Cắt giảm không phải là biện pháp duy nhất

Không chỉ Chính Phủ, các cơ quan nhà nước mà ngay cả các DN cổ phần và tư nhân cũng đã áp dụng các chính sách cắt giảm chi phí, tối thiểu 10% (còn gọi tắt là C10), thu hồi công nợ. Nhiều DN thậm chí còn đưa ra các biện pháp mạnh như dừng các giao dịch bán hàng, DN không hoạt động trong một thời gian ngắn nhằm điều chỉnh giá bán, thu hồi công nợ, giải quyết hàng tồn... Với C10, các khoản mục chi tiêu không trọng điểm sẽ bị loại bỏ hoặc bị dừng vô thời hạn. Trong bối cảnh này, nhiều DN đã liệt các dự án CNTT vào "nhóm C10", trong đó có cả dự án ERP.

Việc cắt giảm sẽ giúp DN giải quyết tốt các bài toán về kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát chi phí và công nợ, hàng tồn kho. Qua đó, DN sẽ quản trị tốt dòng tiền ra-vào. Tuy nhiên, với các DN đã ứng dụng ERP, việc cắt giảm đầu tư cho hệ thống ERP cần được xem xét cẩn trọng. Nhất là khi giải pháp ERP đã gắn với các hoạt động quản lý, kiểm soát của công ty. Đơn cử, nếu dừng hoàn toàn hệ thống ERP, các giao dịch bán hàng sẽ không thực hiện được, hóa đơn sẽ không được in ra và hệ thống sẽ không cho phép DN tiếp tục thực thi cho đến khi DN hoàn thiện việc điều chỉnh. Còn với các DN chưa ứng dụng ERP, việc đầu tư vào thời điểm này bị giằng xé bởi 2 phía: Một bên là nhu cầu cắt giảm C10 và một bên là nhu cầu kiểm soát chặt chẽ DN trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Câu hỏi đặt ra là nếu triển khai ERP vào thời điểm này có lãng phí hay không và có nên coi dự án ERP là dự án trong C10 hay không?

Đầu tư cho ERP có lãng phí không?

Nếu doanh nghiệp chưa thể kiểm soát được các yếu tố như ngân sách, thời gian, nguồn lực con người … trong bối cảnh khủng hoảng thì đây lại là thời điểm cần thiết nhất đề đầu tư cho hệ thống này. Thông thường khi đầu tư, các chủ đầu tư sẽ xem xét 3 yếu tố chính:

- Tổng chi phí

- Thời gian triển khai

- Kết quả thu được

Về tổng chi phí, rõ ràng mức đầu tư cho hệ thống ERP là không cao so với doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, bản thân ERP cũng là một tài sản vô hình nên việc đầu tư không nhất thiết phải sử dụng các nguồn vốn sẵn có của doanh nghiệp mà có thể sử dụng các nguồn vốn hình thành từ các nguồn khác như vốn vay, vốn huy động khác … Một yếu tố quan trọng nữa là vấn đề tỷ giá. Cơ cấu chi phí của dự án ERP bao gồm: thiết bị phần cứng và hạ tầng, bản quyền phần mềm ERP và kinh phí dịch vụ triển khai. Trong 3 cấu phần này thì phần lớn nhất thuộc về kinh phí dịch vụ triển khai. Đây là phần hầu như không phải “nhập khẩu” nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể chi trả bằng đồng Việt Nam. Điều này sẽ giảm gánh nặng cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc được mua sản phẩm “ngoại” với giá “nội”.

Thời gian triển khai thực sự là một vấn đề nóng, vì hệ thống ERP sớm đưa vào sử dụng ngày nào sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn ngày ấy. Chính trong thời điểm khi mà doanh nghiệp đang tập trung nhiều hơn trong việc kiểm soát và giảm bớt các hoạt động kinh doanh thì nguồn lực chính của doanh nghiệp sẽ được dành cho công việc này. Do vậy, việc triển khai ERP trong thời điểm này có thể thuận lợi hơn rất nhiều, các doanh nghiệp sẽ đưa ra các bài toán và yêu cầu rất cụ thể để hệ thống ERP phát huy được sức mạnh của mình khi triển khai.

Kết quả thu được, theo kỳ vọng sẽ là một hệ thống ERP hoàn chỉnh. Nó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát tốt hơn các bài toán về chi phí, doanh thu, dòng tiền, công nợ, hàng tồn … Đồng thời, hệ thống này sẽ hỗ trợ cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc ra các quyết định kịp thời như quyết định các thời điểm bán hàng, đặt và gom hàng hóa, vật tư theo dự báo, dự trữ ở các mức cần thiết sẵn sàng cho sản xuất … Có như vậy, doanh nghiệp mới sẵn sàng và chủ động đối phó được bối cảnh nền kinh tế hiện nay