Bài viết đề cập đến các vấn đề hết sức cơ bản của ERP, những vấn đề mà bất cứ dự án ERP nào cũng phải đối mặt. Bằng lời văn dí dỏm và những ví dụ hết sức thuyết phục, tác giả đã diễn giải và dẫn dắt người đọc tiếp cận ERP thật dễ dàng. Bài viết phù hợp với những ai muốn tìm hiểu về ERP, thậm chí với những người giàu kinh nghiệm triển khai ERP thì bài viết vẫn có những giá trị hết sức cơ bản ...

1. ERP là gì?

Phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay ERP, thế nhưng nó không làm theo đúng như thứ tự của những từ này. Chúng ta hãy quên đi phần hoạch định – vì nó thật sự không hoạch định nhiều đến vậy và cũng đừng nhắc đến nguồn tài nguyên. Nhưng hãy luôn nhớ đến phần “doanh nghiệp”. Nó chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.

Quả thật hết sức khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính kế toán cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách đúng đắn.

Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi cho Kho hỏi thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho,và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ triển khai sau.

2. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?

Hy vọng nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thức công ty nhận đơn hàng và xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Chính vì thế mà ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vô hình. ERP không xử lý các quy trình trước khi bán hàng (hầu hết các nhà cung cấp phần mềm hiện này phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý này). Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất. Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).

Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính…

Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.

Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quy trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Điều này sẽ không còn nữa! Với ERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà kinh doanh thực sự. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và lượng tồn kho hàng hóa từ bộ phận Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể giao hàng đúng hạn không? Đó là những vấn đề mà nhân việc dịch vụ khách hàng chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành cho nhân viên dịch vụ khách hàng – người cần phải được thức tỉnh. Nhân viên Kho, những người nắm lượng tồn kho trong đầu họ hay bằng những giấy tờ rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng hóa không đủ, họ thông báo với khách hàng là không đủ hàng tồn kho. Trách nhiệm giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.

Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Đó là lý do tại sao giá trị thất sự của hệ thống ERP rất khó xác định. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.

3. Dự án ERP sẽ kéo dài bao lâu?

Các công ty cài đặt hệ thống ERP không dễ dàng chút nào. Đừng bị lừa phỉnh khi các nhà cung cấp ERP cam đoan với bạn rằng thời gian thực hiện dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng. Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn đều tùy thuộc vào từng mức độ: qui mô công ty nhỏ, hoặc chỉ triển khai một số phòng ban/địa điểm công ty hay công ty chỉ triển khai phân hệ Tài chính kế toán của hệ thống ERP (trong trường hợp này hệ thống ERP không hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền). Để thực hiện thành công ERP, cách thức làm việc cần phải thay đổi và cách thức làm việc của nhân viên cũng cần phải thay đổi. Và đó là những thay đổi hết sức khó khăn. Trừ phi, công việc kinh doanh của bạn đang trôi chảy (các đơn hàng giao đúng hạn, năng suất sản xuất cao hơn các đối thủ cạnh tranh khác, khách hàng hoàn toàn hài lòng), trong trường đó thì thậm chí chẳng có lý do gì để xem xét triển khai ERP.

Điều quan trọng không phải chú tâm đến dự án kéo dài bao lâu – những nỗ lực biến đổi thật sự của ERP thường diễn ra giữa một đến ba năm, trung bình – nhưng đúng hơn điều quan trọng để bạn hiểu tại sao bạn cần nó và bạn sẽ sử dụng nó như thế nào để cải thiện việc kinh doanh của bạn.

4. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?

Năm nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:

- Tích hợp thông tin tài chính

Do CEO cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau. Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, Kinh doanh có một con số khác và những đơn vị kinh doanh khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty. Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống.

- Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

- Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những phương pháp chuẩn để tự động hóa các bước của quy trình sản xuất. Việc chuẩn hóa các quy trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp có thể tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm nhân sự.

