Tương tự máy móc, một hệ thống phần mềm ERP cần được bảo trì và nâng cấp thường xuyên để đảm bảo việc vận hành trơn tru, bắt kịp môi trường kinh doanh thay đổi và khai thác hiệu quả hệ thống ERP. Trong khi thực tế, bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khoản mục cần tách bạch rõ: Bảo trì dành cho việc duy tu, bảo trì hệ thống, sửa lỗi phát sinh của phần mềm; Nâng cấp sẽ gắn với các yêu cầu phát sinh của Doanh nghiệp.

1. Chi phí bảo trì (maintaince fee)

Chi phí bảo trì bao gồm tất cả các khoản chi phí gắn với công việc sửa lỗi phát sinh cho phần mềm ERP. Đối với Doanh nghiệp mua phần mềm ERP, nhưng do một đơn vị thứ ba triển khai, phần chi phí bảo trì cũng tách làm hai: phần bảo trì cho sản phẩm (thường gắn vào giá bản quyền phần mềm và quy định trước khoảng 12-20% phí là của bản quyền phần mềm) và phần bảo trì dịch vụ triển khai (bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho Doanh nghiệp).

Tùy chính sách của nhà cung cấp mà việc sửa lỗi có tính phí hay không. Một số phần mềm lớn thường tính phí sửa lỗi, trừ một số lỗi nghiêm trọng mà hãng đưa ra chính sách cập nhật bản sửa lỗi miễn phí.

Phạm vi bảo trì thường gồm các hạng mục sau:

- Sửa lại cho đúng (corrective): là việc sửa các lỗi hoặc hỏng hóc phát sinh. Các lỗi này có thể do lỗi thiết kế, lỗi lôgic hoặc lỗi lập trình sản phẩm. Ngoài ra, các lỗi cũng có thể do quá trình xử lý dữ liệu, hoặc hoạt động của hệ thống.

- Thích ứng (adaptative): là việc chỉnh sửa phần mềm cho phù hợp với môi trường đã thay đổi của sản phẩm. Môi trường ở đây có nghĩa là tất các yếu tố bên ngoài sản phẩm như quy tắc kinh doanh, luật pháp, phương thức làm việc,...

- Hoàn thiện (Upgrade): tập trung vào nâng cao chức năng của hệ thống, hoặc các hoạt động tăng cường hiệu năng của hệ thống, hoặc đơn giản là cải thiện giao diện.

- Bảo vệ (preventive): mục đích là làm hệ thống dễ dàng bảo trì hơn trong những lần tiếp theo.

- Hỗ trợ (support): hỗ trợ giải đáp nghiệp vụ trên phần mềm, Hỗ trợ xử lý các lỗi do thao tác sai, hỗ trợ kỹ thuật cài đặt lại phần mềm.

2. Chi phí nâng cấp (Upgrade fee)

Việc nâng cấp thông thường gồm các hạng mục như:

- Phần mua bổ sung bản quyền và nâng cấp gói sản phẩm (triển khai thêm cho các phòng ban, đơn vị mới hoặc thêm quy trình tác nghiệp mới).

- Phần nâng cấp phần mềm (thêm chức năng, tiện ích, nâng phiên bản...).

- Phần phát sinh trong triển khai (thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, báo cáo,... cho phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi).

3. Lựa chọn nào?

Trên thị trường hiện tại có 2 giải pháp ERP chính on-premise (Phần mềm ERP tại chỗ được cài đặt và chạy trên cơ sở hạ tầng phần cứng của riêng công ty và được lưu trữ cục bộ) và cloud (phần mềm ERP đám mây được lưu trữ và quản lý trên máy chủ của nhà cung cấp và được truy cập thông qua trình duyệt web hoặc giao diện khác). Dưới đây là một vài điểm khác biệt:

Chi phí

On-premise: Đối với các doanh nghiệp triển khai phần mềm tại cơ sở, họ chịu trách nhiệm về chi phí liên tục của phần mềm, phần cứng máy chủ, mức tiêu thụ điện năng và không gian. Chi phí bảo trì và chi phí nâng cấp hàng năm. Chi phí đầu tư ban đầu và duy trì đều cao.

Cloud: Các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng mô hình điện toán đám mây chỉ cần trả tiền cho các tài nguyên mà họ sử dụng và giá sẽ điều chỉnh tăng giảm tùy theo mức độ tiêu thụ. Không phải trả chi phí bảo trì. Chi phí đầu tư ban đầu cũng như duy trì ngang nhau và thấp.

Triển khai

On-premise: Trong môi trường tại chỗ, các tài nguyên được triển khai nội bộ và trong cơ sở hạ tầng CNTT của Doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm duy trì giải pháp và tất cả các quy trình liên quan của nó.

Cloud: Trong môi trường điện toán đám mây, tài nguyên được lưu trữ tại cơ sở của nhà cung cấp dịch vụ nhưng doanh nghiệp có thể truy cập các tài nguyên đó và sử dụng bao nhiêu tùy thích vào bất kỳ thời điểm nào.

Quản trị

On-premise: Trong môi trường tại chỗ, doanh nghiệp lưu giữ tất cả dữ liệu của mình và hoàn toàn kiểm soát những gì xảy ra với dữ liệu đó, dù tốt hay xấu.

Cloud: Trong môi trường điện toán đám mây, câu hỏi về quyền sở hữu dữ liệu là vấn đề mà nhiều công ty và nhà cung cấp phải vật lộn. Dữ liệu và khóa mã hóa nằm trong nhà cung cấp của bạn, vì vậy nếu điều không mong muốn xảy ra và có thời gian ngừng hoạt động, bạn có thể không truy cập được dữ liệu.

Bảo mật

On-premise: Các công ty có thông tin cực kỳ nhạy cảm, chẳng hạn như chính phủ và ngành ngân hàng phải có mức độ bảo mật và quyền riêng tư nhất định mà môi trường tại chỗ cung cấp. Bất chấp sự hứa hẹn của đám mây, bảo mật vẫn là mối quan tâm hàng đầu của nhiều ngành, do đó, môi trường tại chỗ, bất chấp một số hạn chế và mức giá cao, sẽ vẫn hợp lý hơn.

Cloud: Mối lo ngại về bảo mật vẫn là rào cản số một đối với việc triển khai điện toán đám mây. Đã có nhiều vụ vi phạm đám mây được công bố rộng rãi và các bộ phận CNTT trên toàn thế giới đang lo ngại. Từ thông tin cá nhân của nhân viên như thông tin đăng nhập đến việc mất tài sản trí tuệ, các mối đe dọa bảo mật là có thật.

Sự tuân thủ

On-premise: Nhiều công ty ngày nay hoạt động dưới một số hình thức kiểm soát bởi đạo luật quy định. Đối với các công ty phải tuân theo các quy định như vậy, điều bắt buộc là họ phải tuân thủ và luôn biết dữ liệu của mình ở đâu.

Cloud: Các doanh nghiệp chọn mô hình điện toán đám mây phải đảm bảo rằng nhà cung cấp của họ tuân thủ quy tắc và trên thực tế tuân thủ tất cả các quy định khác nhau trong ngành của họ. Dữ liệu nhạy cảm phải được bảo mật; khách hàng, đối tác, nhân viên phải được đảm bảo quyền riêng tư của họ.