TỪ 4 CÁCH THỨC LOẠI BỎ CÁC THÓI QUEN XẤU…
Là một doanh nhân, chúng ta nhận thấy rằng, thành công của doanh nghiệp có sự liên kết mật thiết với các hành vi chúng ta vô hình chung chấp nhận. Chúng ta thường cảm thấy thoải mái với các hoạt động thường nhật và không nhận ra rằng một vài trong số các thói quen đo có thể gây hại cho lợi nhuận của doanh nghiệp.

Cho dù đó là bỏ qua các voice mails, sự thiếu tổ chức hay không lắng nghe các đồng nghiệp, những thói quen cá nhân của bạn có thể làm chậm lại dòng chảy tương lai của doanh nghiệp. Để thành công, bạn phải không ngừng tìm ra các cách thức điều chỉnh những thói quen không tốt của bạn, đồng thời quan tâm tới việc kết nối các hành động đó với những kết quả có giá trị thực thụ và lâu bền.

Thói quen là những hành động đơn thuần không được bộ não suy nghĩ thấu đáo, nó mang tính tự nhiên. Mặc dù vậy, bạn có khả năng thay đổi những thói quen này bằng cách chú ý tới các hành động tiểu tiết của bạn và chúng tác động ra sao tới các hoạt động kinh doanh. Hãy tìm hiểu để biết được phương thuốc và các cấu trúc giúp bạn nhận ra những thói quen xấu của mình.

1. Nhận thức rõ ràng các hành động vô thức

Việc thay đổi các thói quen xấu là một công việc khó khăn. Để đưa ra những quyết định thích hợp dựa trên kinh nghiệm chứ không phải lệ thường, bạn phải nhận ra những hành động bạn đang thực hiện một cách vô thức.

Hãy lên một danh sách các thói quen bạn thực hiện tự động trong suốt một ngày bình thường. Bạn có hay ngủ gật và nói với bản thân rằng mình sẽ thức giấc đúng giờ? Bạn có cho phép các công việc dễ thực hiện và ít ưu tiên xen kẽ vào những nhiệm vụ quan trọng hơn?

2. Có cái nhìn thực tế về kết quả của những thói quen xấu

Những thói quen xấu có thể đem lại nhiều tác động tiêu cực không lường trước được. Bằng việc nhận ra hậu quả của những thói quen xấu lên hoạt động kinh doanh và lên các khách hàng, bạn có thể có được những động lực lớn cho sự thay đổi.

Hãy xem xét thấu đáo danh sách các thói quen của bạn, nhận ra hậu quả cùng các mối quan hệ nhân quả riêng biệt. Hãy suy nghĩ tổng thể. Nếu bạn thường xuyên bỏ qua các sắc thái tài chính của doanh nghiệp, nó sẽ ảnh hưởng như thế nào tới doanh thu và lợi nhuận. Nếu một thói quen xấu nào đó có ảnh hưởng tiêu cực tới thành công kinh doanh, hãy sẵn sàng bản thân cho việc thay đổi thói quen đó.

3. Củng cố quyết tâm thay đổi các thói quen vô thức

Tiềm thức của bạn hoạt động trong một trạng thái kín, khiến bạn có những phản ứng tự động đối với một loạt các nhân tố nhất định. Hãy sử dụng quyết tâm của bạn để kiểm soát tiềm thức khi bạn bắt đầu vướng vào một thói quen xấu nào đó. Hãy ngừng nó ngay tức khắc, sau đó hành động quả quyết.

Bạn cần sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của mình để phân tích tình huống và đưa ra những bước phản hồi thích hợp. Điều này nhắc nhở bạn luôn nhận thức về những hành động mình đang thực hiện.

4. Tập trung vào các lợi ích của việc thay đổi một thói quen xấu

Để thay đổi thành công một thói quen, bạn phải tìm kiếm động cơ để điều chỉnh tâm trí bạn. Hãy xác định rõ và theo đuổi các lợi ích liên quan tới việc thay đổi một thói quen. Hãy củng cố thói quen mới của bạn bằng việc đền ơn cho bất cứ thành công nhỏ nào giúp đỡ cho sự phát triển kinh doanh. Và bạn cần tha thứ cho bản thân nếu cảm thấy mình đã từng sai lầm.

Như bất cứ một nhiệm vụ mới mẻ nào, chắc chắn trong bạn sẽ có sự kháng cự quay lại nơi cũ. Do đó, bạn cần kiên nhẫn với bản thân đồng thời không ngừng củng cố quyết tâm. Hãy tâm trung vào các kết quả dài hạn của việc thay đổi thói quen, và không ngừng củng cố các hành vi giúp cải thiện hiệu suất và sức khỏe của doanh nghiệp bạn.

… ĐẾN 7 THÓI QUEN TỐT CẦN PHÁT TRIỂN
Sau khi hất cẳng được thói quen xấu, nhiệm vụ của bạn chưa kết thúc. Bây giờ là lúc xây dựng cho mình 7 thói quen quan trọng nhất cho thành công kinh doanh. Sự thiếu sót của bất cứ thói quen nào trong số các thói quen này đều tác động tiêu cực - nếu không muốn nói là gây tai họa - tới doanh nghiệp của bạn.