- Giảm lượng hàng tồn kho

ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và cải thiện việc thực hiện của quá trình xử lý đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng lập kế hoạch giao hàng cho khách hàng tốt hơn, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hóa, bạn cần triển khai phần mềm dây chuyền cung ứng (SCM) và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó.

- Chuẩn hóa thông tin nhân sự

Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó. Trong quá trình để khắc phục những vấn đề này, các doanh nghiệp thường đánh mất yếu tố mà các gói ERP đơn giản chỉ là sự thể hiện cách thức quản lý của 1 công ty điển hình. Trong khi hầu hết các gói phần mềm thì bao gồm mọi khía cạnh, mỗi nền công nghiệp có những đặc điểm riêng tạo nên sự độc nhất vô nhị cho nó. Hầu hết các phần mềm ERP đượcthiết kế được sử dụng bởi các công ty sản xuất rời rạc (là những công ty sản xuất ra các sản phẩm có thể đếm được), chúng bị loại ngay bởi các công ty sản xuất liên tục (dầu, hóa chất và các công ty mà đo lường sản phẩm của họ theo lưu lượng chứ không theo từng đơn vị sản phẩm). Mỗi doanh nghiệp trong các ngành công nghiệp phải đấu tranh trong việc chọn lựa các nhà cung cấp ERP khác nhau bổ sung cho chương trình ERP lõi để đáp ứng nhu cầu của họ.

5. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?

Quả là một vấn đề khó khăn khi các công ty muốn biết trước các quy trình hiện tại liệu có phù hợp với gói ERP chuẩn trước khi ký hợp đồng và triển khai hệ thống ERP. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các công ty từ bỏ những dự án ERP hàng triệu đô-la một cách dễ dàng bởi vì họ phát hiện phần mềm ERP không hỗ trợ được các quy trình kinh doanh chính của họ. Theo điểm đó, có 2 điều họ có thể làm: một là, họ có thể thay đổi quy trình kinh doanh để thích ứng với phần mềm. Có nghĩa là họ sẽ phải thay đổi cách thức làm việc, cái cách mà họ đã quen làm trong bao nhiêu năm nay. Hai là, họ có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quy trình kinh doanh hiện tại, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, phát sinh nhiều lỗi tiềm ẩn trong hệ thống và việc nâng cấp phiên bản mới từ nhà cung cấp ERP sẽ khó khăn vì những phần tùy chỉnh (customization) và viết mới có thể không tương thích với phiên bản mới.

Cần phải nói là để đi đến được dự án ERP thì phạm vi và giá cả của dự án đủ để làm hầu hết các CFO bối rối. Thêm vào dự thảo ngân sách cho các chi phí của phần mềm, bộ phận kế toán nên lập kế hoạch cho các chi tiêu về tư vấn, sắp xếp lại các quy trình kinh doanh, thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết khác trước khi thấy được những lợi ích mà ERP mang lại. Việc đánh giá chi phí đào tạo các quy trình mới cho người sử dụng có thể tạo ra các cú sốc, và vì thế có thể dẫ đến sự thất bại của việc xem xét yêu cầu tích hợp dữ liệu và chi phí mở rộng phần mềm để chỉnh sửa mẫu các báo cáo cũ. Một vài sơ sót trong việc dự trù ngân sách và hoạch định chiến lược có thể dẫn đến chi phí ERP tăng lên đột biến vượt ngoài tầm kiểm soát nhanh hơn nhưng sơ sót trong hoạch định chiến lược của những hệ thống thông tin khác.

6. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?

Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán tổng chi phí sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ tư vấn và các chi phí nhân sự nội bộ. Các con số TCO bao gồm cài đặt phần mềm và chi phí 2 năm đầu tiên, chi phí thực sự là bảo trì, nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao gồm những công ty có quy mô nhỏ, vừa và lớn theo nhiều ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15 triệu đô-la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô). Mặc dù thật khó để đưa ra con số chi phí chính xác từ nhiều loại công ty khác nhau và các kết quả ERP mang lại, Meta đi đến một thống kê chứng mình rằng hệ thống ERP là thật sự đắc đỏ nhưng sẽ không là vấn đề gì đối với những công ty vận dụng thành công hệ thống ERP. TCO cho “một đầu người” hay một người sử dụng là một con số khung khiếp 53,320 đô-la Mỹ.

7. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?

Bạn đừng mong cách mạng hóa việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển cách thức làm việc bên trong nội bộ công ty hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay các đối tác. Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng (và tổng cộng dự án là 31 tháng) sau khi vận hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP. Nhưng hàng năm tiết kiệm thu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ.

8. Các chi phí ẩn của ERP?

Mặc dù các công ty khác nhau sẽ tìm cho mình những “nguồn” khác nhau trong quá trình dự thảo ngân sách dự án, đối với những ai đã thực hiện triển khai gói ERP đều đồng ý rằng các chi phí hiển nhiên thường không được nhìn thấy và không ước lượng hết so với những chi phí khác. Các chuyên gia ERP cho rằng những mảng sau đây thường dẫn đến vượt ngân sách dự án.

- Đào tạo

Chi phí đào tạo là sự lựa chọn hiển nhiên của những nhà triển khai dự án ERP vì đó là khoản chi phí không được đánh giá đúng mức. Chi phí đào tạo rất cao vì các nhân viên, lúc nào cũng vậy, phải học cách tiếp cận toàn bộ quy trình mới, không chỉ đơn thuần về học cách sử dụng của phần mềm. Tệ hơn nữa, các công ty đào tạo bên ngoài nhiều khi lại không có khả năng giúp bạn về vấn đề đó. Họ chỉ nói cho bạn biết sử dụng phần mềm như thế nào, chứ không phải chỉ vẽ hay đào tạo bạn về những cách thức cụ thể trong công việc của bạn. Vì thế, hãy tự chuẩn bị cho mình một danh sách chỉ rõ và giải thích các quy trình kinh doanh khác nhau sẽ chịu ảnh hưởng bởi hệ thống ERP.

Một Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) nọ thuê một giảng viên của trường quản trị doanh nghiệp trong nước để giúp anh ta phát triển và giảng dạy khóa đào tạo kinh doanh ERP cho các nhân viên. Hãy nhớ rằng với hệ thống ERP, nhân viên Tài chính và nhân viên Kho sẽ sử dụng chung phần mềm và họ sẽ nhập thông tin ảnh hưởng, chi phối đến các nhân viên ở phòng ban khác. Để thực hiện chính xác, họ phải có sự am hiểu sâu sắc về đường lối làm việc của những nhân viên khác trong công ty trước khi tiến hành dự án ERP. Sau cùng, nó sẽ tuỳ thuộc vào nhân viên IT và nhân viên giao dịch của bạn để hỗ trợ việc đào tạo. Hãy lấy ngân sách đào tạo ERP và tăng lên 2 hay 3 lần nó trước. Nó sẽ là sự đầu tư hiệu nghiệm nhất mà bạn đã từng làm.

- Tích hợp và thử nghiệm

Chi phí thử nghiệm các đường truyền kết nối giữa hệ thống trọn gói ERP với đường truyền phần mềm của công ty khác phải được xây dựng on a case-by-case là một khoản chi phí khác thường được đánh giá thấp. Công ty sản xuất điển hình có thể nghiên cứu cài đặt thêm ứng dụng từ hoạt động chính là thương mại điện tử (e-commerce) và chuỗi cung cấp hàng (supply chain) cho đến các việc nhỏ là ước tính thuế kinh doanh và hệ thống mã vạch (bar coding). Tất cả điểm tích hợp này đều kết nối với ERP. Các chuyên gia kỳ cựu khuyên rằng thay vì chạy dữ liệu giả từ ứng dụng này sang trình ứng dụng khác thì hãy cho chạy đơn hàng thật qua hệ thống, từ đầu vào của đơn đặt hàng cho đến khi xuất hàng và thanh toán, tốt nhất là với sự tham gia của các nhân viên thực hiện công việc của dự án.

