Không cần nói cũng biết trong một doanh nghiệp việc tính được giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ có tầm quan trọng sống còn. Tính được giá thành sẽ cho phép doanh nghiệp có một chiến lược về giá và kiểm soát được lề lợi nhuận để sản phẩm mang tính cạnh tranh cao mà vẫn có lãi. Ngoài ra biết được các yếu tố cấu thành trong giá thành sẽ cho phép doanh nghiệp đề ra được những biện pháp tích kiệm cụ thể cũng như tìm ra các “nút cổ chai” làm giảm năng suất chung của cả dây chuyền sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ.

Tuy vậy đây lại là một khâu rất yếu trong đại đa số doanh nghiệp Việt nam, kể cả những doanh nghiệp rất lớn ở tầm Tổng công ty quốc gia. Phần lớn doanh nghiệp của ta mới làm được một việc gọi là “tập hợp giá thành”, tức là tổng kết từ trên phòng kế toán các khoản đầu vào trước đó đã được định khoản vào các tài khoản giá thành, cộng với một số phân bổ của chi phí gián tiếp (như lương văn phòng, chi phí tiếp thị v.v…).

Theo cách này sẽ không thể tính toán được giá thành của từng đơn vị sản phẩm trong tháng vì không thể biết trong tháng đó lượng NVL đầu vào được đưa vào từng đơn vị sản phẩm chính xác là bao nhiêu. Ngoài ra nhìn chung phòng kế toán thường bị trễ nhiều tuần hoặc hàng tháng so với thực tế dưới phân xưởng dẫn đến việc báo cáo thường đi sau và cố gắng lắm cũng chỉ làm được việc phản ánh những chi phí đã xẩy ra trong quá khứ mà không thể làm được một việc quan trọng là giúp ban giám đốc có được báo cáo giá thành tức thời để đưa ra ngay được chính sách giá, cũng như các lượng định về nguồn tiền (để mua NVL) có thể cần cho các tháng tới. Thời gian bao cấp khi các doanh nghiệp thường rất chậm chạp và làm việc theo cảm tính một cơ chế báo cáo như vậy có thể tồn tại được, nhưng trong tình hình hiện nay khi các giám đốc cần đưa ra các quyết định trọng yếu về huy động vốn, giá sản phẩm … theo từng tháng thậm chí từng tuần thì cách làm “tập hợp giá thành” như trên đã trở thành quá lỗi thời.

Các phần mềm ERP hiện đại đều thể hiện một tư tưởng khác về quản lý và hoạch định giá thành, đó là quản lý theo giá thành định mức (standard cost- SC). Đây là phương pháp tính giá thành tiêu chuẩn mà mọi hệ thống ERP của nước ngoài từ lớn như SAP, Oracle tới các hệ thống nhỏ hơn như Accpac, Solomon, Exact đều sử dụng. Các phần mềm ERP nội địa cũng đang cố gắng đi theo con đường này, vì vậy các nhà quản lý doanh nghiệp càn hiểu bản chất của cách quản lý giá thành này để có thể tạo tiếng nói chung được với các nhà sản xuất hệ thống ERP và vận dụng được tối đa lợi ích của ERP.

Căn bản về phương pháp giá thành định mức (SC)

Về mặt lý thuyết, phương pháp này khá dễ hiểu và đã được dậy từ lâu trong các chương trình kế toán quản trị, theo phương pháp này giá thành của một đơn vị sản phẩm được phân nhỏ xuống giá thành của các cấu phần (NVL, nhân công, quản lý phí …) tạo nên sản phẩm đó, ví dụ công ty X bán các ghế đẩu được lắp ráp từ 4 cái chân với giá mua vào là 500 đồng một chiếc, một cái mặt ghế giá 5.000 đồng, một cái tựa có giá 4.000 đồng, một số đinh ốc giá 300 đồng, một phần năm công lao động với giá 30.000 đồng một công, cộng với phí gián tiếp (điện nước, khấu hao, quản lý phí) là 300 đồng, thì SC của chiếc ghế sẽ là 17.600 đồng theo như bảng tính dưới đây:

Giá thành 17.600 này sau đó sẽ được sử dụng trong việc làm báo cáo trước khi phòng kế toán có thể thu thập được các dữ liệu thực tế. Ví dụ vào ngày 29/2/2004 phòng kế toán của công ty X từ báo cáo của bộ phận kho biết rằng họ đã bán được 1,000 cái ghế thì ngay hôm đó họ đã làm được báo cáo chi phí giá thành phân xưởng cho giám đốc là 17.600.000 đồng, không cần chờ đến khi thu thập được các số liệu thực tế về nguyên liệu thực xuất từ kho hoặc lương thực trả cho công nhân.

