Vai trò cầu nối

Nhiều công ty đang gặp nhiều khó khăn trong việc chọn lựa giữa một “rừng” giải pháp quản trị tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planing).

Nhà tư vấn độc lập giúp đánh giá quy trình, giám sát việc thực hiện và bảo đảm tiến độ hoàn thành của dự án. Ngoài ra còn mang lại những lợi ích vô hình như cải tiến quy trình làm việc, sắp xếp lại các vị trí công việc hợp lý hơn để hỗ trợ cho các hoạt động của công ty cũng như quá trình triển khai ERP. 

Nhà tư vấn độc lập được xem là “chiếc cầu nối” giữa đối tác triển khai giải pháp và doanh nghiệp đầu tư ứng dụng để đưa dự án đi đến thành công. Con số thống kê chưa đầy đủ cho thấy tỷ lệ doanh nghiệp có sử dụng tư vấn độc lập là rất thấp. Tuy nhiên, hiện nay các doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ hơn về vai trò quan trọng của nhà tư vấn cũng như tầm quan trọng của giải pháp ERP trong hoạt động tổng thể của mình.

Trước đây đa số các dự án ERP triển khai không có tư vấn độc lập giám sát. Nhưng sau giai đoạn khủng hoảng kinh tế vừa qua, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư bài bản hơn cho ERP bằng việc mời nhà tư vấn độc lập giúp họ tái cấu trúc doanh nghiệp, kiểm tra lại và tối ưu hóa quy trình quản lý, qua đó đào tạo và nâng cao nhận thức cho từng nhân viên để đáp ứng các yêu cầu trong việc triển khai ERP. Nhà tư vấn còn giúp doanh nghiệp đặt ra “đầu bài” sát với nhu cầu quản lý để có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp và đơn vị triển khai có đủ kinh nghiệm.

Một giải pháp ERP không đơn thuần mang tính công nghệ, mà đó là quy trình vận hành của doanh nghiệp, nó phản ánh khả năng đáp ứng của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh. Vai trò của nhà tư vấn độc lập là kết nối doanh nghiệp ứng dụng ERP với nhà cung ứng và triển khai giải pháp, bằng kinh nghiệm và sự am tường của các chuyên gia trong lĩnh vực này, làm sao chứng tỏ được uy tín và năng lực của nhà tư vấn để doanh nghiệp có thể đặt niềm tin vào.

Có cần nhà tư vấn?

Nhưng vì sao đến nay vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhà tư vấn độc lập? Nhiều doanh nghiệp cho rằng vấn đề cơ bản không hẳn là chi phí, vì chi phí tư vấn chỉ là một phần nhỏ trong một dự án ERP vốn có quy mô lớn. Vấn đề quan trọng chính là nhận thức của doanh nghiệp. Trước hết, doanh nghiệp luôn tự tin rằng bằng nội lực của mình và đơn vị triển khai thì hai bên có thể làm việc trực tiếp với nhau và đạt được mục tiêu. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp tính chủ quan đã không đem lại hiệu quả vì không đủ lực tác động lên bộ máy vốn đã hoạt động theo thói quen cũ – quy trình làm việc thủ công, khi cần thay đổi để phục vụ cho quy trình mới lại rất khó khăn. Mặt khác, doanh nghiệp cũng cho rằng sự có mặt của nhà tư vấn có thể tạo thêm những rối rắm cho quá trình triển khai.

Nhà tư vấn độc lập với vai trò “gác cổng” nhiều khi cũng tựa như “cái gai” đối với đơn vị triển khai. Trong một dự án có sự tham gia của nhà tư vấn chuyên nghiệp, đơn vị triển khai sẽ gặp nhiều thuận lợi.

Thứ nhất, nhà tư vấn sẽ giám sát và phối hợp để giúp bảo đảm nội dung, tiến độ dự án và đạt được các mục tiêu cụ thể theo từng giai đoạn. Họ sẽ là “trọng tài” giữa nhà đầu tư và đơn vị triển khai trong trường hợp cần phân định phần việc của mỗi bên, giúp thúc đẩy dự án đi đúng tiến độ và phạm vi.

Thứ hai, quy trình triển khai ERP rất phức tạp và chặt chẽ, luôn có các mốc thời gian để kiểm tra, đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ năng lực để kiểm tra trước khi bước vào các giai đoạn tiếp theo. Nhà tư vấn với trách nhiệm và kinh nghiệm của mình có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ những lợi ích ứng dụng và ảnh hưởng đến doanh nghiệp khi hệ thống vận hành chính thức, đồng thời giúp doanh nghiệp đánh giá giải pháp có đáp ứng đầy đủ quy trình quản lý của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai hay không, từ đó giúp doanh nghiệp yên tâm về tiến độ thực hiện dự án.

Thứ ba, trong việc triển khai ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam, vấn đề thường gặp phải là có nhiều yêu cầu phát sinh từ doanh nghiệp, từ đó có thể phải chỉnh sửa quy trình chuẩn. Nhiều khi các yêu cầu này xuất phát từ một số quy trình cục bộ mà không mang tính tổng thể của cả hệ thống. Nhà tư vấn giám sát sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ yêu cầu nào là đúng, yêu cầu nào sẽ gây ảnh hưởng đến kiến trúc tổng thể của hệ thống ERP, hạn chế tối đa việc chỉnh sửa quy trình.

Tuy nhiên nếu doanh nghiệp chọn nhà tư vấn thiếu kinh nghiệm thực tiễn thì chắc chắn cả doanh nghiệp và đơn vị triển khai sẽ gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, khi thuê tư vấn độc lập, doanh nghiệp nên cẩn trọng để tìm kiếm được đơn vị chuyên nghiệp, có uy tín và năng lực, am hiểu quy trình của cả hai bên – triển khai và ứng dụng – để việc giám sát có hiệu quả và đưa dự án đi đến thành công.