Mỗi bộ phận trong DN có những mục đích khác nhau: Bộ phận sản xuất mong muốn chủng loại SP, mẫu mã ổn định, thời gian đáp ứng không quá nhanh, trong khi bộ phận kinh doanh lại đòi hỏi đa dạng mẫu mã và thời gian đáp ứng nhanh. 

Công cụ thực hiện KH phối hợp bán hàng và hoạt động

Quy trình thực hiện KH phối hợp bán hàng và hoạt động có thể khác nhau tùy theo công cụ áp dụng và tùy theo doanh nghiệp (DN). Tuy nhiên, về cơ bản, dữ liệu đầu vào cho KH này được cung cấp từ các bộ phận như bán hàng và Marketing, sản xuất, mua sắm, nghiên cứu và phát triển, tài chính, nhân sự.

Nhiều DN trên thế giới đã sử dụng công cụ thiết lập KH phối hợp bán hàng và hoạt động để tạo ra mối liên kết giữa mục tiêu chiến lược của công ty với công việc và nhiệm vụ tác nghiệp.

Hiện tại có nhiều công cụ như Demantra (của Oracle), Steelwedge, River Logic có thể giúp đỡ DN thu thập dữ liệu từ hệ thống ERP, thiết lập các KH cung cầu và sau khi đã có KH cuối cùng có thể nhập trở lại hệ thống ERP để làm cơ sở so sánh giữa KH với thực tế tại mọi thời điểm và để thực hiện các KH tiếp theo.

Gắn công cụ với quy trình

Nếu không có công cụ và qui trình để thực hiện chuyên nghiệp KH phối hợp bán hàng và hoạt động sẽ dẫn đến tình trạng: Tồn kho cao, tỷ lệ đơn hàng giao chậm cao, mất cân bằng về dòng tiền, thiếu hụt giữa cung và cầu của hàng hóa, nguyên phụ liệu, không đạt KH kinh doanh. Vì vậy, ngoài công cụ mạnh DN còn phải có qui trình phù hợp để thực hiện KH phối hợp bán hàng và hoạt động. Các DN có thể tham khảo quy trình mẫu dưới đây và từ đó phát triển ra một quy trình phù hợp nhất. Quy trình mẫu này bao gồm năm bước:
Kiểm tra và cập nhật các chương trình phát triển và giới thiệu sản phẩm (SP) mới cho phòng bán hàng và Marketing.
Tạo KH bán hàng/KH cung. Lưu ý KH này không phải dự báo bán hàng đơn thuần của phòng kinh doanh và marketing mà cần có ý kiến của các bộ phận liên quan như ban giám đốc, đối tác chiến lược. Lập KH này có thể sử dụng các dữ liệu trong quá khứ, kết hợp với các phương pháp dự báo. Không nên lập KH bán hàng cho từng SP chi tiết mà chỉ nên lập cho từng nhóm SP để giảm phức tạp. Có thể sử dụng công cụ hỗ trợ lập dự báo nếu hệ thống ERP cung cấp hoặc dùng phần mềm dự báo có tích hợp với dữ liệu của hệ thống ERP. Sau khi hoàn thành dự báo bán hàng, nhất thiết phải để các bộ phận liên quan cho ý kiến tham khảo. Phòng kinh doanh cần lắng nghe các ý kiến phản hồi để đưa ra phiên bản cuối cùng về KH bán hàng/KH cung.
Tạo KH hoạt động (sản xuất, nguyên phụ liệu, sản lượng) để đáp ứng hoàn toàn KH bán hàng/KH cung trong mỗi tháng trong thời kỳ KH với những ràng buộc đơn giản.
Tiếp theo là điều chỉnh KH hoạt động theo những nguồn lực then chốt để đảm bảo KH này là KH thực hiện được.
Tích hợp các số liệu của KH bán hàng, hoạt động với các số liệu tài chính, nhân sự. Tại đây cần sự thảo luận của tất cả các bộ phận, có thể tham khảo đánh giá về thực hiện KH bán hàng, sản xuất... trong quá khứ và thảo luận các kịch bản tương lai để đưa ra số liệu thích hợp. Sau khi có kết quả, thông báo cho ban lãnh đạo công ty cùng với khuyến cáo và các kịch bản có thể. Cần có thời gian thích hợp để ban lãnh đạo thấu hiểu kỹ càng các con số trong KH trước khi làm tiếp bước sau.
Đây là bước cuối cùng của qui trình lập KH phối hợp bán hàng và hoạt động Trong bước này cần sự thảo luận giữa các cấp cao nhất của công ty để rà soát, cân nhắc, sửa đổi các số liệu. Quan trọng nhất là lãnh đạo DN cần ra quyết định và đưa ra KH hành động cụ thể để thực hiện.
Hi vọng các DN đang dùng ERP ở nước ta sớm tìm được công cụ thích hợp và xây dựng quy trình phù hợp để áp dụng KH phối hợp bán hàng và hoạt động nhằm hỗ trợ thực hiện hiệu quả chiến lược kinh doanh của công ty.