1. Tại sao phải sao lưu?

Về cơ bản, việc sao lưu dữ liệu máy tính không khác gì so với thao tác sao chép các tập tin cần thiết vào một ổ đĩa khác để dự phòng. Chỉ cần chọn bất kỳ tập tin nào trên hệ thống, ấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép và sau đó ấn Ctrl + V để dán vào vị trí khác, nhằm tạo ra một bản sao hoàn toàn giống hệt tập tin đó. Đó là tất cả thao tác cần thực hiện để tạo bản sao lưu một tập tin.

Sao lưu rất quan trọng bởi vì có những tình huống không thể đoán trước, có thể khiến các tập tin trên máy tính không thể truy xuất được. Giả sử chương trình chống virus trên máy tính của bạn phát hiện ra một loại virus phá hủy ổ cứng và làm hỏng toàn bộ dữ liệu trong đó. Cho dù bạn biết được virus đó đến từ một trang web độc hại hoặc một ổ USB bị lây nhiễm, điều đó giờ đây không còn quan trọng hơn việc các tập tin có còn truy xuất nữa được không. 

Sẽ không thể tuyệt vời hơn nếu bạn đã có một bản sao của các tập tin này ở nơi khác. Một bản sao lưu đơn giản có thể là “cứu cánh” cho công sức hàng tháng trời của bạn không bị biến thành mây khói. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất, thao tác sao lưu đúng cách không chỉ là di chuyển các tập tin vào một ổ lưu trữ khác (chẳng hạn như một ổ cứng gắn ngoài), mà bạn còn phải thực hiện lưu nhiều bản sao ở nhiều nơi khác nhau.

2. Nên sao lưu những gì?

Quy luật chung là nên sao lưu bất kỳ tập tin nào mà bạn cho là quan trọng nhất, không thể mất được. Bản quét giấy tờ cá nhân, sổ sách là sự lựa chọn đầu tiên. Những tập tin thường được sao lưu khác bao gồm thư viện ảnh, nhạc, phim, ghi chú cá nhân, các tập tin cấu hình hệ thống và nhiều định dạng khác.

Một số người dùng máy tính muốn sao lưu tất cả mọi thứ và điều đó không có gì sai. Nhưng trong hầu hết các trường hợp thì việc này sẽ khiến cho bạn mất rất nhiều thời gian cũng như dung lượng lưu trữ. Do đó, hãy cân nhắc những yếu tố sau đây trước khi thực hiện sao lưu.

Đầu tiên, việc sao lưu yêu cầu không gian lưu trữ. Đây không phải là một vấn đề lớn cho việc sao lưu các tập tin nhỏ như tài liệu Word và PDF hoặc các tập tin thiết lập cấu hình hệ thống. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sao lưu bộ sưu tập âm nhạc và video với dung lượng lên đến hàng chục hay thậm chí hàng trăm gigabyte, khi đó bạn sẽ thực sự thấy được hạn chế về dung lượng lưu trữ cho những bản sao lưu cần thiết. 

Thứ hai, sao lưu mất thời gian để thực hiện. Một lần nữa, đây không phải là một việc lớn cho các tập tin nhỏ. Nhưng nếu cần sao chép một bộ sưu tập 100GB gồm các trò chơi, hình ảnh, nhạc và video thì bạn có thể mất thời gian rất nhiều, tùy thuộc vào tốc độ kết nối của thiết bị. Bên cạnh đó, việc khôi phục lại những bản sao lưu cũng sẽ mất rất nhiều giờ để thực hiện.

Thứ ba, một số tập tin có thể được xem là bất hợp pháp nếu sao chép. Ở một số quốc gia, việc tạo bản sao của đĩa CD và DVD là bất hợp pháp. Tương tự như vậy, các tập tin đa phương tiện kỹ thuật số được bảo vệ bởi luật quản lý bản quyền kỹ thuật số DRM (Digital Rights Management) cũng cần phải được cân nhắc trước khi sao lưu.

