi những mặt tồn tại do công nghệ cũ:

• Người dùng đã và đang phải chấp nhận với “sự quá tải thông tin”, nghĩa là người dùng thường phải duyệt qua rất nhiều các website khác nhau, phải xử lý một khối lượng khổng lồ các thông tin để tìm ra thông tin mà mình cần.
• Người dùng phải chấp nhận là các thông tin thường đứng độc lập, không thể phân loại được (taxonomy), dẫn đến rất khó chia sẻ thông tin cho nhau. Lý do của vấn đề trên là cách định dạng thông tin (format) trên các website thường là rất khác nhau.
• Việc quản lý, bảo trì và phát triển các website thường gặp nhiều khó khăn do sự tăng trưởng đến chóng mặt của thông tin trên các website.
• Khó có thể tích hợp các thông tin, dịch vụ từ nhiều nơi như từ các trung tâm một cửa, từ các đơn vị trực thuộc,… lên một nơi để từ đó người dân có thể tìm thấy các thông tin, dịch vụ cho mình.
• Là điểm xuất phát trong lộ trình mà người dùng đi tìm thông tin (departure), và được dẫn trên mạng qua các đường dẫn.
• Không tạo được quan hệ, người dùng không gắn bó với chủ nhân của website (không có tính cá nhân hóa).
• Thích hợp cho phổ biến thông tin hơn là cung cấp môi trường cộng tác cho người dùng.
• Quy mô dịch vụ nhỏ, không bảo toàn đầu tư. Khi yêu cầu thay đổi về nội dung thông tin, loại hình dịch vụ, v.v...thường phải xây dựng lại website mới.
• Không có khả năng cung cấp một nền tảng để từ đó có thể luôn luôn phát triển và mở rộng.

Tóm lại, website đã được phát triển bằng các công nghệ cũ và mới, trong đó có nhiều công nghệ đã lỗi thời.

Điều căn bản là website không có nền tảng công nghệ tích hợp để hỗ trợ tính chất phát triển kế thừa và khả năng ghép nối để mở rộng. Điều này giải thích một phần lý do tại sao người ta phát triển công nghệ Cổng thông tin điện tử thay thế cho công nghệ web.

Công nghệ Portal phát triển sau thời kỳ web khoảng 7-8 năm như một tất yếu xuất phát từ nhu cầu thực tế. Portal là một bước tiến hóa của website truyền thống. Portal ra đời để giải quyết những vấn đề mà website truyền thống gặp phải, cụ thể như:

• Là "siêu website“, gọi đầy đủ là Portal website, gọi tắt là Portal, đối với người dùng vẫn chỉ là trang web thông qua trình duyệt. Thay đổi thuật ngữ và quan niệm mới.
• Là điểm đích quy tụ hầu hết các thông tin và dịch vụ cho người sử dụng cần (true destination). Thông tin và dịch vụ được phân loại nhằm thuận tiện cho tìm kiếm và hạn chế vùi lấp các thông tin.
• Bảo toàn đầu tư lâu dài. Có nền tảng công nghệ đảm bảo.
• Môi trường chủ động dùng cho việc tích hợp ứng dụng.

Song song với công nghệ website truyền thống (hiện đã có nhiều hạn chế), theo những thống kê chưa đầy đủ, công nghệ Portal và các phát triển ứng dụng theo hướng kiến trúc Portal hiện đang ngày càng phổ biến ở trên thế giới và Việt Nam, trở thành trào lưu công nghệ và kinh doanh phổ biến trên Internet.

Xu hướng chung là đa số các nhà quản lý cao cấp của các tổ chức, doanh nghiệp, cũng như các công ty phát triển phần mềm sẽ cùng chia sẻ các khái niệm và lợi thế của Portal để cống hiến vì lợi ích của người dân, các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.

Đối với các sản phẩm Portal trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 nhóm chính:

• Nhóm phần mềm do các công ty trong nước tự phát triển
• Nhóm phần mềm dựa trên nền mã nguồn mở
• Nhóm phần mềm do các hãng có uy tín phát triển