Cái lợi của phương pháp này có thể thấy ngay là báo cáo chi phí lợi nhuận của từng tháng luôn có thể đưa ra ngay trong tháng đó. Ngoài ra việc lập kế hoạch tài chính cũng rất thuận lợi vì dựa trên con số ước tính về lượng hàng bán ra từng tháng là doanh nghiệp đã có thể lên được ước tính về luồng tiền mặt cũng như các ước tính về khoản phải thu, kế hoạch đặt NVL…

Nhưng chúng ta cũng thấy nếu làm theo cách này thì sẽ nảy sinh một số vấn đề:

Giá thành các cấu phần có thể thay đổi (ví dụ chân ghế tháng sau lên giá là 600 đồng, tháng sau nữa lại giảm xuống còn 400 một chiếc) làm cho SC cuối cùng của mỗi đơn vị sản phẩm thay đổi, như vậy nếu lấy SC của tháng trước làm cơ sở để tính chi phí cho tháng sau thì sẽ không chính xác.

Cũng vì lý do trên tổng giá thành trên thực tế cuối cùng sẽ chênh với tổng giá thành định mức, làm cho sổ kế toán không khớp.

Có một số định mức khá khó tính toán ví dụ như định lượng của một lớp sơn trên bề mặt sản phẩm.

Các cấu phần tạo nên sản phẩm có thể lại là bán thành phẩm từ một dây chuyền khác chứ không đơn giản như ví dụ nêu trên, làm cho việc tính giá thành đơn vị trở thành khá phức tạp.

Người ta đã giải quyết các vấn đề trên như sau (phương án giải quyết được đánh số tương ứng với vấn đề cần giải quyết)

Dựa trên thực tế về độ dao động của giá và chính sách trong công ty để đưa ra một khoảng thời gian thích hợp cho việc điều chỉnh SC. Ví dụ một công ty đa quốc qua lớn như Castrol với một mặt hàng tương đối ổn định là dầu nhớt sẽ điều chỉnh SC của mặt hàng này mỗi năm một lần, trong khi một công ty nhỏ làm về giấy vệ sinh của VN thì có thể sẽ cần điều chỉnh SC mỗi quý hoặc nửa năm một lần.

Người ta chấp nhận có sự sai số tạm thời giữa chi phí tính theo SC và chi phí thực, sai số này sẽ được điều chỉnh bằng một bút toán điều chỉnh lên sổ cái khi phòng kế toán thu thập được chi phí thực tế.

Để định lượng được thật sát với thực tế doanh nghiệp không có cách nào khác là cần có cán bộ thống kê phối hợp với quản đốc phân xưởng thường xuyên theo dõi và ghi nhận lượng sử dụng thực tế để làm cơ sở tính định mức cho mỗi đơn vị sản phẩm. Thực tế cho thấy việc này tương đối mất công lúc đầu nhưng khi định mức đã được hình thành thì thường tương đối ổn định và việc điều chỉnh sau này cũng không khó khăn lắm.

Việc sản phẩm có cấu trúc phức tạp có thể tạo khó khăn cho kế toán thủ công, nhưng lại được xử lý tương đối dễ dàng trong các hệ thống ERP như phần sau sẽ nêu chi tiết hơn.

Cách sử dụng SC trong một ERP tiêu chuẩn

Trước hết cần khẳng định lại là các ERP chỉ giải quyết bài toán giá thành theo một cách duy nhất là dùng SC và phần này thường nằm trong phân hệ sản xuất (production/manufacturing module) chứ không phải trong phân hệ kế toán tài chính như một số doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn.