- Tùy chỉnh theo yêu cầu (customization)

Phần cài đặt bổ sung chỉ là phần khởi đầu chi phí tích hợp của ERP. Bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn đấy, và khoản chi phí mà bạn có thể tránh được thì bạn hãy nhớ kỹ đó chính là chi phí sửa chữa cốt lõi phần mềm ERP. Điều này xảy ra khi phần mềm ERP không thể giải quyết được một trong những quy trình kinh doanh của bạn và bạn quyết định can thiệp vào phần mềm và thay đổi nó theo ý bạn muốn. Nếu thế thì bạn thật sự đang đùa với lửa đấy! Sự tùy chỉnh đó có thể ảnh hưởng đến từng phân hệ của hệ thống ERP vì chúng kết nối rất chặt chẽ với nhau. Nâng cấp trọn bộ ERP – điều đó giống như là ác mộng vì bạn sẽ phải sửa chữa lại toàn bộ hệ thống từ đầu đến đuôi theo một kiểu mới. Có thể hệ thống sẽ hoạt động hoặc không thể hoạt động. Cho dù có chuyện gì xảy ra chăng nữa thì nhà cung cấp ERP không ở đó mà hỗ trợ bạn đâu. Bạn sẽ phải thuê thêm nhân viên để làm công việc đó và họ sẽ phải làm việc dài dài để bảo trị hệ thống.

- Chuyển đổi dữ liệu

Chuyển đổi dữ liệu công ty cũng tốn khá nhiều chi phí như danh mục khách hàng và nhà cung cấp, dữ liệu thiết kế sản phẩm từ hệ thống cũ sang hệ thống mới của ERP. Mặc dù một số CIO thừa nhận hầu hết dữ liệu của hệ thống cũ có giá trị sử dụng rất ít. Các công ty thường không chấp nhận hệ thống dữ liệu cũ của họ “rối rắm” mãi cho đến khi họ thật sự bắt buộc phải chuyển đổi theo hệ thống phục vụ khách hàng mà ERP yêu cầu. Do vậy, các công ty có thể đánh giá, xem xét trước các chi phí chuyển đổi dữ liệu. Nhưng cũng lưu ý rằng các dữ liệu mới có thể đòi hỏi điều chỉnh lại để phù hợp với quá trình bổ sung cần thiết khi triển khai ERP.

- Phân tích dữ liệu

Thường thì dữ liệu từ hệ thống ERP phải được phối hợp với dữ liệu từ hệ thống bên ngoài để phân tích. Những người sử dụng với nhu cầu phân tích cao nên đính kèm chi phí của kho dữ liệu trong ngân sách ERP và họ cũng nên làm thêm một số việc cần thiết để thực hiện chúng thật trôi chảy. Người sử dụng lâm vào một hoàn cảnh khá phức tạp: làm mới tất cả dữ liệu ERP mỗi ngày trong một kho dữ liệu của 1 công ty lớn là một điều khó khăn và với việc chỉ ra các thông tin thay đổi từ ngày này qua ngày khác, thực hiện cập nhật các kho dữ liệu đã được lựa chọn kĩ lưỡng dường như là một công việc nhàm chán. Kết luận rằng điều sáng suốt là sẽ kiểm tra tất cả các nhu cầu phân tích dữ liệu trước khi kí duyệt ngân sách.