Thứ tư, hãy chắc chắn rằng bạn chỉ sao lưu những tập tin cần thiết. Tập tin thiết lập cài đặt của hệ thống cũng quan trọng không kém tập tin dữ liệu cá nhân. Ví dụ, System Restore là một tính năng sao lưu hệ thống mà bạn có thể sử dụng để khôi phục lại hệ điều hành Windows nếu máy tính bắt đầu có những triệu chứng lạ. Việc sao lưu Windows Registry cũng rất quan trọng trong những trường hợp lỗi registry.

3. Bao lâu nên sao lưu?

Đây là một trong những câu hỏi thường gặp của người dùng máy tính mới bắt đầu thực hiện sao lưu. Thực tế, rất khó để đưa ra một câu trả lời phù hợp. Sự thật là câu trả lời sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi người.

Tuy nhiên, như một quy luật chung, tập tin càng liên tục bị thay đổi nội dung thì bạn càng phải thực hiện sao lưu chúng thường xuyên hơn. Ví dụ, các tập tin báo cáo tài chính của bạn không có gì thay đổi và bạn đã có bản sao lưu cho chúng, vì vậy không có lý do gì để tiếp tục thực hiện bản sao lưu mới. Nhưng trong trường hợp vừa nhận được bản báo cáo tài chính mới, tốt nhất là bạn nên ngay lập tức thực hiện sao lưu. 

Và nếu có thể dự đoán được máy tính của mình có thể sắp bị trục trặc, thì bạn nên luôn luôn thực hiện sao lưu trước khi vấn đề xảy ra. Điều quan trọng nhất là có sao lưu vẫn tốt hơn so với không có bản sao nào cả. Vì vậy, hãy chọn một lịch sao lưu phù hợp với nhu cầu công việc của bạn. Có thể tăng hoặc giảm tần suất sao lưu trong tương lai, miễn là bạn đang thực hiện sao lưu tất cả những gì thực sự quan trọng nhất đối với mình.

4. Lưu trữ bản sao ở đâu?

Nói chung, hiện nay có 2 loại lưu trữ dữ liệu sao lưu là sao lưu cục bộ và sao lưu trực tuyến. Mỗi cách đều có ưu và khuyết điểm riêng của nó, có nghĩa là chúng đều quan trọng trong những trường hợp khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn nên sử dụng cả hai phương pháp.

Sao lưu cục bộ là lưu trữ bản sao lưu ở một nơi mà bạn có thể truy xuất về mặt vật lý, ví dụ như máy tính để bàn hay máy tính xách tay của bạn, ổ cứng gắn ngoài hoặc thậm chí là ổ lưu trữ USB. Về mặt kỹ thuật, sao lưu cục bộ có lợi thế là có thể truy xuất dữ liệu mọi lúc mọi nơi và bạn có thể hoàn toàn kiểm soát bản sao.

Hơn nữa, phương pháp lưu trữ cục bộ thường có dung lượng lớn hơn nhiều so với phương pháp lưu trữ trực tuyến. Nhược điểm là nếu muốn có nhiều không gian hơn, bạn sẽ cần phải đầu tư ổ lưu trữ mới và có thể tốn khá nhiều chi phí cũng như thời gian để thực hiện. 

Trong khi đó, sao lưu trực tuyến là phương pháp lưu trữ dữ liệu trên Internet, thường là trong một trung tâm dữ liệu mà bạn sẽ không bao giờ cần quan tâm nó nằm ở đâu. Đối với người dùng phổ thông, các dịch vụ sao lưu trực tuyến thường được chọn là Dropbox hoặc Google Drive. Đây là những “đám mây” tuyệt vời nhất và bạn có thể truy cập chúng từ bất cứ nơi nào.

