Lựa chọn được một phần mềm CRM phù hợp với doanh nghiệp mới chỉ là viên gạch đầu tiên. Để có thể ứng dụng hệ thống CRM cho hiệu quả còn là một chặng đường dài. Nhưng đừng lo, SINNOVA đã tổng kết giúp bạn 4 điều cần chú ý để vận hành hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả.

1. Đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm

Việc đầu tiên cần làm để phần mềm CRM có thể triển khai thành công là phải giúp các nhân viên hiểu và sử dụng thành thạo phần mềm. Hãy khiến nhân viên của bạn hiểu được giá trị thực sự của phần mềm CRM, cách mà phần mềm sẽ hỗ trợ họ tốt hơn trong việc duy trì quan hệ với khách hàng. Như vậy nhân viên cũng sẽ hào hứng tiếp nhận và áp dụng phần mềm hiệu quả. Dĩ nhiên nếu doanh nghiệp bạn là người mua phần mềm do một bên thứ 3 cung cấp thì việc bạn có thể hiểu sâu về phần mềm sẽ cần tiêu tốn khá nhiều thời gian. Vì thế bạn có thể chọn giải pháp mua các gói đào tạo từ đơn vị cung cấp để giúp nhân viên công ty có thể trong thời gian ngắn nhất sử dụng thành thạo phần mềm.

2. Phối hợp các phòng ban trong công ty

Để có thể đảm bảo hiệu quả của hệ thống CRM, doanh nghiệp của bạn cần có một hệ thống CRM xuyên suốt giữa các phòng ban, từ bộ phận marketing, bộ phận bán hàng đến bộ phận chăm sóc khách hàng. Việc này sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc, bởi tất cả nhân viên trong công ty đều có thể nắm được các thông tin về khách hàng từ nhiều hướng tiếp cận khác nhau, từ đó xây dựng chân dung khách hàng rõ ràng nhất và có cách thức chăm sóc hiệu quả.

3. Tích hợp các phương tiện giao tiếp với khách hàng trong CRM

Có rất nhiều cách thức mà bạn có thể giao tiếp với khách hàng. Bạn có thể gọi điện thoại, gửi tin nhắn, email hay trao đổi thông qua mạng xã hội,… Qua mỗi lần tiếp xúc, bạn sẽ thu được một lượng thông tin nhất định về khách hàng. Nếu bạn để những thông tin này phân tán mà không tập hợp hay lưu trữ lại thì có nghĩa bạn đang bỏ phí một nguồn tài nguyên rất lớn, bỏ qua một ưu thế cạnh tranh so với đối thủ. Vì vậy, để tiết kiệm thời gian sức lực mà lại đạt được hiệu quả, bạn hãy tích hợp các công cụ giao tiếp với khách hàng vào phần mềm CRM. Ngày nay, nhiều phần mềm CRM có khả năng hỗ trợ bạn gửi email, sms hàng loạt tới khàng hàng ngay trên hệ thống, tích hợp tổng đài ảo để gọi điện trực tiếp từ phần mềm và ghi âm lại cuộc điện thoại,… Những lần tiếp xúc này sẽ là những lịch sử giao dịch vô cùng hữu ích cho nhân viên của bạn để thấu hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

4. Luôn cập nhật dữ liệu

Nhiều năm gần đây, các công ty lớn nhỏ đều đã ít nhiều cảm nhận được sự quan trọng của dữ liệu. Một tập dữ liệu tốt chính là con át chủ bài giúp doanh nghiệp giành chiến thắng trong cuộc cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Tuy nhiên, khó khăn đặt ra với các nhà quản lý chính là dữ liệu luôn thay đổi từng ngày từng giờ, nếu những dữ liệu của bạn là lỗi thời thì những phân tích bạn có được từ dữ liệu đó cũng sẽ không còn giá trị sử dụng. Vì vậy, đừng bao giờ nghĩ rằng dữ liệu bạn đổ vào hệ thống CRM đã là đầy đủ nhất, chính xác nhất. Hãy luôn đảm bảo nhân viên của bạn sẽ liên tục cập nhật những dữ liệu mới nhất, chính xác nhất về khách hàng lên hệ thống để việc sử dụng phần mềm CRM được thực sự hiệu quả.

Trên đây là 4 lưu ý bạn cần nhớ để có thể ứng dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM cho hiệu quả. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu thì hãy liên hệ ngay với SINNOVA để được tư vấn và hỗ trợ một giải pháp CRM thực sự hiệu quả, giúp bạn nâng cao doanh số.