- Dịch vụ tư vấn

Khi người sử dụng không có khả năng độc lập thì chi phí tư vấn sẽ tăng lên không lường được. Để tránh được vấn đề này, các công ty nên xác định rõ các mục đích chính để các nhà cộng sự tư vấn phải hướng đến chúng khi đào tạo nhân viên nội bộ. Bao gồm cả những quy định trong hợp đồng, ví dụ, số lượng người dùng trong đội ngũ nhân viên của công ty sẽ có thể tham gia vào 1 dự án – kiểm tra khả năng lãnh đạo – giống như những gì mà các nhà tư vấn Big Five phải trải qua để lãnh đạo 1 ERP engagement
- Nhân sự

Phải thừa nhận rằng thành công của ERP phụ thuộc nhiều vào đội ngũ thành viên dự án là những người giỏi nhất và nhanh nhất từ các phòng ban chức năng và IT. Phần mềm đã quá phức tạp cộng thêm việc kinh doanh thay đổi quá rắc rối khiến bạn khó mà giao trọn dự án cho một vài người. Điều nguy hiểm là công ty phải chuẩn bị thay thế các nhân viên đó khi dự án hoàn tất. Mặc dù thị trường ERP không còn sức hút mạnh như trước kia, các công ty tư vấn và những công ty khác mà bị mất đi những nhân tài, họ sẽ săn tìm những nhân tài mới ở công ty bạn với mức lương hấp dẫn và mức thưởng cao hơn mức bạn có thể đáp ứng – hoặc cao hơn mức mà chính sách nhân sự của bạn cho phép. Điều mà bạn khó đáp ứng được cũng như chính sách về nhân sự cho phép. Nên hội ý với phòng hành chánh nhân sự để thiết lập chế độ lương mới và mức thưởng cho các nhân viên kỳ cựu ERP. Nếu bạn để mất họ, bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn để thuê họ - hoặc 1 người như họ - quay lại làm việc.

- Đội ngũ triển khai có thể không bao giờ ngừng lại

Hầu hết các công ty dự định xem việc thực hiện ERP giống như với bất cứ dự án phần mềm nào khác. Ngay khi phần mềm được cài đặt, họ thường sẽ cho đội dự án giải tán và trở về vị trí cũ của mình. Nhưng sau dự án ERP kết thúc, bạn không thể làm như thế được. Những người thực hiện dự án là những người vô cùng quan trọng vì họ làm việc quá mật thiết với ERP. Họ biết rõ quá trình bán hàng hơn những nhân viên bán hàng, biết nhiều về quy trình sản xuất hơn những nhân viên ở bộ phận sản xuất. Công ty bạn không thể dễ dàng sắp xếp nhân viên dự án về lại vị trí công việc lúc trước của họ bởi vì có quá nhiều việc phải làm sau khi cài đặt phần mềm ERP. Nội việc viết báo cáo để lấy thông tin từ hệ thống mới ERP khiến họ bận rộn ít nhất là một năm. Và dữ liệu được phân tích- và, hi vọng, sáng suốt- các công ty này sẽ kiếm lại khoản tiền họ đã bỏ ra để triển khai dự án ERP. Không may, một vài phòng ban IS lập kế hoạch không rõ ràng cho các hoạt động cần thiết sau khi cài đặt ERP, một số phòng ban vẫn xây dựng điều này trong ngân sách của họ ngay khi dự án bắt đầu. Nhiều người bắt buộc phải xin trợ giúp thêm về tài chính, nhân sự ngay lập tức khi dự án tiến hành chạy thật, và một thời gian dài trước khi dự án ERP mang lại bất kì lợi ích nào.

- Chờ đợi hiệu quả đầu tư (ROI)

Một trong những quan điểm sai lầm của ban điều hành dự án là luôn nghĩ sẽ thu được lợi ngay khi cài đặt ERP. Hầu hết các hệ thống không bộc lộ giá trị của mình cho đến khi công ty cho chạy các hệ thống trong một quãng thời gian và có thể tập trung cải tiến các quá trình kinh doanh ảnh hưởng từ hệ thống. Và đội dự án sẽ không được tưởng thưởng cho đến khi cố gắng của họ được đáp trả.

- Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP

Hệ thống ERP thường gây ra sự suy giảm về kinh doanh cho các công ty mà triển khai chúng.Theo kết quả nghiên cứu gần đây của công ty tư vấn Deloitte thực hiện cho 64 trong 500 công ty hàng đầu thì một trong 4 công ty thừa nhận là họ bị ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh khi chạy chương trình ERP. Tỷ lệ thực sự chắc chắn còn cao hơn thế. Nguyên do chung cho những vấn đề trên là mọi hoạt động hiện thời khác với những gì trước kia. Khi mọi người không thể làm việc theo cách quen thuộc mà họ làm trước đây và vẫn chưa làm chủ cách làm mới, họ lo lắng, hoang mang dẫn đến hoạt động kinh doanh diễn ra tồi tệ.

9. Tại sao ERP thường thất bại?

Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ những tập quán kinh doanh tốt nhất để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các nhân viên trong các phòng ban sẽ sử dụng ERP không đồng ý cách thức làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hoặc yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị thất baị. Những cuộc tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay có nên cài đặt nó hay không. Vấn đề sửa chữa theo ý muốn của mọi người sẽ tiếp diễn như một điệp khúc dài và tốn nhiều chi phí. Đừng quên rằng việc sửa chữa sẽ khiến phần mềm không ổn định và khó bảo trì hơn đến khi nó thật sự hoạt động. Những câu chuyện tồi tệ mà bạn từng nghe khi đi triển khai ERP có thể bạn luôn phải đối mặt nếu bạn chỉnh sửa phần mềm ERP để phù hợp với cách thức làm việc của bạn. Bởi vì ERP bao gồm rất nhiều hoạt động của 1 doanh nghiệp nên sự thất bại trong việc triển khai 1 phần mềm có thể dẫn đến 1 công ty ngừng hoạt động.

Nhưng IT có thể giải quyết các vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp. Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sửa chữa thay đổi ERP theo các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều khác nhau và chắc rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi nào mới phát triển phần mềm của họ. Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty cứ nghĩ rằng thay đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!. Việc khiến mọi người trong công ty bạn sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ là một thử thách lớn. Nếu công ty bạn chịu đựng được việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thất bại nhiều hơn.

10. Làm sao tôi có thể cấu hình được phần mềm ERP?

Ngay cả khi một công ty cài đặt phần mềm ERP với những lí do được cho là đúng và mọi người có thể đồng ý việc xác định tối ưu của 1 khách hàng, những khó khăn vốn có của việc triển khai một dự án ERP thì phức tạp giống dạy một con voi lắc bụng.

Toàn bộ hệ thống ERP được xây dựng từ hàng ngàn bảng dữ liệu, những thứ mà các lập trình viên và người sử dụng cuối cùng phải thiết lập cấu hình phù hợp với quy trình kinh doanh của họ. Mỗi một bảng đều có hướng quyết định phần mềm theo con đường này hay con đường khác. Chỉ có một cách cho doanh nghiệp thực hiện từng nhiệm vụ - ví dụ chạy tính lương hoặc đóng sổ– là các đơn vị hoạt động riêng lẻ của công ty và các phòng ban ở xa sẽ tích hợp lại dưới cùng một hệ thống. Nhưng để biết chính xác cách thiết lập các “công tắc” trong từng bảng dữ liệu đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc các quy trình hiện hữu được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh. Khi thiết lập cho các bảng dữ liệu đã được quyết định thì các quá trình kinh doanh này sẽ được tổ chức lại, đó là cách của ERP. Hầu hết các hệ thống ERP không được cung cấp giống như một shell system, thay vào đó các khách hàng phải xác định ở mức độ chi tiết nhất sao cho tất cả chức năng phải được thiết lập, ra hàng ngày.