Một khi bạn làm chủ và thành thục các thói quen này, bạn sẽ có thể đạt được các kết quả kinh doanh tuyệt vời, dễ dàng hơn rất nhiều và vượt xa hơn nhiều so với các đối thủ cạnh tranh.

1. Hoạch định thấu đáo

Yêu cầu đầu tiên để kinh doanh thành công đó là rèn thói quen lên kế hoạch. Việc hoạch định trước các kế hoạch hành động của bạn càng tốt, càng kỹ lưỡng và càng chi tiết bao nhiêu, bạn sẽ thực thi kế hoạch và đạt được các kết quả như mong đợi càng nhanh chóng và dễ dàng bấy nhiêu.

Có một khẩu hiệu 6P (viết tắt từ 6 chữ cái P đầu tiên của câu) nói rằng: Proper Prior Planning Prevents Poor Performance - Hoạch định trước chuẩn xác sẽ loại trừ những hoạt động kém hiệu quả. Thông thường, 20% thời gian đầu tiên bạn dành cho việc lên một kế hoạch hoàn chỉnh sẽ giúp bạn tiết kiệm được 80% thời gian sau đó để đạt được các mục tiêu kinh doanh đã vạch ra.

Để lên kế hoạch được tốt hơn, hãy phát triển các thói quen hỏi và trả lời các câu hỏi sau:

- Chính xác sản phẩm hay dịch vụ của mình là gì?
- Chính xác những khách hàng của mình là ai?
- Tại sao các khách hàng mua sản phẩm của mình?
- Khách hàng của mình quan tâm tới những giá trị nào?
- Điều gì khiến sản phẩm hay dịch vụ của mình vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh?
- Lý do tại sao một số khách hàng lại không mua sản phẩm dịch vụ của mình?
- Lý do tại sao một số khách hàng lại quay sang các đối thủ cạnh tranh?
- Những giá trị gì họ có được từ việc mua sản phẩm hay dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh?
- Làm thế nào mình có thể cung cấp các giá trị đó và khiến các khách hàng quay trở lại với mình?
- Cần thuyết phục các khách hàng như thế nào để họ mua sản phẩm hay dịch vụ từ mình, chứ không phải một ai khác?

Một khi bạn đã hỏi và trả lời các câu hỏi trên, bước tiếp theo của việc hoạch định kế hoạch đó là đặt ra các mục tiêu cụ thể cho doanh thu và lợi nhuận. Bạn phải xác định chính xác bao nhiêu con người, tiền bạc, quảng cáo, tiếp thị, phân phối, quản trị và phục vụ sẽ cần tới để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Trước khi bắt đầu, bạn càng lên kế hoạch cho từng giai đoạn kỹ lưỡng bao nhiêu, bạn càng dễ dàng có được các kết quả như ý bấy nhiêu.

2. Sắp xếp, tổ chức tốt trước khi bắt tay vào việc

Sau khi có trong tay một bản kế hoạch hoàn chỉnh cho hoạt động kinh doanh, bạn sẽ phải phát triển kỹ năng sắp xếp, tổ chức con người và các nguồn lực bạn cần tới trước bắt đầu. Trong đó, bạn quy tụ tất cả các nguồn lực mà bạn xác định là cần thiết để thực thi kế hoạch. Giới quân đội có câu nói rằng: “Người nghiệp dư nói chiến lược, người chuyên nghiệp nói hậu cầu”.

Việc xác định từng thành phần bạn sẽ cần tới trước khi tiến hành các hoạt động kinh doanh và quy tụ họ lại với nhau để mọi thứ được sẵn sàng khi bạn mở cánh cửa hay bắt đầu dự án là rất quan trọng. Thất bại trong việc chuẩn bị đầy đủ các thành phần trên có thể dẫn tới thất bại chung của toàn thể doanh nghiệp.

3. Tìm kiếm nhân sự thích hợp

Thói quen thứ ba bạn cần phát triển đó là thói quen tuyển dụng nhân sự hợp lý để giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh. Trên 95% thành công của doanh nghiệp sẽ được xác định bởi chất lượng của những con người bạn tuyển dụng để làm việc với bạn hay làm việc trong một tập thể.

Sự thật là những doanh nghiệp tốt nhất luôn có những con người tốt nhất. Những doanh nghiệp tốt thứ hai có những con người tốt thứ hai. Những doanh nghiệp tốt thứ ba có những con người bình thường, và các doanh nghiệp này đang ở trên con đường ra khỏi thương trường.

4. Giao phó một cách thông minh

Thói quen thứ tư bạn cần phát triển cho thành công kinh doanh đó là giao phó hay ủy quyền chuẩn xác nhất. Bạn phải phát triển khả năng giao phó đúng nhiệm vụ cho những con người thích hợp theo những phương cách chuẩn xác. Việc thiếu khả năng ủy quyền hiệu quả có thể là nguyên nhân thất bại của doanh nghiệp.