Tuy nhiên, giải pháp sao lưu trực tuyến có hai nhược điểm. Trước hết là việc tải tập tin lên Internet chậm hơn nhiều so với thao tác sao chép trực tiếp vào một ổ đĩa vật lý. Đây cũng là một mối phiền toái lớn khi bạn cần sao lưu những tập tin dung lượng cực lớn. Tiếp đến, độ bảo mật dữ liệu sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Nếu có vấn đề xảy ra, dữ liệu của bạn có thể bị đánh cắp và bạn không thể làm bất cứ điều gì để khắc phục.

Lời khuyên là nên sử dụng sao lưu cục bộ cho dữ liệu nhạy cảm và các bộ sưu tập đa phương tiện lớn. Đối với tất cả mọi thứ khác, hãy nghĩ đến các dịch vụ lưu trữ đám mây.

5. Cần lưu ý những gì khác khi sao lưu?

Có thể sao lưu toàn bộ ổ đĩa cứng: System Restore trong hệ điều hành Windows phù hợp nếu nhu cầu của bạn là sao lưu các tập tin hệ thống quan trọng. Tuy nhiên, tính năng này cũng có tùy chọn cho phép sao lưu toàn bộ hệ thống. Bạn có thể làm điều này bằng cách tạo ảnh của ổ cứng và lưu nó như một tập tin định dạng ISO. Sau đó, có thể sử dụng tập tin ISO này để thiết lập ổ cứng quay trở lại chính xác trạng thái khi ảnh được tạo.

Tự động sao lưu là một tính năng tuyệt vời: Khi sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive, bạn có thể thiết lập để các tập tin được tự động đồng bộ hóa giữa máy tính và dịch vụ. Đây là một cách hiệu quả để thực hiện sao lưu tự động, dữ liệu trên máy tính của bạn sẽ được định kỳ sao chép lên Internet.

Tuy nhiên, nếu đang dùng máy tính Windows 8.1 hay Windows 10 thì sẽ có một tính năng tích hợp sẵn trong hệ thống được gọi là File History rất đáng để sử dụng. Tính năng này tự động “chụp ảnh” nhanh các tập tin và lưu chúng vào một ổ đĩa ngoài hoặc ổ đĩa mạng, cho phép bạn có thể chọn quay trở lại bất kỳ ảnh chụp nào được lưu trước đó. 

Bản sao lưu được mã hóa sẽ an toàn hơn: Có nhiều lý do để bạn nên mã hóa tập tin của mình khi sao lưu. Hầu hết mọi người đều chọn mã hóa để người khác không thể mở được tập tin của mình, ngay cả khi chúng bị đánh cắp. Đối với dữ liệu nhạy cảm, mã hóa rất quan trọng. Trong trường hợp này, hãy nghĩ về mã hóa giống như đặt các tập tin vào bên trong một chiếc hộp có khóa và bạn chỉ có thể mở được khi có chìa khóa.

Nhưng làm thế nào để mã hóa các tập tin sao lưu? Đối với giải pháp sao lưu cục bộ, cách dễ nhất là sử dụng một công cụ mã hóa của bên thứ ba và hầu hết trong số đó khá đơn giản cho bất cứ ai mới bắt đầu sử dụng. Đối với trường hợp sao lưu trực tuyến, bạn có thể mã hóa tập tin trước khi tải lên đám mây hoặc có thể chuyển sang một dịch vụ lưu trữ đám mây có tùy chọn mã hóa.

Cuối cùng, nên kiểm tra các bản sao lưu: Sẽ rất tồi tệ nếu quá trình sao lưu trục trặc và bạn chỉ thực sự phát hiện ra bản sao có vấn đề khi thực hiện phục hồi. Một bản sao bị hỏng cũng giống như không có bản sao nào cả. Do đó, khi thực hiện một bản sao lưu mới, bạn nên kiểm tra xem nó có thể phục hồi được hay không. Không cần phải làm điều này đối với mọi bản sao vì đó sẽ là một sự lãng phí thời gian, nhưng bạn nên kiểm tra nếu cảm thấy rảnh rỗi.