Trước khi có thể tính được giá thành người dùng sẽ được yêu cầu khai báo một số thông tin căn bản như sau:

Công thức sản phẩm (Bill of Material-BoM): Có dạng tương tự như bảng tính trong ví dụ trên. BoM trong các hệ thống ERP thường cho phép khai báo nhiều tầng theo hình cây, ví dụ như sản phẩm A được làm từ B và C, B lại là một bán thành phẩm được làm từ E và F v.v…tuỳ theo cách cấu tạo của mỗi phần mềm BoM có thể sẽ bao gồm luôn cả các cấu phần không phải NVL ví dụ như công lao động hoặc các chi phí phân bổ. BoM phải được khai báo đến mức chi tiết cuối cùng là các đơn vị NVL đã được khai báo trong phân hệ Kho hoặc các đơn vị lao động đã được khai báo trong phần khai báo của phân hệ sản xuất.

Chu trình sản xuất (Routing): Routing chỉ ra “con đường” đi từ NVL cho đến khi ra được sản phẩm hoàn chỉnh, con đường đó sẽ đi qua các phân xưởng khác nhau và tại mỗi phân xưởng sẽ đi từ chiếc máy này sang chiếc máy khác. Routing còn có phần khai báo thời gian chỉ ra bán sản phẩm sẽ dừng lại tại mỗi máy trong bao lâu, phần mềm sẽ dựa vào những khai báo này để tính chi phí phát sinh mỗi khi sản phẩm đi qua một máy

Sau khi đã làm các khai báo về BoM và Routing hệ thống đã sẵn sàng để hoạt động. Mỗi khi người dùng kích hoạt một lệnh sản xuất hệ thống sẽ từ BoM và lượng sản phẩm cần sản xuất tính ra lượng vật tư cần dùng, sau khi kiểm tra lại với phân hệ kho xem có cần mua bổ xung thêm loại vật tư nào không (thao tác này thường được gọi là MRP- Material requirement planning) hệ thống sẽ đưa lệnh sản xuất vào routing. Trong trường hợp lý tưởng với một mạng máy tính được nối tới xưởng quản đốc phân xưởng sẽ ghi nhận vào hệ thống mỗi khi nhận một lô bán thành phẩm về phân xưởng mình cũng như khi xuất một lô sản phẩm đã được gia công xong ra khỏi phân xưởng (để tiếp tục gia công ở phân xưởng tiếp theo), tất cả các ghi nhận này sẽ lập tức cập nhật về CSDL trung tâm và như vậy tại bất cứ thời điểm nào hệ thống cũng có thể biết được tình trạng của mỗi lệnh sản xuất cũng như các chi phí đã phát sinh liên quan tới lệnh sản xuất đó và đưa ra được một báo cáo chi tiết về thành phẩm, bán thành phẩm, chi phí phân xưởng cho toàn doanh nghiệp.

Hệ thống sau đó cũng sẽ tự động tạo ra các bút toán ghi nợ/có thích hợp vào các tài khoản NVL, bán thành phẩm, thành phẩm, giá thành phân xưởng để chuyển lên phân hệ kế toán tài chính.

Tóm tắt

Khác với kế toán tài chính bắt buộc phải tuân thủ một số quy định pháp luật như VAS-chuẩn mực kế toán Việt nam, kế toán giá thành nằm trong phần kỹ thuật quản trị và doanh nghiệp có toàn quyền chọn cách làm nào thấy phù hợp.

Phân hệ sản xuất của một ERP tiêu chuẩn sử dụng phương pháp giá thành định mức. Vấn đề rút ra ở đây là trước khi đưa ERP vào sử dụng tính giá thành doanh nghiệp cần chuyển từ phương pháp tính chi phí thực sang phương pháp giá thành định mức. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng bảng tính Excel để theo dõi giá thành theo cách này khi chưa có ERP. Với các bút toán điều chỉnh được làm định kỳ doanh nghiệp có thể yên tâm giá thành ghi nhận theo phương pháp SC sẽ sai số không đáng kể với giá thành thực, nhưng những lợi ích về quản lý và lập kế hoạch từ việc dùng SC thì rất lớn. Khi doanh nghiệp đã quen với phương pháp SC có thể tự tin đưa ERP vào áp dụng.