Khi bắt đầu khởi sự kinh doanh, chúng ta thường tự mình làm tất cả mọi việc. Nhưng khi doanh nghiệp tăng trưởng và lớn mạnh, công việc đó trở nên quá lớn đối với một người, vì thế chúng ta phải tuyển dụng ai đó làm thay. Tuy nhiên, việc cố gắng giữ quyền kiểm soát các nhiệm vụ và không trao quyền và trách nhiệm đầy đủ cho người khác cũng không nên chút nào.

Tốt nhất, các chủ doanh nghiệp hay các nhà quản trị cần nhận ra hai hay ba nhiệm vụ có tầm quan trọng và đóng góp giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp, còn lại những nhiệm vụ khác nên được giao phó cho người khác. Đây là chìa khóa để tránh những sai sót không đáng có. Và bạn phải học cách suy nghĩ về việc “hoàn thành các công việc bởi người khác” thay vì “tự mình làm lấy tất cả”. Đó là cách duy nhất bạn có thể đẩy mạnh và nâng tầm các khả năng và kỹ năng riêng biệt của mình.

5. Giám sát những gì bạn mong đợi

Yêu cầu thứ năm cho thành công kinh doanh đó là phát triển thói quen giám sát chuẩn xác. Bạn cần thiết lập một hệ thống giám sát các nhiệm vụ và đảm bảo rằng nó được thực hiện đúng đắn. Nguyên tắc là: “Xem xét, giám sát những gì bạn mong đợi”.

Một khi bạn đã giao phó một nhiệm vụ cho một con người thích hợp theo một cách thức chuẩn xác, việc giám sát thực thi nhiệm vụ đó và đảm bảo rằng nó tuân thủ đúng lịch trình cùng các chất lượng yêu cầu là rất quan trọng. Bạn cần nhớ rằng giao phó không đồng nghĩa với từ bỏ. Bạn vẫn có trách nhiệm với các kết quả sau cùng của những nhiệm vụ được ủy thác. Bạn cần kiểm soát tốt được chúng.

Sau khi ủy thác một nhiệm vụ, bạn hãy xây dựng một hệ thống báo cáo để luôn cập nhật thông tin về tình trạng công việc. Hãy chắc chắn rằng những người khác biết được khi nào và những gì cần hoàn thành, đồng thời các yêu cầu là gì. Công việc của bạn tiếp theo là đảm bảo các nhân viên có thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc được giao. Công việc càng quan trọng bao nhiêu, bạn cần kiếm tra kỹ lưỡng tiến trình bấy nhiêu.

6. Đánh giá những gì hoàn thành

Thói quen thứ sáu của một chủ doanh nghiệp hay một nhà quản trị kinh doanh thành công đó là thói quen đánh giá hành động. Bạn phải đặt ra các chuẩn mực cụ thể và có thể đánh giá được. Bên cạnh đó là thang điểm cho các kết quả bạn yêu cầu.

Bạn còn phải đặt ra lịch trình thời gian và hạn chót hoàn thành công việc để chắc chắn rằng bạn có những con số định lượng cụ thể. Bất kể ai được giao phó thực hiện một nhiệm vụ đều phải biết rõ về các mục tiêu mà họ hướng tới, kết quả công việc sẽ được đánh giá như thế nào,…

Nhà kinh tế học Jim Collins trong quy trình Điểm Trọng tâm (Focal Point process) đã nói về tầm quan trọng của việc lựa chọn và xác định các mục tiêu, các cách thức đánh giá và các hành động cụ thể được sử dụng sau đó như những tiêu chuẩn cho hành động. Trong cuốn sách Good to Great - Từ Tốt đến Vĩ đại,  Jim Collins còn đề cập tới tầm quan trọng của việc lựa chọn một Mẫu thức kinh tế (economic denominator) cho một doanh nghiệp và cho các mục tiêu cá nhân trong doanh nghiệp. Bất kể con số nào bạn lựa chọn, nó phải được giám sát không ngừng để đảm bảo rằng mọi người đều đi đúng hướng.

7. Cung cấp đầy đủ thông tin cho mọi người

Thói quen thứ bảy đó là thói quen thông báo các kết quả định kỳ và chính xác. Mọi người xung quanh bạn cần biết những gì đang diễn ra. Các ngân hàng cần biết các kết quả tài chính của doanh nghiệp. Các nhân viên cần biết về thực trạng và tình cảnh của doanh nghiệp. Ngoài ra, cho dù ở bất cứ cấp độ nào, các nhân viên cũng cần biết về các kết quả đã được hoàn thành.

Trong các nghiên cứu về động cơ làm việc, hàng nghìn nhân viên cho biết rằng yếu tố quan trọng nhất dẫn tới sự thỏa mãn công việc đó là “biết rõ về mọi thứ”. Mọi người ở trong doanh nghiệp đều có nhu cầu sâu xa biết được và hiểu được những gì đang diễn ra xung quanh họ liên quan tới công việc của họ. Bạn càng thông báo chính xác và tỉ mỉ cho mọi người về tình hình và các chi tiết hoạt động của doanh nghiệp bao nhiêu, mọi người sẽ càng hạnh phúc và các kết quả đạt được sẽ càng tốt đẹp bấy nhiêu.